Verständnislosigkeit für Bibliothek mit Vorlagen

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Apr. 2010 15:32

[quote user="zyclop"]Habe ich denn Sinn dieser Bibliothek nicht ganz verstanden?[/quote]

Nein, hast Du nicht ;-)

Man kann bei einer Bibliothek eine Vorlage hinterlegen (Einstellungen der Bibliothek - erweiterte Einstellungen), also nicht direkt die Vorlage in der Bibliothek speichern. Wenn ein User dann auf "Neu" klickt, dann wird daraus direkt ein Dokument in der Bibliothek angelegt. Noch viel besser geht das Ganze, wenn man mit Inhaltstypen arbeitet. Damit kann man dann mehrere Vorlagen in einer Bibliothek verwenden (Neu - Angebot, neu - Rechnung, usw.)

Enrik Berisha Als Antwort am 6 Apr. 2010 16:02

Ok. Ist zwar klar erklärt. Verstehen tu ich es nicht. Wie gesagt, ich will nicht dass die aus der Vorlage erstellten Dokumente in der SharePoint Site gespeichert werden. Somit fällt Variante 1 ins Wasser. Damit du den Umfang abschätzen kannst, es handelt sich um etwa 100 Vorlagen (excel, pp, word, pdf).

Vielen Dank für deine Antwort

gruss zyclop 

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Apr. 2010 16:46

[quote user="zyclop"]ich will nicht dass die aus der Vorlage erstellten Dokumente in der SharePoint Site gespeichert werden[/quote]

Warum nicht? Dazu ist es doch da... Die Benutzer können aber natürlich trotzdem per Speichern unter die Datei woanders ablegen.

[quote user="zyclop"]es handelt sich um etwa 100 Vorlagen [/quote]

Das ist doch gar nicht so viel

Henning Eiben Als Antwort am 7 Apr. 2010 09:44

Du könntest eine Dokumentbibliothek erstellen in der du die ganzen Vorlagen ablegst. "Normale" Benutzer sollten darauf lediglich lesend zugreifen dürfen. Dann nimmst du den Pfad zu dieser Bibliothek und trägst den in Office als Vorlagenpfad ein. Anschließend werden die Vorlagen aus der Bibliothek in den Office-Anwendungen angezeigt, wenn du mit Datei\Neu ein neues Office-Dokument erstellen willst. Das ist also genauso wie "früher" :)

Allerdings kommen die Benutzer dabei nicht direkt in Berührung mit SharePoint, das läuft ja alles im Hintergrund ab. Aber irgendwas ist halt immer. Dafür werden die neuen Dokumente in diesem Fall nicht automatisch in SharePoint abegelegt, wenn du das nicht möchtest.

Enrik Berisha Als Antwort am 7 Apr. 2010 10:20

Das Verstehe ich ok. Aber das bedingt, dass ich bei allen Usern diese Änderung durchführen muss. Gibt es denn keine andere Möglichkeit dieses Problem zu lösen?

Die User sollen auf diese Vorlagen SharePoint Seite

Sie erhalten eine Bibliothek mit Vorlagen

Sie können diese Öffnen jedoch nicht mehr in dieser Bibliothek abspeichern.

Das wäre eine Beschreibung des Bedürfnisses.

gruss Zyclop

Henning Eiben Als Antwort am 7 Apr. 2010 10:36

Du musst bei allen Benutzern den Vorlagenpfad einstellen. Das geht aber auch ganz einfach per Gruppenrichtlinie (so machen wir das seit Office 98). Das spart dir das rumlaufen zu allen Clients, und jeder neue Client ist auch autmatisch richtig eingestellt :)

Die Benutzer öffnen also nicht direkt die Vorlagen aus der Bibliothek, sondern diese werden indirekt durch Office geladen.

Enrik Berisha Als Antwort am 7 Apr. 2010 11:35

Ok. Das habe ich schon verstanden. Aber habe ich keine andere Möglichkeit?

gruss Zyclop

Henning Eiben Als Antwort am 7 Apr. 2010 11:40

Du meinst als per GPO oder "rumlaufen"? AFAIK nein.

