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Lesebestätigung von variabler Personenanzahl

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Eva F erstellt 25 Aug. 2010 12:24

Hallo zusammen,

bei der Entwicklung einer Sharepoint-Lösung für folgendes Problem komme ich einfach nicht weiter:

- Ich möchte in einer Dokumentenliste Dokumente einstellen oder ändern.

- Immer wenn ein Dokument eingestellt oder geändert wird, sollen alle Mitglieder einer Gruppe per Mail benachrichtigt werden und einzeln quittieren, dass Sie das Dokument gelesen haben. Der Ersteller des Dokuments soll dies überprüfen können.

- Die Mitglieder dieser Gruppe (ca. 50 an der Zahl) variieren aber mit der Zeit. Wenn ein Mitglied hinzukommt oder wegfällt , soll nicht gleich ein Workflow geändert werden müssen.

Meine Lösungsansätze:

- Das alles wäre sehr einfach lösbar, wenn die Aktion "Aufgabe zuordnen" zuließe, dass man eine Gruppe angibt, in der dann jedem Mitglied einzeln die Aufgabe zugeordnet wird. Das geht aber wohl nicht.

- Ich habe eine Liste erstellt, in der ich alle Mitglieder der Gruppe nochmal einzeln in Zeilen geschrieben habe. Dann habe ich in der "Aufgabe zuordnen"-Aktion meines Workflows (der jedesmal startet, wenn ein Element in der Dokumentenliste hinzukommt oder geändert wird) mit "Workflow-Nachschlagevorgang" den Namen aus dieser Mitgliederliste geholt, der die ID 1 hat. Das habe ich für eine Maximalzahl von Mitgleidern mit ID = 2, ID=3 usw. wiederholt, sodass man nur noch die Mitgliederliste bearbeiten müsste, wenn ein neuer Mitarbeiter hinzukommt.
Die Aufgabenliste, in der die zugeordneten Aufgaben erstellt werden kontrolliert bei jedem neuen Element ob das Feld "Zugewiesen an" leer ist und löscht diese Aufgabe ggf.
Das Problem: Der ursprüngliche Workflow beendet sich nicht, weil er immernoch auf die Bearbeitung der gelöschten Aufgaben wartet. Das wäre gar nicht so schlimm, hat aber zur Folge, dass dieser Workflow dann ja nicht neu gestartet wird, wenn später nochmals eine Änderung am Dokument vorgenommen wird.

- Man könnte auch einfach in der Dokumentenliste eine Spalte anfügen, in der die Namen aller Mitglieder der Gruppe mit einem Kontrollkästchen eingetragen sind. Bei einem neuen Mitarbeiter müsste man dann nur diese Spalte bearbeiten.
Wenn ein Dokument erstellt oder geändert wird, könnten alle Mitarbeiter per Mail aufgefordert werden, das Kontrollkästchen vor ihrem Namen zu markieren.
Das Problem: Ein Mitarbeiter kann so auch die Kontrollkästchen anderer Mitarbeiter markieren. Außerdem müsste ich eine Möglichkeit haben, bei Änderung des Dokuments alle Kontrollkästchen wieder zu deaktivieren (Geht das?).

Hat jemand von euch vielleicht eine Idee, wie man dieses Problem doch noch lösen kann? Sowohl für neue Ansätze als auch für die Verbesserung einer der oben genannten Ideen wäre ich ausgesprochen dankbar!

Viele Grüße,
Eva F

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19231 Beiträge

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2010 13:02

[quote user="Eva F"]Das Problem: Der ursprüngliche Workflow beendet sich nicht, weil er immernoch auf die Bearbeitung der gelöschten Aufgaben wartet[/quote]

Dann erstelle doch die Aufgaben bei leeren Feldern gar nicht erst. Dann müßtest Du allerdings für jede mögliche Aufgabe (also für jede Zeile der Mitarbeiterliste) einen eigenen Workflowschritt machen, bei dem Du per Bedingung prüfst, ob das Feld nicht leer ist. Die einzelnen Aufgaben werden dann alle nacheinander erstellt, also nicht mehr parallel wie vermutlich derzeit.

Man müßte den passenden Workflow wohl mit Visual Studio erstellen. Dann kann man auch gleich die Gruppenmitgliedschaft automatisch auflösen...

Viele Grüße
Andi

af @ evocom de
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Eva F Als Antwort am 25 Aug. 2010 13:15

Das ist prinzipiell eine gute Idee, die ich auch schon hatte. Da ich aber kein Informatiker bin und nicht mit Visual Studio arbeiten kann, müsste ich das alles zusammenklicksen. Ganz schön aufwändig bei über 50 Mitgliedern...

