Workflow um PDF-Dokumente automatisch zu erstellen

Andi Fandrich Als Antwort am 26 März 2010 17:29

Das ist ein halbwegs komplexes Thema.

Zuerst mußt Du Dir darüber klarwerden, daß Du das PDF ja serverseitig erzeugen mußt. D.h. die Funktion dazu muß auf dem Server implementiert werden und damit fällt IMHO Office-Automatisierung aus (man müßte sonst Office auf dem Server installieren und das macht man nicht). Mit SharePoint 2010 geht das dann aber über den Word Automation Service.

Da Office-Automatisierung wegfällt mußt Du Dir etwas anderes einfallen lassen und da gibt es viele Möglichkeiten, wie z.B. XSL-FO.

In jedem Fall muß dazu aber programmiert werden.

OLAPStudent Als Antwort am 6 Apr. 2010 13:10

Danke für die Antwort.

Habe mich gleich einmal mit dem Thema XSL-FO, XSLT, FOP auseinandergesetzt und würde jetzt maximal gerne wissen, ob ich das alles annähernd richtig verstanden habe.

Mit Word 2007 werden alle Dokumente ja eh als XML-Dokument gespeichert. Mit einem XSLT-Prozessor (von diversen Anbietern) kann ich auf dieses XML-Dokument zugreifen und nach vorher - von mir - definierten XLS-Templates, dieses XML-Dokument in ein XSL-FO-Dokument transformieren. Aus diesem XSL-FO-Dokument muss ich über den Formatting Objects Processor (FOP), welches es nur von Apache gibt (?), das PDF erstellen. 

 Wenn dem so ist, dann sollte das für mich machbar sein, aus einem *.docx ein *.pdf zu erstellen.

Fehlt mir leider noch die Lösung zu meinem Problem vorher. Wie ermögliche ich es einem Nutzer nur die wichtigen Informationen über den SharePoint einzugeben und diese in eine Vorlage (das Word-Dokument) einzugliedern. Zusätzlich dazu den Automatismus zu schaffen, im gleichen Atemzug mit der Integration der Informationen, den Transformationsprozess anzustoßen.

Wenn da noch jemand eine Idee hat ...

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Apr. 2010 14:36

XSL-FO sollte ja nur ein Beispiel sein. Ob es den Prozessor auch in einer nicht-Apache-Version gibt, weiß ich nicht. Das XML aus den *.docx kannst Du wahrscheinlich auch nicht direkt verwenden. Erstens weil es in einem ZIP liegt und zweitens bin ich mir gerade nicht sicher, ob tatsächlich alles relevante in einer Datei liegt. Benenne einfach eine docx in zip um, und schaue nach.

[quote user="OLAPStudent"]Wie ermögliche ich es einem Nutzer nur die wichtigen Informationen über den SharePoint einzugeben und diese in eine Vorlage (das Word-Dokument) einzugliedern.[/quote]

Lege eine Bibliothek mit den erforderlichen Metadaten (Spalten) an und einem docx als Vorlage. Öffne die Vorlage, gestalte sie nach Deinen Wünschen und über Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften kannst Du die zusätzlichen Metadaten direkt im Dokument benutzen.

[quote user="OLAPStudent"]Zusätzlich dazu den Automatismus zu schaffen, im gleichen Atemzug mit der Integration der Informationen, den Transformationsprozess anzustoßen.[/quote]

Dazu braucht es eigenen .NET-Code, mit dem Du das ItemUpdated-Ereignis behandelst. Dort prüfst Du, ob die notwendigen Informationen vorhanden sind und falls ja...

OLAPStudent Als Antwort am 6 Apr. 2010 17:02

[quote user="Andi Fandrich"]Das XML aus den *.docx kannst Du wahrscheinlich auch nicht direkt verwenden. Erstens weil es in einem ZIP liegt und zweitens bin ich mir gerade nicht sicher, ob tatsächlich alles relevante in einer Datei liegt. Benenne einfach eine docx in zip um, und schaue nach.[/quote]

Man kann das Word-Dokument ja als *.xml speichern, das mein ich. also daher kein Problem.

[quote user="Andi Fandrich"]Lege eine Bibliothek mit den erforderlichen Metadaten (Spalten) an und einem docx als Vorlage. Öffne die Vorlage, gestalte sie nach Deinen Wünschen und über Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften kannst Du die zusätzlichen Metadaten direkt im Dokument benutzen.[/quote]

Hab ich schonmla gemacht, ist aber nicht ganz das was ich wollte. Vielleicht sollte ich da auch mal gucken was der 2010er schon kann.

[quote user="Andi Fandrich"]Dazu braucht es eigenen .NET-Code, mit dem Du das ItemUpdated-Ereignis behandelst. Dort prüfst Du, ob die notwendigen Informationen vorhanden sind und falls ja...[/quote]

ui... ;)

OLAPStudent Als Antwort am 7 Apr. 2010 16:58

Nochmal zu dem Problem der Informationsübergabe in eine Word-Dokument.

- das ich die Informationen über angelegte Spalten in eine Vorlage integrieren kann, weiß ich, hab ich auch schon mehrmals gemacht

- ich möchte allerdings das Dokument nicht öffnen müssen um die Daten einzugeben. Erstellt mal eine Vorlage mit zwei auszufüllenden Spalten (mit erforderliche eingabe), füllt dann nichts aus und speichert die vorlage in der sharepoint biliothek - dann erscheint ein bildschrim der die erforderlichen Daten erneut abfragt. Genau so einen Bildschitm möchte ich gerne erzeugen, nur eben, ohne das Dokument vorher öffnen zu müssen.

Wer das nicht verstanden hat - und so wie ich das beschreiben haben geh ich davon aus, das sind mehrere- ich lad morgen dazu mal einen screenshot hoch. 

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Apr. 2010 17:15

[quote user="OLAPStudent"]Wer das nicht verstanden hat[/quote]

Ich, ich :-)

Wenn das Pflichtfelder sind (darf nicht leer sein), dann kann man die Dokumente auch nicht aus Word heraus speichern, ohne die Felder auszufüllen. Die Felder selbst kann man auch ändern ohne ein Dokument in Word zu öffnen. Einfach aus dem Kontextmenü "Eigenschaften bearbeiten". Eingebettete Felder im Dokument werden dadurch ebenfalls geändert.

C.Kaiser Als Antwort am 8 Apr. 2010 21:03

Moin,

wie du das über die Office API machst ist sogar bei msdn beschrieben :-)
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb412305.aspx

Allerdings benötigst du dafür Office auf dem Server und Andi hat ja bereits gesagt, dass man das nicht macht, bzw. es nicht supported ist. Für eine saubere Lösung würde ich mir mal Aspose oder andere Third-Party Anbieter anschauen.

Edit: Natürlich ist die oben beschriebene Lösung nur mit Visual Studio zu realisieren. Ich denke das geht etwas über die Fähigkeiten des SharePoint Designers hinaus :-)