automatisierter Emailversand

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Apr. 2017 09:23

Ich würde versuchen das mit den Standard-Benachrichtigungen / Alerts zu lösen. Wenn Du es schaffst eine Ansicht für die Vorgesetzten zu bauen nach dem Motto "Meine Elemente", hast Du schon die halbe Miete. Die Ansicht sollte also für jeden die relevanten Daten zeigen. Dann kannst Du für jeden Vorgesetzten eine Benachrichtigung auf diese Ansicht einrichten und einstellen, daß eine tägliche Zusammenfassung geschickt wird. Den Zeitpunkt kann man zwar nicht direkt beeinflussen, aber dahinter steckt ein täglich laufender Timerjob, dessen Zeitplan man durchaus ändern kann. Ich weiß aber nicht auswendig, wie er heißt. Irgendwas mit Alerts...

Die zweite Möglichkeit wäre ein 2013er Workflow, der täglich läuft. Der Workflow prüft für jeden auf neue Elemente, geht die durch und faßt sie in einer Mail zusammen. Dabei hast Du auch Einfluß darauf, wie die Mail aussieht und welche Daten sie enthält. Dafür ist das aber um einiges aufwendiger.

Lissi42013 Als Antwort am 6 Apr. 2017 15:53

Hi Andi,

danke mal wieder für deine schnelle Rückmeldung.

Also lieber würde ich tatsächlich einen 2013er WF bauen. Kannst du mir vielleicht kurz sagen, wie ich es einstelle, dass er täglich durchläuft?

Oh und natürlich: Wie fasse ich denn mehrere Elemente in einer Mail zusammen?

Danke und Grüße!

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Apr. 2017 16:48

Oh Mist, tut mir leid. Ich hatte in letzter Zeit fast ausschließlich Nintex Workflows und da gibt es Scheduled Workflows.

Du müßtest also selbst einen Mechanismus bauen, um den Workflow regelmäßig zu starten, z.B. ein PowerShell-Script per Windows Task Scheduler. Dann kannst Du aber auch gleich den ganzen Ablauf in PowerShell bauen...

Nur der Vollständigkeit halber, hier habe ich mal zusammengefaßt, wie sowas grundsätzlich geht. Beachte auch den Link zum zweiten Teil ganz unten: https://andifandrich.wordpress.com/2013/08/06/sharepoint-2013-workflows-teil-1-call-http-web-service/

Derby Als Antwort am 7 Apr. 2017 17:31

Falls Du unbedingt 2013er Workflows nehmen willst und diese immer automatisch starten sollen (ohne ServerTask/PowerShell) kannst Du Dir mit einer Hilfsliste behelfen, auf der Du 2 (ZWEI) Workflows hast, die sich immer gegenseitig (über REST) an Triggern.

Workflow 1 : Wartet bis zu einem gewissen Zeitpunkt und startet Workflow 2

Workflow 2 : Verarbeitet die eigentlichen Aufgaben (Items erstellen, Mail versenden usw.) und startet anschließend den Workflow 1

Ist im ersten Moment etwas Aufwendig, hat aber auch einige Vorteile: Besonders bei großen Listen mit vielen Elementen kann es schnell passieren, der Workflow muss angepasst werden oder es gab Probleme und alle Workflows stehen. Wenn Du jetzt mehrere 100 Workflow-Instanzen neu starten must ist das eine extreme Klickorgie. Bei der 2 Workflow Lösung hast du nur 1 Workflow denn du Neu starten must.

Beispiele:
http://sharepoint.stackexchange.com/questions/161243/trigger-sharepoint-2013-site-workflow-through-rest-apis
https://blogs.msdn.microsoft.com/sridhara/2014/08/21/fix-sharepoint-2013-workflow-recursion-prevention-part-2/
https://social.msdn.microsoft.com/Forums/office/en-US/a7a61c86-9491-4beb-8efb-4c58dcbba6e5/start-site-workflow-using-rest-call?forum=sharepointcustomization

[quote user="Lissi42013"]

Und dann kenne ich noch den Alert. Hier kann ich leider nicht individualisieren wer genau die Email bekommen soll und hier kann ich leider auch nicht die Uhrzeit einstellen zu der eine Email verschickt werden soll. Also auch unpassend.

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Man kann schon Uhrzeiten angeben wann die Mails versendet werden, aber nur volle Stunden und nur bei den Täglichen/Wöchentlichen Zusammenfassungen (bei sofort machst ja auch keinen Sinn). Am Timerjob würde ich nichts ändern, der läuft eh alle 5 Minuten, da der für die ganze Farm gilt.