Maximale Größe einer Dokumentenbibliothek

Andi Fandrich Als Antwort am 14 März 2018 09:42

https://support.office.com/de-de/article/sharepoint-online-grenzwerte-8f34ff47-b749-408b-abc0-b605e1f6d498?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Unabhängig davon würde ich aber auf jeden Fall eine Aufteilung mindestens pro Kunde empfehlen. Ganz einfach wegen Übersichtlichkeit. Und wer weiß, ob Du nicht irgendwann den Kunden selbst Zugriff darauf geben möchtest?

Frank Daske Als Antwort am 14 März 2018 10:10

Florian,

ja, auf jeden Fall pro Kunde aufteilen mit einer Site / Dokumentenlibrary pro Kunde. Es ist ja kein Problem, das ganze bei der Suche oder Navigation zusammenzuführen - auseinandernehmen, wenn man später in Beschränkungen läuft, ist deutlich schwieriger.

Daten und Dateien aus anderen Systemen, z.B. aus CRM/ERP, Datenbanken usw. können über Programmierung, aber einfacher und besser durch den Einsatz von Konnektoren hinzugefügt und aktuell gehalten werden.

Eine Übersicht möglicher Verbindungen findet sich hier:
https://www.layer2solutions.com/solutions/general-data-integration

Beste Grüße, der Frank

FlorianF Als Antwort am 14 März 2018 10:19

Sogar für jeden Kunden eine Subsite? Dann hab ich ja zig Subsites für ein paar wenige Informationen zum Kunden. Wird das nicht zu unübersichtlich? Dachte, dass ich das über Listenelemente je Kunde lose auf einer Seite.

Was von dem ERP kommt sind lediglich die Kontaktdaten des Kunden, Dokumente liegen dort keine relevanten. Die würde ich über eine API abrufen. Programmierungen ist ungeeignet, da der Aufwand/Kosten in meinem Falle viel zu groß ist.

Die Daten wollte ich gerade nicht über eine Suchseite erreichen sondern mit einem vordefinierten Dashboard übersichtlich darstellen, je nachdem welchen Kunde ich auswähle. Geht das mit eigenen DBs und Subsites?

Michael Als Antwort am 14 März 2018 10:39

Hi,

stelle mich gerade einer ähnlichen Herausforderung. Es kommt schon auf die Anzahl der Kunden an, bzw. wie Ihr einsteigen wollt.

Bibliothek anlegen (z.B. Nord, Ost, Süd, West etc.), innerhalb der Bibliothek mit Document Sets (od. in deutsch Dokumentenmappen) anlegen, also eine Kundenakte. Darin dann die Ansicht gruppieren. So bekommt man so 10 bis 30 Dokumente übersichtlich strukturiert hin. Vorteil der Dokumentenmappe ist, dass z.B. weitere Informationen ans Dokument hängen kannst, diese durchsucht werden und auch weitervererbt werden (Klassiker fällt mir z.B. Verantwortlicher ein).

Auch mit der Syncronisierung geht es einigermaßen, die Gruppierung wird leider mit One Drive for business nicht gesynct, die Dokumentenmappen als Ordner, ohne den Metatags. Achtung, hier gibts ein Limit: 5000 Elemente sind möglich, eine Dokumentenmappe ist auch ein Element. Edit: siehe Link oben

Grüße, Michael

FlorianF Als Antwort am 14 März 2018 10:54

Ja das mit den Mappen ist auch eine Idee, muss ich mir nochmal näher anschauen.

Aber gibt es denn auch die Möglichkeit Dokumente aus einer DB in eine andere zu transferieren, Imprt/Export etc? Dann könnte ich mal klein mit einer DB anfangen und wenn es zu unübersichtlich wird auf mehrere aufteilen. Wichtig ist für mich, dass die Versionen und Meta-Infos mitkommen.

Andi Fandrich Als Antwort am 14 März 2018 13:29

Nachträglich verschieben ist immer schlecht. Alleine schon weil dann gespeicherte Links (Favoriten) nicht mehr funktionieren. Und wenn man Daten mit allen Änderungsinfos und Versionen verschieben möchte, dann geht das nur mit externen Tools wie z.B. ShareGate.

FlorianF Als Antwort am 14 März 2018 21:42

Ok, dann muss ich nochmal intensiver nachdenken.

Eine Idee wäre dann die Kundendokumente zunächst für mich innerhalb einer eigenen Websitesammlung zu speichern auf die nur Mitarbeiter Zugriff haben. Für die Kunden dann eine eigene Websitesammlung und dort eigene Bibliotheken je Kunde anzulegen. Dann müsste ich einfach die paar Dateien jeweils rüberkopieren die der Kunden haben soll. Oder könnte man sowas mit einem Workflow, Button etc. einfach lösen?

FlorianF Als Antwort am 14 März 2018 10:10

Ok, so viele Dokumente werden es in mittelfristig sicher nicht werden ;)

Der Gedanke mit dem Freigeben ist auch sehr gut, das ist glaube ich beim ein oder anderen Kunden sinnvoll und machbar. Wenn ich nun aber mehrere DBs habe, kann ich dann auf einem Art Dashboard den Inhalt mehrerer DBs zusammenführen und darüber filtern, suchen etc.? Also ohne die globale Suche sondern mit eigenen Werten über die Funktion Webpart verbinden?

Andi Fandrich Als Antwort am 14 März 2018 10:12

Ja, das kann man mit Hilfe der Suche ganz einfach machen.