Ablage für Wartungsdokumente

Andi Fandrich Als Antwort am 2 März 2017 11:09

Du solltest Dich auf jeden Fall bei den Metadaten von der hierarchischen Denke verabschieden. Metadaten sind alle gleich und das ist genau der Sinn des Ganzen. Eben nicht wie im Dateisystem mit Ordnern. Der eine geht lieber zuerst über das eine Feld und der andere lieber über ein anderes. Die Dokumente können dabei alle in einer flachen Bibliothek liegen.

Zugänglich machen kann man das z.B. über eine flache Bibliotheksansicht, die jeder nach Belieben sortieren, filtern und gruppieren kann. Man kann auch die wichtigsten/nützlichsten Ansichten vordefinieren. Oder man geht gleich über die Suche, d.h. man hat eine vorkonfigurierte Suchseite, die nur diese Art Dokumente liefert und die passende Filter als sog. Suchverfeinerungen (engl. Refiner) anbietet. Dann können die Dokumente auch egal wo in SharePoint liegen, z.B. weil es unterschiedliche Berechtigungen gibt. Die Suche findet sie schon, berücksichtigt dabei aber die Berechtigungen.

Wie es mit der offline-Verfügbarkeit aussieht, kann ich nicht sagen.

KarlKlaustal Als Antwort am 2 März 2017 11:52

Danke schonmal für die schnelle Antwort.

Das ich mir über metadaten andere Zugangs- und Filtermöglichkeiten schaffe ist mir klar.

Das Problem bezieht sich auch eher auf die Offline Nutzbarkeit.

Leute die das System nutzen sollen haben halt nicht zwingend (wenn auch meistens) einen direkten Zugang zum Sharepoint.

Wenn ein Techniker immer an den Maschinen A und B arbeitet und Maschinen c,d,e,f,g ihn eigentlich nicht interessieren wäre es halt schön, wenn ich aus einer solchen Bibliothek auch nur die Dokumente in einer "Metadatenstruktur" synchronisieren könnte. Und das auch so das ich sie offline nutzen kann.

Ich glaube das ist das größte Problem.

PS: Mein Gedanke war zuerst auch für jede Maschine eine Page zu machen und dort dann die Dokumente in verschiedenen Views dar zu stellen. Zum Beispiel "zuletzt hinzugefügt", am häufigsten benutzt, "Hot Information", ... DIe Seite kann dann auch mit ein paar News etwas aufgehübscht werden, um die Leute in Sharepoint zu locken und weg vom alten Ablagesystem. Denn Akzeptanz ist halt auch wichtig.

Andi Fandrich Als Antwort am 2 März 2017 12:16

Vielleicht würde eine Dokumentenmappe pro Maschine Sinn machen?

Mit dem OneDrive-Client kenne ich mich wie gesagt nicht aus und weiß deshalb nicht, was der als Filter verwenden kann. Es gibt ja wohl auch eine neue Version, die im Netz noch als "Next Gen Sync Client" rumgeistert. Mehr kann ich aber wirklich nicht sagen.

KarlKlaustal Als Antwort am 2 März 2017 12:32

Ja, sowas in der Richtung hatte ich mir schon mal angeschaut. Dahinter dann etwas mit managed metadata zum "einsortieren und kategorisieren". Damit könnte man schon glücklich werden.

Aber müsst ich in dem Fall die Dokumente die bei mehreren Maschinen benötigt werden dann auch mehrfach ablegen oder zumindest verlinken?)

Kann da jemand helfen?

Andi Fandrich Als Antwort am 2 März 2017 13:11

Ja, wenn mit jeweils einer Dokumentenmappe pro Maschine gearbeitet wird, müßten Dokumente mehrfach abgelegt bzw. verlinkt werden. Das halte ich für sehr unschön und würde dann eher auf die Dokumentenmappen verzichten. Die Mappen hätten übrigens noch den Vorteil, daß sie Metadaten auf alle enthaltenen Dokumente vererben kann...

KarlKlaustal Als Antwort am 2 März 2017 15:52

Danke wieder mal.

Sonst noch jemand mit Ideen / Vorschlägen?

KarlKlaustal Als Antwort am 3 März 2017 09:24

[quote user="Andi Fandrich"]

Ja, wenn mit jeweils einer Dokumentenmappe pro Maschine gearbeitet wird, müßten Dokumente mehrfach abgelegt bzw. verlinkt werden. Das halte ich für sehr unschön und würde dann eher auf die Dokumentenmappen verzichten. [/quote]

Aber wie dann?

Andi Fandrich Als Antwort am 5 März 2017 15:44

Entweder es gibt ein anderes Kriterium, für das jeweils eine Dokumentenmappe sinnvoll sein könnte oder eben wie oben schon geschrieben ganz darauf verzichten und nur mit Metadaten arbeiten.

KarlKlaustal Als Antwort am 20 März 2017 11:30

Ich versuche das Ganze gerade mit Subsites ein wenig zu "umgehen" könnte sein das ich damit meinem Ziel recht nahe komme.