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Ansicht in Dokumenten-Bibliothek

Unbeantwortet Dieser Beitrag hat 4 Antworten

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58 Beiträge
Rolf Schneider erstellt 18 Dez. 2009 15:46
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Hallo,

ich habe eine Teamsite eingerichtet, in der eine Dokumenten-Bibliothek vorhanden ist. Beim Einrichten der Bibliothek habe ich nur zwei Möglichkeiten gefunden, mit denen man die Dokumente strukturieren kann:

  • durch Anlegen von Ordnern
  • durch Anlegen einer Spalte und Anlegen von Sichten, die auf Stichwörter in der Spalte filtert

Bei der ersten Variante müsste man aber Dokumente, die an mehreren Stellen in der Ordnerstruktur benötigt werden, mehrfach hochladen. Das bedeutet auf längere Sicht, dass das "eine" Dokument an verschiedenen Stellen bearbeitet wird und überall auf unterschiedlichem Stand ist. Somit ist dies unbrauchbar.

Bei der zweiten Variante erhält man eine flache Liste ohne Struktur. Zwar kann man mit Namenskonventionen dafür sorgen, dass man Bereiche wiederfindet. Letztendlich sorgen aber Tippfehler oder Unwissenheit über die Konventionen dafür, dass Dokumente "verloren" gehen bzw. nicht mehr auffindbar sind. Zwar kann man hier auch Ordner verwenden, allerdings sieht man immer nur die Dokumente des aktuellen Orders, nicht aber die Ordnerstruktur.

Bei den Stichworten gibt es wiederum mind. zwei Möglichkeiten: einmal eine Spalte mit einem Freitext, was ich für Mist halte (sorry), weil man immer den Katalog von Stichworten in der Dokumenten-Bibliothek auswendig wissen muss. Dass ist in meinem Fall den Mitarbeitern nicht zumutbar. Wenn man ein Stichwort ändert, so gehen auch die Zuordnungen zu den Dokumenten verloren. Die zweite Möglichkeit, die ich auch verwendet habe, verwendet ein Lookup-Feld (Nachschlag-Irgendwas auf Deutsch). Damit kann man die Stichwörter auch verändern und der Katalog ist fest definiert. Beim Upload eines Dokuments kann man so schön ankreuzen welche Stichworte relevant sind. An dieser Stelle ist die Zuordnung richtig gut gelöst.

Jetzt meine Frage zu dem Thema:

Gibt es eine Möglichkeit, bei der man sowohl Ordner verwendet (und diese auch sieht), und gleichzeitig mit Ansichten arbeitet, bei denen auf Stichwörter gefiltert wird? Kostenlose Vorschläge werden bevorzugt :)

Gruß,

Rolf

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178 Beiträge
René Fritsch Als Antwort am 18 Dez. 2009 16:15
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Natürlich: beim Anlegen Deiner Ansicht (View) steuerst Du die Anzeige der Ordner doch unabhängig von eventuellen Filter-Kriterien, die für Deine Dokumente angewendet werden. ob es sinnvoll ist, die User im Extremfall durch (scheinbar) leere Ordner browsen zu lassen, ist eine andere Frage.

Wir gehen in der Praxis oft so vor, dass es eine kleine Zahl von Ordnern in der DocLibrary gibt (z.B. um Permissions steuern zu können). Gleichzeitig werden dem Endanwender aber Ansichten OHNE Folder präsentiert, so dass er nichts davon mitbekommt, dass die Dokumente eigentlich in diesem oder jenem Ordner liegen. Das heißt, nur die schrebberechtigten User müssen sich überhaupt mit den Ordnern auseinandersetzen, nicht aber normale Besucher der Site.

 

Beste Grüße

René Fritsch

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http://rene-fritsch.de 

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58 Beiträge
Rolf Schneider Als Antwort am 18 Dez. 2009 17:16
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Hallo,

danke für die Antwort. Ich konnte das Problem jetzt lösen.

Die User sollen die Ordner sehen dürfen. Aber je nach Ansicht eben nur die gefilterten Dokumente. Wenn man in jeder Ansicht, und damit in jedem Filter, nicht nur nach den Stichworten filtert, sondern "geodert" auch nach Inhaltstyp "Ordner", dann erziele ich fast das gewünschte Ergebnis. Leere Ordner bleiben natürlich aufgelistet. Da es die Entwickler-Teamsite ist stellt das aber kein Problem dar.

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58 Beiträge
Rolf Schneider Als Antwort am 18 Dez. 2009 17:58
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Einen Nachteil hat das Ganze aber doch: Der Inhaltstyp ist abhängig von der verwendeten Sprache. Da wir den SharePoint zig Sprachen haben muss man in jeder einzelnen erst mal schauen, wie der Inhaltstyp "Ordner" heisst. In Englisch ist das überraschenderweise "Folder" :-) Aber bei Sprachen wie Finnisch wird es interessant...

Kann man eine solche Ansicht als Vorlage definieren? Dann würde ich für jede Sprache eine solche Ansicht zusammenklicken und die einzelnen Teamsites den Teams selbst überlassen. Ich denke, damit kommen die schon zurrecht.

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58 Beiträge
Rolf Schneider Als Antwort am 28 Jan. 2010 22:49
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Ok, die Frage mit der Vorlage war nicht sinnvoll. Wir verwenden nun in unserer Teamsite diese Kombination aus Schlagwort und Ordnern. Wobei ich keine Chance dafür sehe, dass die Schlagwörter jemals gepflegt werden.

Zum einen werden die meisten einfach die Schlagwörter ignorieren, zum anderen wird kaum einer seine Dokumente regelmäßig auf die Aktualität der Zuordnung Dokument/ verfügbare Schlagwörter prüfen. Ausserdem ist es absehbar, dass zumindest immer mehr Schlagwörter hinzukommen, die momentan nicht absehbar sind. Und uns fehlt die Arbeitskraft (und auch die Notwendigkeit jmd. für sowas abzustellen) bei neuen Schlagwörter alle bestehenden Dokumente zu prüfen, ob sie auf neue Schlagwörter zu mappen sind.

Wenn jemand einen gangbaren Weg findet, wie man sowas in den Griff bekommt kann er gerne antworten, ich bin für alles offen :)

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