Standard "Meine Website" anpassen + Ergebnisse der Suche einschränken

SharepointInstaller Als Antwort am 9 Dez. 2009 10:08

Über die explizite Rechtevergabe kann ich ja den Zugriff auf die Datei für bestimmte Gruppen/Benutzer beschränken, das ist jedoch für den Anwender umständlich.

Besser wäre es wenn schon vornherein alle Dokumente die die Person freigibt für Gruppenmitglieder lesbar/änderbar und für authentifizierte Benutzer nicht sichtbar wären.

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Dez. 2009 11:13

1. http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2007/03/22/customizing-moss-2007-my-sites-within-the-enterprise.aspx

2. Das geht nur über die Rechtevergabe. In jedem anderen Fall kommen die Benutzer ohnehin auf Dokumente, die nicht für sie bestimmt sind. Am Einfachsten ist es, wenn Dokumente jeweils in eine SiteCollection aufgeräumt werden, auf die nur ein gewisser Nutzerkreis Zugriff hat.

SharepointInstaller Als Antwort am 9 Dez. 2009 12:02

[quote user="Andi Fandrich"]

1. http://blogs.msdn.com/sharepoint/archive/2007/03/22/customizing-moss-2007-my-sites-within-the-enterprise.aspx

[/quote]

(O_O) geht das nicht auch etwas einfacher, ich versteh nur die Hälfte...

[quote user="Andi Fandrich"]

2. Das geht nur über die Rechtevergabe. In jedem anderen Fall kommen die Benutzer ohnehin auf Dokumente, die nicht für sie bestimmt sind. Am Einfachsten ist es, wenn Dokumente jeweils in eine SiteCollection aufgeräumt werden, auf die nur ein gewisser Nutzerkreis Zugriff hat.

[/quote]

Mh, Problem ist, bei mir haben authentifizierte Benutzer standardmäßig Leserechte auf ein Dokument und ich kann ihnen dieses Recht unter "BENUTZERNAME > Freigegebene Dokumente > Dokument1 > Berechtigungen" nicht entziehen, wenn ich das Leserecht abwähle und mit OK bestätigen möchte kommt die Meldung: "Wählen Sie die gewünschte Berechtigung aus"

Ich möchte aber am besten dass die authentifizierten Benutzer standardmäßig überhaupt keine Dokumente lesen können und nur innerhalb ihrer Gruppe die Dokumente lesen können (+allgemeine Dokumente sollen sie lesen können also kommen sie dann später noch in eine 2 Gruppe die Leserechte auf allgemeine Dokumente hat?)

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Dez. 2009 13:00

[quote user="SharepointInstaller"]geht das nicht auch etwas einfacher, ich versteh nur die Hälfte...[/quote]

Nein leider nicht.

[quote user="SharepointInstaller"]BENUTZERNAME > Freigegebene Dokumente > Dokument1 > Berechtigungen[/quote]

Wo hast Du das denn gefunden? Du mußt die Berechtigungen natürlich in SharePoint vergeben, nicht über den Windows Explorer. Und da ist es wie gesagt am Einfachsten, Dokumente in verschiedenen Sites abzulegen und die Berechtigungen auf Siteebene zu verwalten.

SharepointInstaller Als Antwort am 9 Dez. 2009 16:04

Nein ich meine schon im Sharepoint die freigegebenen Dokumente eines Benutzers nicht im Windows Explorer :-)

Aber persönliche freigegebene Dokumente liegen doch auf keiner Site, sondern als Sharepoint Freigabe des jeweiligen Benutzers.

Zum Verständnis: http://www.imgbox.de/?img=f37007j218.jpg

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Dez. 2009 17:30

Ach Du meinst Dokumente in der mySite eines Benutzers. Grundsätzlich geht das schon mit genau dem Link (Berechtigungen verwalten). Allerdings ist in der mySite die Bibliothek "Freigegebene Dokumente" eben für Dokumente, die jeder sehen darf. Für alles andere ist die Bibliothek "Persönliche Dokumente". Eigentlich logisch, oder? ;-)

SharepointInstaller Als Antwort am 10 Dez. 2009 12:13

Aber es ist doch ein Unterschied ob ich 10 Dokumente für Gruppe 1 freigeben möchte und nur 1 Dokument für Gruppe 2...

