Wie ein Workflow erstellen für ein Formular???

C.Kaiser Als Antwort am 18 Jan. 2011 16:52

Ein Ansatz, auf dem man evt. aufbauen kann:
Eine Bibliothek in der die Formulare gespeichert werden.

Zusätzliche Spalte z.B. Genehmigungsstatus. Wenn ein neues Formular eingeht, wird default der Status auf "Zur Genehmigung" gesetzt. Nun brauchst du eine Ansicht die heisst "Zu genehmigende Anträge" o.ä. . Dann erstellt du in der Sharepoint Bibliothek eine Änderungsbenachrichtigung die nur auf die Ansicht "Zu genehmigende Anträge" hört und trägst da deinen Chef ein.

Dein Chef kann dann den Formularstatus auf "Genehmigt" oder "Abgelehnt" setzen und die kannst per Worklfow die entsprechenden Personen benachrichtigen.

Share Oli91 Als Antwort am 18 Jan. 2011 17:59

Ja das habe ich auch schon alles versucht.

Ich bekomm bspw. eine Mail klick auf öffnen nun heißt es

Workflowvisualisierung 

In Visio öffnen und eine Skizze wie der Workflow arbeitet

Schritt für Schritt ...

Da gehe ich auf Genehmigen. Aber es wird keine weitere Email versendet. Und wirklich schön sieht das gerade nicht aus

C.Kaiser Als Antwort am 19 Jan. 2011 09:16

Versteh ich nicht...

Wie hast du den Workflow gebaut (Sharepoint Designer oder nur mit Visio visualisiert?) und wo genau stehst du gerade?

Share Oli91 Als Antwort am 19 Jan. 2011 09:32

Eigentlich stehe ich noch am Anfang des Workflows,

ich habe diesen im Sharepoint Designer gebaut...

Ich bräuchte vielleicht eine kleine EInweisung in das Thema.

Danke dir

C.Kaiser Als Antwort am 19 Jan. 2011 14:26

Eine "kleine Einweisung" zum Thema SharePoint Workflow gibt es leider nicht und kann man auch in keinem Forum mal eben abhandeln.

Was ich als Einsteiger zunächst versuchen würde:
- Email an verschiedene Personen versenden je nach Status (Status = Genehmigt -> Person A, Status = Abgelehnt -> Person B)
- in der Email dann den Link zum Formular zusammenbauen

Viel mehr umfasst der Workflow ansich auch nicht. Alles andere kannst du über SharePoint Ansichten und die interen Änderungsbenachrichtungen komfortabel abhandeln. Fachlich mag das zwar zum Workflow gehören, technisch (zumindest so wie ich es oben beschrieben habe) fängt der Workflow erst an, sobald der Chef den Status ändert.

Share Oli91 Als Antwort am 19 Jan. 2011 19:36

Am besten ich poste mal meine Versuche :) die mich schier zur Weißglut treiben.

Ich habe zwei Workflows die Automatisch gestartet werden einmal

beim Element hinzufügen:

Schritt 1

EMail an Chef

     Wenn Aktuelles Element:Genehmigungsstatus gleich 0;#Genehmigt

              Email an Mitarbeiter //für die Eintragung in die Zeiterfassung(sie ändert das Element)

     Andernfalls wenn Element:Genehmigungsstatus gleich 1;#Abgelehnt

              Email an Aktuelles Element:Erstellt von

Schritt 2

Workflow beenden und OK protokollieren

zweiter Workflow, wenn das Element geändert wird:

Schritt 1

      //Die Mitarbeiterin trägt ein und Genehmigt auch

       Wenn Aktuelles Element:Genehmigungsstatus gleich 0;#Genehmigt

       Email  an Aktuelles Element:Erstellt von

Oder lieg ich damit falsch?

eine andere Lösung wäre ja eine Aufgabe dem Mitarbeiter zu zuordnen.

Also:

Schritt 1

EMail an Chef

     Wenn Aktuelles Element:Genehmigungsstatus gleich 0;#Genehmigt

              Aufgabe...

              wenn Aufgabe:%prozent gleich 100

                    dann Email an Aktuelles Element:Erstellt von

Ich bin am Verzweifeln

Helft mir :(

Danke

Andi Fandrich Als Antwort am 20 Jan. 2011 08:08

Je nachdem, was genau Du erreichen möchtest, können alle diese Versuche "richtig" sein.

Was man vielleicht erwähnen sollte: ein Workflow läuft ohne Unterbrechung durch und arbeitet alle Aktionen direkt nacheinander ab. Ausnahme ist das Erstellen von Aufgaben. Der Workflow wartet dabei automatisch, bis die Aufgabe erledigt ist.

Share Oli91 Als Antwort am 20 Jan. 2011 12:19

Ich habs geschafft.

Mit 2 Workflows und Aufgabe zuweisen.

Nur wenn jetzt der Mitarbeiter die AUfgabe zugewiesen bekommt

sieht die Email einfach nur schlimm aus.

Ausschnitt:

Normal 0 21 false false false DE X-NONE X-NONE Die Aufgabe wurde von '...' am 20.01.2011 zugewiesen

Normal 0 21 false false false DE X-NONE X-NONE

So schließen Sie diese Aufgabe ab:

1.     Überprüfen Sie ''.

2.     Führen Sie die bestimmten Aktivitäten aus, die für diese Aufgabe erforderlich sind.

Verwenden Sie die Schaltfläche Diese Aufgabe öffnen, um die Aufgabe als abgeschlossen zu markieren. (Wenn Sie diese Aufgabe nicht aktualisieren können, haben Sie möglicherweise keinen Zugriff darauf. Klicken Sie hier, um den Zugriff anzufordern.)

Wie kann man des ganze etwas hübscher gestalten?

Wäre es sogar möglich das Formular in der Mail Aufgabe zuweisen zu senden und dann man nur noch

auf einen button klickt. Erledigt und dann der Antragssteller die Email mit der Genehmigung bekommt?

Vielen vielen Dank

Oliver