Mit Workflow Dokumente in Archiv verschieben

Benjamin Aicheler Als Antwort am 12 Apr. 2010 09:31

Hallo Leonardis,

wenn das Archiv auf der gleichen Site ist wie die Ausgangsbibliothek, dann kannst Du mit der Standard SPD Aktivität zum Kopieren von ListItems arbeiten. Danach ggf. noch, ebenfalls per entsprechender Standardaktivität, das Original Dokument löschen.

Achtung, alle vorherigen Versionen, werden nicht mitkopiert. Zusätzliche Attribute/Spalten werden vermutlich ebenfalls nicht kopiert.

Möchtest Du Site übergreifend kopieren, oder die Versionen und zusätzliche Attribute/Spalten mitkopieren, dann musst Du selbst eine entsprechende Workflow Aktivität programmieren. Oder Du schaust dir unter http://spdactivities.codeplex.com/ die Aktivität "Copy List Item Extended Activity" an, die das wohl alles kann.

Edit: Davon ausgehend, dass das Archiv eine Dokumentenbibliothek in Sharepoint ist :)

Gruß

Benjamin

leonardis Als Antwort am 12 Apr. 2010 09:56

Hallo Benjamin,

vielen Danke! Ich werde es ausprobieren. Aber ist das der offizielle Weg, wie sich Microsoft die Füllung eines Archivs vorstellt? Ich meine, was hat sich Microsoft dabei gedacht, keine Funktion
out of the box für so etwas bereit zu stellen? Das kommt mir irgendwie komisch vor. "Senden an"
ist doch sehr umständlich...

Gruß

Benjamin Aicheler Als Antwort am 12 Apr. 2010 10:34

Hallo Leonardis,

Ich habe nur, entsprechend deiner Frage, eine Möglichkeit beschrieben, wie man mit dem Sharepoint Designer einen Workflow erstellen kann, um Dokumente zu archivieren. Ob das nun eine Sinnvolle Art zu Archivieren ist kann ich dir nicht sagen.

Im Bereich Archivierung habe ich bisher noch nichts gemacht. Wenn man aber Google konsultiert fällt da auch sehr bald das Stichwort der Revisionssicherheit, und man sollte sich wohl Gedanken machen, ob dann eine Archivierung in einer Sharepoint Dokumentenbibliothek sinnvoll ist.

Es scheint aber im Sharepoint schon eine "Archivfunktion" zu geben. Habe mir das zwar nicht genauer angeschaut, aber wenn man http://www.eggheadcafe.com/software/aspnet/31078347/document-archiving.aspx überfliegt, scheint das per Website "Records Center", im deutschen Sharepoint "Datenarchiv", möglich zu sein. Die Beschreibung dieser Website hört sich zumindest auch in diese Richtung an.

Zudem finden sich Anbieter die Lösungen zur Archivierung von Dokumenten aus Sharepoint anbieten. Möglicherweise kann man auch eine Schnittstelle für ein bereits vorhandenes Archivsystem schreiben.

Viele Grüße,

Benjamin

leonardis Als Antwort am 15 Apr. 2010 22:14

Hallo,

SharePoint bietet die Möglichkeit, Inhalte per "senden an", also manuell in ein Archiv zu stecken. Dafür benutzt es einen Webservice. Optimal wäre es, wenn es einen Workflow gäbe, der "senden an" automatisch ausführt, also den Webservice verwendet. Mir ist schleierhaft, warum diese Funktion nicht von SharePoint mitgeliefert wird.

Die Lösung, einen eigenen Workflow im SPD mit der oben vorgeschlagenen Open Source Lösung zu erstellen, führt zu dem Problem, das jeder, der Workflows erstellen kann, Inhalte in jede Bib. der Farm verschieben kann...

C.Kaiser Als Antwort am 16 Apr. 2010 09:00

Moin,

Was für eine SharePoint Version nutzt ihr denn?

MOSS 2007 bietet OOB das Record Center als eine Art Archiv, das würde ich mir in deinem Fall mal genauer anschauen (Im Context Menu der Dokumente wird dann auch angezeigt "In das Archiv verschieben" o.ä.).
Bei WSS 3.0 gibt es soetwas nicht.

Wenn ihr Revisionssicher archivieren wollt, kommt ihr um Drittanbietertools nicht drumherum. Dabei ist aber wie immer die Frage: Was ist revisionssicher? ;-)

Edit: Die primäre Frage ist halt immer: Was ist eigentlich Archivierung? Es kursieren sehr viele Definitionen und Meinungen darüber. Wenn es um ein einfaches Wegspeichern in einer zweite Dokumentenbibliothek geht, dann halt das Record Center.
Wenn mit Archiv ein sicherer Ort gemeint ist, an dem die Dokumente nicht mehr geändert werden dürfen, auf einem "günstigen" Speicher und nach 10 Jahren automatisch gelöscht werden, dann benötigt ihr Drittanbieter-Software.

leonardis Als Antwort am 16 Apr. 2010 14:22

Hallo Christian,

danke für die Anregungen, wenn ich eine Lösung gefunden habe, poste ich sie hier.