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Dez. 2009 12:23

OK, das muß dann über Berechtigungen gelöst werden. Ich stehe aber trotzdem zu meinen Aussagen von oben: m.M.n. gehören derartige Dokumente nicht in die MySite, sondern in entsprechend strukturierte, andere SiteCollections.

SharepointInstaller Als Antwort am 10 Dez. 2009 12:41

Also ist es deiner Meinung nach besser solche Dokumente in Teamwebsites und/oder Dokumentbibliotheken zu packen und die eigenen privaten Dokumente wirklich im privaten MySite-Bereich zu lagern.

Jetzt hab ich nur noch das Problem mit den Berechtigungen. Auf einer Teamwebsite kann ich keine Berechtigungen auf Dokumente setzen, das heisst also ich muss von vornherein alle Teamwebsites anlegen, die Benutzer der jeweiligen Teamwebsite die Rechte zum Zugriff auf die Seite geben und dann können sie auf der jeweiligen Teamwebsite ihre Dokumente hochladen.

Problem: Freigegebene Dokumente sind dann für alle Teammitglieder sichtbar ok, was mach ich dann aber wenn nur Person 1 aus Gruppe 1 die Dokumente von Person 2 aus Gruppe 1 sehen soll und alle anderen Teammitglieder (warum auch immer) dieses Dokument nicht sehen sollen?

C.Kaiser Als Antwort am 10 Dez. 2009 12:55

Du kannst Berechtigungen auch auf Dokumente innerhalb einer Teamsite setzen. Das funktioniert genauso wie du es oben bereits im Screenshot dokumentiert hast.

Ich persönlich rate aber immer ab Berechtigungen direkt auf Dokumente oder Listenelemente zu setzen. Das macht in den wenigsten Fällen Sinn und erhöht einzig und allein den administrativen Aufwand.

Wie Andi schon sagte ist ein gute Strukturierung von Teamsites und Dokumentbibliotheken / Listen das A & O einer Portaleinführung und darin liegt die Kunst. :-)

SharepointInstaller Als Antwort am 10 Dez. 2009 15:47

Guck mal, hier fehlt aber die Option zum setzen der Berechtigungen

http://www.imgbox.de/?img=c17768w218.jpg

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Dez. 2009 16:16

Dann hast Du dort wohl einfach nicht das Recht, Berechtigungen zu verwalten.

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 08:11

Sicher? Ich bin als Farmadmin angemeldet...

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 08:19

Ja - sicher ;-)

Du kannst definitv Berechtigungen auf Elemente vergeben und das nicht nur auf der MySite.

Schau mal unter den Einstellungen der Liste, was dort für Berechtigungen gesetzt sind.

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 08:44

Welche Liste? Ich hatte eine Teamwebsite.

Frage am Rande: Kann ich die "aktuelle Navigation" für jede Seite der "globalen Navigation" anpassen oder kann ich diese nur einmal festlegen und somit ist dann die "aktuelle Navigation" für jede Seite der "globalen Navigation" gleich?

Hier mal ein Bild zum Verständnis: http://www.imgbox.de/?img=e5010f218.jpg

Ich möchte aber auf jeder Seite eine andere aktuelle Navigation.

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 08:53

Mal langsam....

[quote user="SharepointInstaller"]

Guck mal, hier fehlt aber die Option zum setzen der Berechtigungen

http://www.imgbox.de/?img=c17768w218.jpg

[/quote]

Diese Bibliothek / Liste meine ich (genau über die Biblitohek über die wir gesprochen haben). Da hast du definitiv nicht alle Rechte, da dir dort der Punkt "Einstellungen" für die Dokumentbibliothek fehlt.

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:00

Welche Dokumentbibliothek, da ist doch nur ein einzelnes Dokument oder meinst du die gesamte Teamwebsite?

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:06

Also du musst dir definitiv nochmal die Begrifflichkeiten Website, Bibliothek, Liste usw. anschauen. Das sind Grundlagen die man haben sollte um SharePoint effektiv administrieren und anpassen zu können.

