Erweiterung der Standardbibliothek

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Okt. 2009 08:23

Dein Anforderungen sollten sich eigentlich beide mit einem SharePoint Designer Workflow realisieren lassen. Den kann man dort zusammenklicken....

1. Wenn ich Dich richtig verstanden habe, dann sollen die Berechtigungen für die Dokumente so gesetzt werden, daß nur noch Benutzer der entsprechenden Rolle darauf zugreifen können? Dazu kannst Du das hier verwenden:
http://spdactivities.codeplex.com

2. Das "Approven" soll über einen Workflow geschehen? Den kann man über das Kontextmenü oder automatisch für jedes neue Dokument starten. Die eigentliche Genehmigung geht aber über eine Aufgabe in einer separaten Aufgabenliste.

galaxyprune Als Antwort am 9 Okt. 2009 12:42

Hi Andi, danke für die schnelle Antwort. Ich versuch das etwas detaillierter zu beschreiben.

Wir haben eine Dokumentenbibliothek, dort werden Dokumente hochgeladen, die von bestimmten Personengruppen (Es gibt eine weitere Liste, wo die User mit deren Rolle z. b. Team Leiter abgespeichert sind. -> Liste "Staff") "abgesegnet" werden müssen. In der Dokumentenbibliothek selbst gibt es dafür mehrere Spalten mit folgenden Aufbau:

Name, Titel, Version, "vom Teamleiter zu lesen" = ja/nein, "von IT zu lesen" = ja/nein, "von QM zu lesen" = ja/nein ... und noch 3 andere

Daher kann man das nicht so leicht mit einen Filter realisieren (meine Kenntnisstand).
Beim Anlegen des Word-dokuments, werden dann beim Speichern, diese Angaben festgelegt.

Wenn eine neues Dokument in die Dokumentenbibliothek eingefügt wird, dann läuft ein Workflow (Approval) -> Approval kann von mehreren Rollen abhängig sein, daher auch die verschiedenen Spalten. Dieser erstellt dann einen Eintrag in "Tasks". Damit die Personen der jeweiligen Rolle des Dokumentes das Dokument "absegnen" können, müssen diese zur Zeit "umständlich" (keine Diskussion möglich) jedes Task öffnen und dann approven. Besser wäre eine Listenansicht mit einem Button mit "Approven", dass dann den Task als beendet markiert -> also ob man das über die klassische Weise über "Tasks" gemacht hätte.

An der Dokumentenbibliothek muss ja nach meinem Verständnis nicht unbedingt was geändert werden.

Ich ging davon aus, dass ich ein Webpart erstelle, dass anhand der UserID des eingeloggten Users die Dokumentenbibliothek durchläuft und diese mit der Liste "Staff" abgleicht.

Solch ein Aufbau: Titel des Dokuments (mit link) - Datum - Status - [Approven]

Ferner müsste diese erweiterte "Tasklist" einen Button zum approven oder rejecten haben, die wiederum einen Eintrag in einer weiteren Liste mit Titel - Approver - Datum des Approvals von allen Dokumenten (also keine Filterung nach UserID) anzeigt, enhällt erstellt werden (Liste "Übersicht") -> soll für Reports genutzt werden.

Ich habe viele Tutorials und ein Handbuch zu Sharepoint designer gelesen und ich glaube nicht, dass man das durch "zusammenklickern" hinbekommt. Was ist deine Meinung? Kann das so funktionieren, wie ich das beabsichtige?

Danke im Voraus und ein schönes Wochenende :)

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Okt. 2009 12:00

Also Du willst das Genehmigen nicht über eine Taskliste (= der normale Weg) lösen, sondern direkt in der Bibliothek? Dort eine Spalte mit dem Button zu erstellen dürfte SEHR viel Arbeit bedeuten. Da bist Du mit dem eigenen Webpart wahrscheinlich doch sehr viel schneller.

Werden die Dokumente jeweils nur von einer Person genehmigt oder läuft da eine Kette ab, so daß mehrere Personen in einer bestimmten Reihenfolge genehmigen müssen. Falls es nur eine Person ist, dann braucht das Webpart ja nur ein Feld auf "genehmigt" zu setzen und gut ist. Falls es mehrere sind, wird die Sache deutlich komplizierter. Dann müßte man mit (versteckten) Statusfeldern arbeiten, die das Webpart und der Workflow auswerten, entsprechend reagieren und auch verändern können.