Alternativ kannst du es nur so machen, wie es Andi beschrieben hat - also ein Template in der Dok-Lib hinterlegen (oder per Content-Type) und dann die Dokumente im SharePoint ablegen.

Enrik Berisha Als Antwort am 7 Apr. 2010 11:47

Nein, sorry schlecht beschrieben. 

Ob es nicht eine Möglichkeit gibt mit der Bibliothek. Das mit dem Content Type verstehe ich nicht. Das mit dem Template wäre auch nicht wirklich das was ich benötige oder? Weil es so die erstellten Dokumente wieder in die Bibliothek laden würde.

gruss zyclop

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Apr. 2010 12:14

Ich stelle einfach nochmal die Frage, warum Du die Dokumente nicht in SharePoint haben möchtest, die Vorlagen aber schon.

Enrik Berisha Als Antwort am 7 Apr. 2010 14:23

Da es sich um allerlei Vorlagen handelt z.B. Feriengesuche, Software Mindestanforderungen, etc.. Es gibt also PDF's die sowieso nur abgespeichert werden. Weiter gibt es Feriengesuche, die einfach nur bearbeitet werden und ausgedruckt. Das Interessiert danach keinen mehr. Weiter gibt es listen die werden bearbeitet. Das wird aber in unserer Kunden Ablage (Explorer Netzlaufwerk) abgelegt.

Einigermassen verstanden?

gruss Zyclop

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Apr. 2010 14:32

Schon verstanden, aber ich sehe das Vorhaben trotzdem nicht ein. Entweder man nutzt SharePoint und dann auch richtig oder eben nicht. Einfach nur die Vorlagen dort abzulegen, halte ich für Quatsch, sorry.

Wenn die Dokumente in SharePoint abgelegt werden, dann lassen die sich wunderbar verschlagworten und damit wiederfinden (oder auch wieder entfernen, wenn man sie nicht mehr braucht). Man kann halbwegs einfach Workflows z.B. zur Genehmigung oder ähnlichem anlegen, es gibt Versionierung, usw.

Ihr könntet ja auch langsam anfangen, indem Ihr das erstmal nur mit einer Vorlage macht (oder einer thematisch zusammengehörenden Gruppe). Ansonsten bleibt wohl nur einer der oben vorgeschlagenen Wege...

Enrik Berisha Als Antwort am 7 Apr. 2010 14:39

Ich könnte auch einfach keine Vorlagen verwenden sondern .doc Dokumente und dann die Berechtigung auf Lesen setzen. Da sich solche Arbeitsabläufe nicht so schnell ändern lassen und einige Herren in unserer Firma sich dagegenstellen muss ich einen möglichst einfach weg finden. Kannst du mir das mit den Verschlagworten erklären?

gruss zyclop

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Apr. 2010 15:40

Verschlagworten meint ein Dokument mit zusätzlichen Metadaten zu versehen. Man gibt einer Dokumentbibliothek einfach weitere Spalten, die Informationen zu den Dokumenten enthalten. Nach diesen Daten kann gesucht werden und man kann Ansichten definieren, die danach sortiert sind, oder die nur Dokumente mit einem bestimmten Metadatum enthalten.

Solche Metadaten könnte z.B. ein Gültigkeitsdatum sein oder ein Status (genehmigt, nicht genehmigt) oder ein Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, ...) oder die Abteilungszuordnung (HR, IT, ...) oder was Dir sonst noch einfällt.

Enrik Berisha Als Antwort am 19 Apr. 2010 14:53

Sorry war ne Zeit abwesend. Wie kann ich mehreren Dokumenten gleichzeitig diese Metatags verteilen? Oder muss dass mühsam File für File gemacht werden? Und wo kann ich das machen?

gruss Enrik

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Apr. 2010 15:01

Das geht recht komfortable über die Datenblattansicht (Menü Aktionen). Dazu ist aber auf dem Clientrechner Access notwendig.