So:
Du hast eine Website (Teamsite meinetwegen, das ist aber auch nur eine Vorlage). Dann gibt es Dokumentbibliotheken und Listen um Inhalte zu speichern ("Freigegebene Dokumente" aus deinem Screenshot ist beispielsweise eine Dokumentbibliothek). Dokumentbibliotheken und Listen benötigen eine Website um überhaupt angelegt werden zu können. Websiten alleine können keine Dokumente eigenständig speichern.

Du kannst sowohl auf Websites Brechtigungen vergeben, als auch auf Dokumentbibliotheken und Elementen in diesen Dokumentbibliotheken. 

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:16

[quote user="C.Kaiser"]

Du kannst sowohl auf Websites Brechtigungen vergeben, als auch auf Dokumentbibliotheken und Elementen in diesen Dokumentbibliotheken. 

Ok, ich habe alle 3 Berechtigungsmöglichkeiten gefunden, warum jetzt in der Ansicht auf dem Bild ich keine Berechtigungen hatte lag vielleicht daran das ich eventuell mit einem anderen Benutzer angemeldet war ;-)

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:08

Und dann habe ich noch eine weitere Frage:

Wenn ich ein Dokument auf meiner MySite hochlade, dann hat es ja als Standardrecht "Authentifizierte Benutzer" --> Lesen. Das ist schlecht, weil das würde ja bedeuten ein privates Dokument von mir könnte von allen gelesen werden zwischen dem Zeitpunkt des hochladens und dem Zeitpunkt wo ich die Rechte zum Zugriff auf die Datei vergebe oder sehe ich das falsch?

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:14

Auf der "Standard"-MySite gibt es zwei Dokumentbibliothken 1. "Freigegebene Dokumente" und 2. "Persönliche Dokumente". In den Persönlichen Dokumenten legst du private Dokumente ab (wie der Name schon sagt und Andi es bereits mehrere Post über meinem hier erwähnt hat). In den Persönlichen Dokumenten kann auch niemand ran, wenn der jeweilige Benutzer nicht andere Rechte vergibt.

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:20

Ich meine nicht die persönlichen Dokumente sondern die freigegebenen Dokumente, Verzeihung.

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 09:27

Mir ist schon klar was du meinst und ich habe dir erklärt wie man es richtig macht. ;-)

Die Dokumentbibliothek "Freigegebene Dokumente" ist für Dokumente gedacht, die für alle zugänglich sein sollen. Wenn du private Daten ablegen willst, steht dir dafür eine andere Bibliothek zur Verfügung. Das macht auch Sinn verschiedene Bibliotheken dafür zu nutzen, da man dadurch die Berechtigungsstruktur deutlich vereinfacht. Wenn ein Dokument zunächst privat sein soll, weil man noch etwas verändern will, lädt man es in die private Bibliothek hoch und verschiebt es später in die Bibliothek "Freigegebene Dokumente".
 
Du solltest vermeiden, direkt auf Dokumente Berechtigungen zu setzen - warum habe ich bereits weiter oben erklärt.

Wie man die Standard mySite anpasst, hat Andi bereits weiter oben beschrieben.

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:12

[quote user="C.Kaiser"]

Wenn ein Dokument zunächst privat sein soll, weil man noch etwas verändern will, lädt man es in die private Bibliothek hoch und verschiebt es später in die Bibliothek "Freigegebene Dokumente".
 

was meinst du mit verschieben? Ist das "Senden An" --> "Neuer Speicherort"?

Ansonsten ist eigentlich soweit alles klar. Vielen Dank

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:26

zum Beispiel.
Ein anderer Weg wäre über die Explorer-Ansicht wo man auch mit Strg+X -> Strg+V arbeiten kann.

ich hoffe das dir auch klar ist, dass die MySite für Dokumente der User gedacht ist (zum Beispiel Reisekostenabrechnungen oder irgentein privater SchnickSchnack) und man für Dokumente die das Unternehmen betreffen eine ordentliche Struktur auf den Teamsites erstellen sollte.
Ich würde jetzt keine Unternehmensdokumente z.B. Arbeitsanweisungen auf der MySite des Erstellers ablegen. Das führt nur zum Chaos. ;-)

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:41

Ja ok das werde ich berücksichtigen,

Wenn ich das Dokument vom persönlichen Dokumentenbereich an die Liste "Freigegebene Dokumente" (http://portal/personal/BENUTZERKÜRZEL/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx) schicken möchte kommt ein Fehler:

"Das Zielelement oder der Zielordner wurde auf diesem Server nicht gefunden."

