Listenauslesung SPD 2010

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Dez. 2019 13:58

Was genau verstehst Du unter "Quickstep"? Kannst Du bitte nochmal mit anderen Worten beschreiben, was Du gemacht hast und wo es jetzt hakt?

Und vor allem: arbeitest Du wirklich noch mit SharePoint 2010?

Aetheric Als Antwort am 17 Dez. 2019 14:06

Also ein Quickstep ist quasi ein Button oben in den Elementen im SharePoint den jeder User benutzen kann. Quasi der Button der den "Erinnerung senden" Workflow startet.

Mein Problem ist es das in der Aufgabenliste eine Person auch mehrmals drin stehen kann. Desswegen muss ich im Worklfow irgendwie den excakten Eintrag herausfiltern muss.

Dafür brauche ich die Bedingungen die oben stehen alle um 1 Element in der Liste zu suchen.

Also nochmal: WENN "Status der Aufgabe" von "Zugewiesener Person " des "Titels der Aufgabe" ist ungleich "Abgeschlossen" DANN sende Erinnerungsmail.

Mir fehlt quasi der WENN part.

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Dez. 2019 16:39

Also der Button startet einen Workflow, der dann auf der Aufgabe läuft? Dann ist das ganz einfach: in jedem Workflow gibt es das sog. "Aktuelle Element" und das ist eben genau das, zu dem der Workflow gehört. Du mußt also gar nicht lange suchen, sondern einfach das aktuelle Element verwenden.

PS: wenn man im Workflow tatsächlich ein Element nach mehr als einem Kriterium suchen muß, kann man auf der Liste ein berechnetes Feld anlegen, das diese Felder zusammensetzt. Im Workflow setzt man dann ebenfalls die Kriterien zusammen und sucht dann nach dem berechneten Feld.

Aetheric Als Antwort am 18 Dez. 2019 08:24

Mhm das ist schon richtig..

Der Worklfow läuft auf der Aufgabe.. Das stimmt in gewisser Weise.

Das Problem ist. Ich habe 2 Listen.

1. Die Liste in der ich sehe ob die Aufgabe noch in Bearbeitung ist oder nicht und er die Teilnehmer sind , und noch einmal eine Aufgabenliste quasi Aufgaben/allterms wo auch alle abgeschlossenen Aufgaben mit drin sind.

Das läuft wie folgt ab: Ich erstelle eine neues Datenblatt welches genehmigt werden muss. Dazu lade ich es hoch und füge die 3 Personen als Teilnehmer hinzu. Dannach auf speichen und zack wurde in beiden Listen ein Eintrag erstellt bzw. in der zweiten Liste 3 Einträge, weil Aufgabe pro Person.

Ich finde auch die Aufgabe und die Zugewiesene Person in der Liste und das funktioniert jetzt auch wenn ich die AUfgabe zum aller ersten mal einstelle. ABER wenn jemand das Datenblatt nicht genehmigt und der Auftraggeber bearbeitet es dahingehend nochmal und läd das Datenblatt erneut hoch ist es ja nicht die 1. Aufgabe die zu dem Datenblatt für diese Person existiert, der Name ist identisch. Soo und da Workflow immer nur das Erste passende Element aus der Liste bekommt habe ich natürlich immer das Element welches "Abgeschlossen" oder "nicht genehmigt" als Status hat. Ich brauche aber das "neuste" bzw " letzte Element in der Liste für die Person welches den Status " nicht begonnen " hat.

Ich hoffe das ist ein wenig verständlich.

Andi Fandrich Als Antwort am 18 Dez. 2019 14:52

Ok, Du hast also zwei Listen. Und auf welcher läuft jetzt der Workflow? Hört sich an, als ob es die erste mit den Datenblättern ist. Was genau macht der Workflow? Erzeugt offenbar für die drei Personen je eine Aufgabe. Dann hast Du doch auch die ID der Aufgaben und kannst damit später wieder darauf zugreifen? Wozu braucht der Workflow den Zugriff auf die Aufgaben?

Aetheric Als Antwort am 18 Dez. 2019 15:00

Es sind  2 Workflows und beide laufen auf der Liste mit den Datenblättern. Der erste wird automatisch ausgelöst … um den soll es aber garnicht gehen, der funktioniert ja gut so wie er ist. Dieser erstellt eben die 3 Aufgaben für die Personen.

Der 2. Worklfow wird eben per Knopfdruck also manuell ausgelöst. D.h. ich wähle das Datenblatt aus (Haken drin) und drücke auf den "Erinnerung senden" Button der den Workflow startet. Dieser soll dann Die 3 Aufgaben aus der riesigen aufgabenliste herausfinden und an diejenigen die diesen Auftrag noch nicht Abgeschlossen haben eine Email senden.

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Dez. 2019 07:59

Gut, so langsam kommen wir wohl an alle notwendigen Informationen ;-)

Ich sehe zwei Lösungsmöglichkeiten:

1. der erste Workflow, also der, der die Aufgaben erstellt, schreibt die IDs der Aufgaben jeweils in ein Feld. Der zweite Workflow liest die IDs dort aus und benutzt sie, um auf die Aufgaben zuzugreifen. Die Felder mit den IDs kann man ausblenden, so daß sie kein Benutzer sieht.

2. ein Workflow direkt auf der Aufgabenliste. Er startet automatisch für jede neue Aufgabe und wartet dann x Tage. Danach prüft er, ob die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist und verschickt dann eine Benachrichtigung. Dieses Spiel kann man wiederholen. Die Erinnerungen werden dann automatisch nach x Tagen verschickt und kein Benutzer muß sie auslösen.

Aetheric Als Antwort am 19 Dez. 2019 08:05

Ok cool, wie mache ich 2. ?

Aetheric Als Antwort am 19 Dez. 2019 08:22

Wobei das auch dumm wäre. In der Liste sind bereits über 700 Elemente.

Wenn ich jetzt so einen Automatisch auslösenden Workflow darüber lege kann es gut sein das einige User jede Woche 200 Mails ins Postfach bekommen.

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Dez. 2019 09:57

Das würde ja nur für neu angelegte Aufgaben gelten. Und wenn jemand tatsächlich 200 unerledigte Aufgaben hat, dann hat er IMHO ein ganz anderes Problem :-)

Aetheric Als Antwort am 17 Dez. 2019 14:30

[quote user="Andi Fandrich"]

Und vor allem: arbeitest Du wirklich noch mit SharePoint 2010?

Ja leider schon. Ich würde auch liebend gern zum SharePoint Online, aber sind eben strikte vorgaben. Nächstes Jahr gibt's dann endlich die Migration.