Daten aus InfoPath-Formular in SharePoint importieren?

Ingwertsen Als Antwort am 27 Juli 2010 10:18

Hallo Dorje,

Du kannst jedes Feld in einem Infopathformular hochstufen und so als Spalte in Sharepointlisten einsetzen. Wenn man die Formularvorlagen als Inhaltstypen veröffentlicht, kann man seine Vorlage auf mehrere Listen oder auf einer Liste mehrere Vorlagen und damit verschiedene Infopathfelder nutzen. Bei wiederholbaren Tabellen, Abschnitten etc. sollte man allerdings umsichtig vorgehen, weil es da grenzen in der Anzeige gibt.

Gruß

Mathias

Dorje Als Antwort am 27 Juli 2010 10:38

Hallo Mathias,

danke für die schnelle Antwort! Bin allerdings noch nicht ganz schlau draus geworden, was mein Problem betrifft. Ich weiß, dass man aus einer Formularvorlage eine entsprechende Dokumentbibliothek erstellen kann und die Formularvorlage dort verwenden kann. Was meinst du mit "hochstufen"? Das Auswählen des Feldes als SharePoint-Spalte? Bezieht sich das nicht allgemein auf die Vorlage und Struktur der Liste? Wie bekomme ich die Elemente in die Liste? (Abgesehen vom Ausfüllen des Formulars in SharePoint.)

Mein Szenario ist folgendes: Ich habe ein Formular mit InfoPath erstellt und eine entsprechende Liste in SharePoint (nur intern genutzt). Nun schicke ich das Formular (unabhängig von SharePoint, auf das extern keiner Zugriff hat!) an Person1, Person2, ... , Person100. Diese 100 Personen füllen das Formular aus und schicken mir das ausgefüllt Formular zurück. Jetzt die spannende Frage: Wie kriege ich die eingegebenen Daten mit möglichst geringem Aufwand in die Liste?

LG Dorje

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Juli 2010 10:47

Du könntest versuchen die ausgwählten Formulare selbst in die Formularbibliothek zu befördern, z.B. einfach im Windows-Explorer per Drag&Drop.

Dorje Als Antwort am 27 Juli 2010 10:54

@Andi: Darüber habe ich auch schon nachgedacht. Aber hieße das nicht, dass das Formular als Datei hochgeladen wird, ohne dass der Inhalt als Metadaten übernommen wird? Dann hätte ich zwar die Dateien in der Liste, könnte aber die Felder nicht auswerten - oder sehe ich das falsch?

Im Moment kann ich leider nichts testen, weil ich (noch?) kein InfoPath auf meinem Rechner habe. (Die IT-Abteilung ist knauserig mit den Lizenzen. *fg*) Daher will ich zunächst abschätzen, ob unsere Vorstellungen überhaupt so umsetzbar sind und mache hier quasi Trockenschwimmübungen. ;)

Ingwertsen Als Antwort am 27 Juli 2010 10:53

Hallo Dorje,

ah, dass habe ich übersehen, dass die Formulare nicht in der Sharepointliste geöffnet werden können.

Das sollte gehen, indem du oder der ausfüllende User das Formular per E-Mail an die emailaktivierte Sharepoint Liste sendest. Die hochgestuften Felder (das heisst Eigenschaftenheraufstufung und findet sich in den Formularoptionen oder beim veröffentlichen) können sowohl im Outlook, als auch in der Sharepointliste als Spalten dargestellt werden. Der Inhalt des Feldes ist dann natürlich in der Sharepointliste als Zeile des jeweiligen Formulars enthalten. Die Vorlage muss dafür aber trotzem an die Liste gekoppelt werden, sonst kannst du die Spalten da nicht einblenden.

Gruß

Mathias

Dorje Als Antwort am 27 Juli 2010 11:02

Ah, also wenn ich die Vorlage an die Liste gekoppelt habe, kann SharePoint auch den Formularinhalt den Spalten zuordnen - habe ich das richtig verstanden?

Danke für die Hilfe! :)

Ingwertsen Als Antwort am 27 Juli 2010 11:26

Ja richtig, aber nur bei den Feldern, für die du das vorher in der Vorlage auch definiert hast.

Gruß
Mathias

Dorje Als Antwort am 27 Juli 2010 13:16

Vielen Dank! Ich hoffe, dass klappt dann so, wenn wir tatsächlich zur Umsetzung übergehen. :)