Schicke ich es an http://portal/personal/BENUTZERKÜRZEL/Shared%20Documents/Forms/ kommt die Fehlermeldung "Der Objektverweis wurde nicht auf eine Objektinstanz festgelegt."

Was meinst du mit Explorer-Ansicht? Die Mitarbeiter haben doch keinen Zugriff auf dem Portalserver, sondern können nur über die Weboberfläche des Veröffentlichungsportals arbeiten.

Noch eine Idee wegen den Navigationsleisten? (Sorry das ich hier alles durcheinander und auf einmal frage)

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:49

Das mit dem Explorer hab ich gefunden. Unter Aktionen und dann "Mit Windows Explorer öffnen"

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:50

Ich kann nur (nochmal) die Aussage bekräftigen: legt eine ordentliche Struktur an! Solche Dokumente gehören nicht in die MySite. Christian hat es ja auch nochmal bekröftigt...

[quote user="SharepointInstaller"]Schicke ich es an http://portal/personal/BENUTZERKÜRZEL/Shared%20Documents/Forms/ kommt die Fehlermeldung "Der Objektverweis wurde nicht auf eine Objektinstanz festgelegt."[/quote]

Lasse das "Forms" am Ende weg. Die Bibliothek alleine reicht.

[quote user="SharepointInstaller"]Was meinst du mit Explorer-Ansicht?[/quote]

Mann kann Dokumentbibliotheken in der Explorer-Ansicht öffnen. Entweder ist das eine vorher angelegte besondere Ansicht oder einfach über das Aktionen-Menü. Der Zugriff geht dann über den Windows Explorer. Im Hintergrund geht das über WebDAV, d.h. die Benutzer brauchen keinen direkten Zugriff auf das Dateisystem des Servers (in dem die Dokumente sowieso nicht zu finden sind).

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:51

http://portal/personal/BENUTZERKÜRZEL/Shared%20Documents nimm das, dann sollte es funktionieren. Und damit hast du auch schon entdeckt, was an der Option "Senden an" nicht wirklich gut gelöst ist. Man muss den genauen Pfad kennen und angeben und es ist sehr fehleranfällig.

Zur ExplorerAnsicht: Jede Bibliothek hat die Möglichkeit über eine Explorer Ansicht dargestellt zu werden (die muss man eventuell noch erstellen). Hier werden die Dokumente dann so dargestellt, wie man es aus dem Windows Explorer kennt und es gibt entsprechende Bearbeitungsmöglichkeiten (Strg + V)

Welche Navigationsleisten? ...

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 11:57

Na das Problem hier: http://www.imgbox.de/?img=e5010f218.jpg

Ich brauchte doch seitenspezifische Navigationsleisten.

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 12:12

warst du schonmal auf den anderen Websiten und hast versucht die Navigation anzupassen?

Du kannst für die Websites separat einstellen, welche Navigationselemente angezeigt werden sollen.

SharepointInstaller Als Antwort am 11 Dez. 2009 12:22

Auf den Websites geht es ja, ich benutze die Portalstartseite ja sozusagen als Tor für verschiedene Bereiche (Websites, Dokumente, Zeiterfassung) die fast alle eigene Sitecollections sind und als Tabs dargestellt werden.

Es gibt aber auch z.B. einen Speiseplan oder Ankündigungen die direkt auf der Portalstartseite angezeigt werden sollen und die dann halt eine Navigationsleiste mit Links zu anderen Seiten haben, diese Navigationsleisten sollen unterschiedliche Links beinhalten.

C.Kaiser Als Antwort am 11 Dez. 2009 12:42

Ich nehme jetzt mal an, dass euer Speiseplan, sowie eure Ankündigungen benutzerdefinierte Listen sind. Einer Liste (oder Dokumentbibliothek) kannst du keine eigene Navigation verpassen.

du könntest vielleicht deine Ankündigungsliste etc. auf eigene Websites verlegen und dort die Navigation ändern. Ist aber auch eher subotimal.