19231 Beiträge

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Aug. 2010 13:32

Es gibt durchaus Leute, die nicht Informatiker sind und trotzdem mit Visual Studio arbeiten :-)

Viele Grüße
Andi

af @ evocom de
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Eva F Als Antwort am 25 Aug. 2010 14:06

Und das Ganze hat noch einen Haken, wie ich gerade feststellen musste: Selbst wenn ich das mühsam zusammenklickse bringt das auch nichts, denn dann werden die Aufgaben ja nacheinander zugewiesen. Das 2. Mitglied erhält seine Aufgabe also erst, wenn das 1. Mitglied seine Aufgabe abgeschlossen hat. Der Workflow hält ja immer an, bis eine Aufgabe erledigt ist. Diese Variante fällt also auch weg. :o(
Trotzdem danke für die Antwort.

1714 Beiträge

C.Kaiser Als Antwort am 25 Aug. 2010 14:12

Welche SharePoint Version setzt ihr den ein? Beim MOSS 2007 gibts die Genehmigungsworklfows, die diese Aufgabe wohl einigermaßen abdecken würden.

Bei WSS 3.0 gibts diese Workflows nicht und da bleibt dir, wie Andi schon anmerkte, kaum eine anderen Möglichkeit als selbst zu entwickeln, da der SPD bei diesem Szenario eindeutig an die Grenzen stößt.

Beste Grüße,
Christian

http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de

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Eva F Als Antwort am 25 Aug. 2010 14:18

Wir nutzen bisher leider nur das kostenlose WSS 3.0. MOSS 2007 ist ja kostenpflichtig, oder?

Das hatte ich befürchtet, dass hier keine halbwegs einfache Lösung in Sicht ist. Aber falls doch noch jemandem was einfällt...

Danke schonmal!

5 Beiträge

Eva F Als Antwort am 25 Aug. 2010 17:14

Ich habe nun doch noch eine Lösung gefunden, die halbwegs funktioniert:

- Man nehme eine Dokumentenbilbliothek, in die die Dokumente eingestellt werden können. Sie müssen außerdem jeweils einen Titel erhalten, der notwendige Eingabe ist.

- Ich habe eine Namensliste erstellt, in der jedes Mitglied der Gruppe eine Zeile mit seinem Namen erhält. Es gibt außerdem eine Spalte "Gelesene Dokumente". Diese schlägt ihren möglichen Inhalt in der Dokumentenbibliothek in der Spalte "Titel" nach.

- Wenn ein neues Dokument eingestellt wird, erhält die gesamte Gruppe eine Mail, die darüber informiert, dass ein neues Dokument eingestellt wurde. Diese Mail enthält außerdem einen Link auf das Dokument und einen Link auf die "EditForm.aspx" desjenigen Elements in der Namensliste, dass im Namen = [ICH] ist (auf den eigenen Eintrag also). Die EditForm.aspx ist zudem so bearbeitet, dass nur die Spalte "Gelesene Nachrichten" wirklich bearbeitet werden kann. Jedes Mitglied wird also bei jedem neuen Dokument aufgefordert, den Titel des neu eingestellten Dokuments mit auf die eigene Leseliste zu setzen.

Vorteile der Lösung:
- Sie läuft. Und zwar ohne Programmierkenntnisse.
- Neue Mitglieder können eingepflegt werden, indem sie eine neue Zeile in der Namensliste erhalten. Ebenso können alte Mitglieder leicht gelöscht werden. Die Anzahl der Mitglieder kann beliebig variieren.
- Außerdem können neue Mitglieder so auch einfach aufgefordert werden, alle bereits bestehenden Dokumente zu lesen und dies entsprechend zu quittieren.

Nachteile der Lösung:
- Die Nachprüfung der Leselisten ist etwas unübersichtlich. Man kann leider nicht nach Spalten sortieren, die einen Nachschlagevorgang enthalten. Ich kann mir mit der Filterfunktion zwar anzeigen lassen, wer ein Dokument gelesen hat, aber eigentlich möchte ich ja gerade sehen, wer das Dokument noch nicht gelesen hat. Hat jemand eine Idee, wie man das doch noch verbessern könnte? Kann man vielleicht irgendwie zählen, wieviele Elemente eine Zelle enthält (und damit, ob alle Dokumente gelesen wurden)?

Vielen Dank und beste Grüße,´
Eva F

CC BY-NC-ND - Michael Greth

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