Dokumentmanagement in SharePoint

Andi Fandrich Als Antwort am 3 Aug. 2017 15:32

Auf gar keinen Fall solltet Ihr die Dateien einfach 1:1 vom Dateisystem in eine Bibliothek kopieren. Dadurch gewinnt Ihr rein gar nichts.

Lieber die Gelegenheit nutzen und die Strukturen überdenken. Z.B. hat es wahrscheinlich keinen Sinn, alles in eine Bibliothek zu packen. Dann sollten möglichst nicht weiter Ordner verwendet werden. Stattdessen sollte man die in Metadaten auflösen, d.h. wenn es vorher z.B. einen Ordner für jeden Kunden gab, gibt es nachher eine Spalte, in der der Kunde steht.

Und ja, die Dateien werden in der Datenbank abgelegt.

ExpoIT Als Antwort am 3 Aug. 2017 15:43

gibt es nicht eine bestimmte Vorlage für so ein Vorhaben, oder kann ich sowohl Teamsite als auch projectsite dafür verwenden? hauptsache bibliotheksapp?

Andi Fandrich Als Antwort am 3 Aug. 2017 16:37

Das ist völlig egal. Du könntest im Grunde völlig leere Websites anlegen (wenn es die Vorlage gäbe) und dann manuell Bibliotheken anlegen. Ich würde eine (oder mehrere) Teamsite nehmen.

ExpoIT Als Antwort am 7 Aug. 2017 14:27

Also nochmal dazu eine Frage zum Verständnis für mich:

wenn ich jetzt so eine (Teil-)Struktur habe:

install beinhaltet Ordner A, Ordner B und Ordner C

Ordner A beinhaltet Unterordner AA, Datei AA und Datei AAA

Ordner B beinhaltet Datei BB, Datei BBB

....

Wie sieht es dann in SP aus?

Würde eine Dokumentbibliothek erstellen mit dem Namen install und hier 3 neue Ordner A, B und C hinzufügen, diese Ordner bekommen dann die jeweiligen Dateien noch zugeteilt. Ist doch nicht so die Lösung für ein Dokumentmanagement. Dazu gehört noch Nachschlagespalten, oder?

so in dieser Form:

 Eine Dokumentbibliothek erstellen mit dem Namen install und hier alle Dateien einfügen. Eine Websitespalte (mit Einträgen: Ordner A, Ordner B, Ordner C) einfügen und diese zuteilen. 

Habe ich das richtig verstanden?

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Aug. 2017 16:05

Wie oben schon geschrieben: vergiß Ordner wann immer möglich - Ordner in SharePoint sind bäh!

Die Ordner im Dateisystem repräsentieren meistens Metadaten und die kann man in SharePoint wunderbar als Spalten abbilden. Wenn es also vorher Ordner für Kunde1, Kunde2 und Kunde3 gab, dann machst Du jetzt eine Spalte "Kunde" und dort steht dann bei den Dokumenten Kunde1, Kunde2 oder Kunde3.

ExpoIT Als Antwort am 8 Aug. 2017 09:09

ja ich versuche es ohne Ordner, aber irgendwie irritiert mich die Umsetzung. Schau mal wenn ich diese Struktur habe:

install -> Clientsoftware -> Office 2013 Standard -> iso1 und iso2

                                       -> Office 2016 Standard ->  iso 1 und iso2

           -> Admin Tools  -> FTP Server -> datei1 und datei 2

wie sieht es dann aus in SP?

falls dies so implementiert werden soll, finde ich es echt gewöhnungsbedürftig, vorallemdingen, weil die Metadaten doch mächtig wachsen werden, da wir sooooo viele Ordner und Unterordner haben. Ist das normal?

Danke

Andi Fandrich Als Antwort am 8 Aug. 2017 10:21

Das ist genau das Prinzip, d.h. genau so macht man sowas in SharePoint. Die Metadaten ufern deshalb nicht aus, weil man nicht alle Dateien in eine einzige Bibliothek packt. Ganz im Gegenteil, man verteilt sie i.d.R. sogar auf unterschiedliche Website(sammlungen). Und in einer Bibliothek kann man ja ganz einfach über die Spaltenköpfe filtern und sortieren und findet so sehr schnell, was man sucht. Auch gruppierte Ansichten helfen da ungemein, weil sie ähnlich wie Ordner aussehen.

Wenn man das von Anfang an clever anstellt und die zu verwendenden Spalten gut plant, kann man nachher ein schönes Search Center bauen, in dem sämtliche Dokumente der ganzen Farm recherchiert werden können. Z.B. kann man mit Managed Metadata Spalten ein einheitliches Tagging in allen Websites sicherstellen.

ExpoIT Als Antwort am 14 Aug. 2017 09:33

Es ist noch eine Frage aufgekommen bezüglich Berechtigung:

Wie ist es, wenn bestimmte User immer nur in bestimmte Strukturen Berechtigungen haben dürfen. Kann ich mir gerade so nicht vorstellen, muss ich dann jede datei einzeln anfassen? Das ist doch nicht wirklich so, oder?

Wenn User Zugriff auf Ordner A mit mehreren Unterordnern bekommen soll, wie gewährleiste ich dies in SharePoint?

Und:

ist dies http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de/neues/wie-organisiere-ich-meine-dokumente-in-sharepoint-ordner-metadaten-beides#comments nicht eine gute Möglichkeit, Ordner und Metadaten zu kombinieren? Welche Erfahrung habt ihr gemacht?

Danke

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Aug. 2017 09:51

Ich plädiere trotzdem dafür auf Ordner zu verzichten und lieber viele Bibliotheken zu verwenden. Am besten auch viele Websites oder je nach Menge sogar viele Websitesammlungen. Berechtigungen müssen dann nur auf Website(sammlungen) vergeben werden. Auf Einzelberechtigungen sollte man wenn irgend möglich verzcihten.

Florian Adler Als Antwort am 4 Aug. 2017 07:37

Wie Andi schon schrieb. Nutzt die Chance zum Aufräumen. Wenn ihr schon am Migrieren seid, schmeißt alten Mist weg, überlegt neue Strukturen, bringt die Suche mit ein (welche viel Platz für Schabernack bereithält), überdenkt Zugangsbeschränkungen, und und und.

Welches Sitetemplate du benutzt ist dabei völlig egal. Die Templates sind nichts weiter als Presets von Funktionen und "Apps" (warum nennt Microsoft das so?). Du könntest diese im Nachhinein aber auch nachbauen, indem du Features nachträglich aktivierst und Listen/Bibliotheken anlegst und konfigurierst.

Es ist manchmal auch hilfreich, einfach mal ein paar hundert Euro in die Hand zu nehmen und jemand Externen auf die Struktur gucken zu lassen. Durch Erfahrungen und Best Practices sehen diese meist noch schneller/mehr, als ihr Internen.