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Dokumentenmappe oder Ordner?

Dieser Beitrag hat 2 Antworten

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116 Beiträge
Dennis94 erstellt 21 Apr. 2017 10:26
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Hallo Zusammen,

Für die Organisation von Dokumenten in SharePoint stehen ja sowohl Ordner als auch Dokumentenmappen zur Verfügung. Mich würde interessieren, wo genau der Unterschied hier ist bzw. was der Vorteil der Dokumentenmappe ist.

Ich habe bereits selbst recherchiert, dabei aber festgestellt, dass beide eigentlich ziemlich ähnlich sind. Als einzigen wirklichen Vorteil der Dokumentenmappe sehe ich die eigene Dokumenten ID, dafür kann man wohl Unterordner nicht vernünftig verwalten (Ordnerstruktur). Außerdem finde ich das Setzen von Standardspaltenwerten (geht das in Dokumentenmappen?) in Ordnern deutlich angenehmer.

Kann mir jemand sagen, wo genau die Vorteile der Dokumentenmappe liegen? An sich heißt es doch in SharePoint, dass Ordner veraltet bzw. nicht wirklich sinnvoll sind, von daher dachte ich, dass Dokumentenmappen hier besser sein sollten?

 

Gruß Dennis

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 24 Apr. 2017 08:23
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Ordner bilden nur eine Hierarchieebene ab und können ansonsten gar nichts. Sie sind also nicht zu gebrauchen und sollten nicht verwendet werden.

Dokumentenmappen können eigene Metadaten haben und diese auch selektiv an die enthaltenen Dokumente weitergeben. Dokumentenmappen haben eine sog. Welcome Page, die schon von Haus aus ziemlich übersichtlich ist, aber auch weiter  gestaltet werden kann. Beim Erstellen einer Dokumentenmappe können optional auch gleich einige Dokumente mit erstellt werden. Diese können auf unterschiedlichen Vorlagen beruhen und sie können gleich automatisch einige Metadaten mitbekommen (s.o.).

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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367 Beiträge
Christian Merkel Als Antwort am 24 Apr. 2017 16:24
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Das ist immer eine Glaubensfrage...

Ich bin auch eher Fan von der Dokumentenmappe als von Ordnern. In Ordnern neigen die Nutzer immer dazu, wieder in alte Muster zu verfallen und weitere Unterordner einzubauen...

Das löst man eleganter mit Metdaten (z.B. Taxonomy oder was auch immer).

Dokumentenmappen haben folgende Vorteile gegenüber Ordnern:

  • Versionierung der ganzen Mappe möglich
  • Vererbung von einzelnen Spalten an alle darin abgelegten Dokumenten (und somit weniger Pflegeaufwand für die Nutzer)
  • Welcome-Page mit nützlicher Übersicht von Metadaten und eigener View, losgelöst von der Bibliotheksansicht
  • Hinterlegung von Standardinhalten
  • Festlegung von zulässigen Inhaltstypen
  • Workflows auf das Set anwendbar

Man muss sich im SharePoint von dem "Hirarchie"-Gedanken lösen. Dokumente sollten möglichst flach nebeneinander liegen und sich dynamisch sortieren / gruppieren, anhand von Spaltenwerten.

http://blog.bonzai-intranet.com/analysthq/2012/06/documents-sets-vs-folders-in-sharepoint-2010/

Schau einfach mal nach Vergleichen...

Viel Spaß mit den Sets!

SharePoint Enthusiast

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