Stellvertreter Regelung im Workflow

Andi Fandrich Als Antwort am 2 Dez. 2016 08:59

Eine wirklich vernünftige Lösung gibt es dafür auch beim SharePoint Server nicht.

Du kannst einen zweiten Workflow auf die Aufgabenliste bauen. Der Workflow startet für jede neue Aufgabe automatisch und wartet dann erstmal z.B. 7 Tage. Dann prüft er, ob die Aufgabe bereits abgeschlossen ist. Falls ja, Workflow beenden und gut. Falls nicht, Aufgabe an den Vertreter zuweisen und diesen Mail benachrichtigen. Der Workflow könnte jetzt erneut ein paar Tage warten und dann vielleicht den Vorgesetzten informieren.

Man kann damit also allerhand anstellen, aber die große Schwierigkeit ist immer herauszufinden wer Vertreter oder Vorgesetzter ist. Das wiedreum kann man z.B. wieder in einer Liste pflegen, in der der Workflow dann nachschlägt. Dabei hat man das Problem, daß die 2010er Workflows nur in der selben Website nachschlagen können, d.h. man muß eine solche Vertreterliste in jeder Website separat pflegen.

erdmelone Als Antwort am 2 Dez. 2016 09:13

Hallo Andi,

Danke für deine ausführliche Antwort. Die Herangehensweise werde ich direkt einmal ausprobieren und mich dann melden. 

Bezüglich der Stellvertreter Regelung ist das bei uns kein Problem, da es keine festen Regelungen gibt und der User das in dem Formular eh händig eintragen muss. Sprich einen User als Vorgesetzten und einen als Stellvertrer auswählen muss. 

Andi Fandrich Als Antwort am 2 Dez. 2016 09:31

[quote user="Nina"]der User das in dem Formular eh händig eintragen muss. Sprich einen User als Vorgesetzten und einen als Stellvertrer auswählen muss.[/quote]

Das halte ich tatsächlich für die allerbeste Möglichkeit. Im Workflow baut man noch eine kurze Prüfung ein, daß sich die Benutzer nicht selbst als Vorgesetzten eintragen (und dann ihren eigenen Antrag genehmigen) und dann läuft das. In der Praxis sind die meisten Automatismen zur Ermittlung des Vorgesetzten eh untauglich. "In diesem Fall ist das aber jemand anderes" "Das genehmigt eh immer nur die Personalabteilung" "Sowas macht doch immer mein Assistent" und noch viel mehr ähnliche Sprüche...

erdmelone Als Antwort am 2 Dez. 2016 10:52

Gibt es eine möglichkeit erstellte Task (also "daten von einem Benutzer sammeln") zu beenden in dem Workflow? Der hängt bei mir sonst immer an der Stelle, da er wartet das der Vorgesetzte freigibt auch wenn der stellvertreter schon freigegeben hat.

Andi Fandrich Als Antwort am 2 Dez. 2016 12:28

Ich muß zugeben, daß ich nie versucht habe, einfach die Person in Zugewiesen an zu tauschen. Ich hätte jetzt erwartet, daß das funktioniert.

Leider hast Du absolut keine Möglichkeit, eine Aufgabe so abzuschließen, daß der Workflow das akzeptiert. Mir scheint, daß es dafür keine Lösung gibt :-(

erdmelone Als Antwort am 2 Dez. 2016 13:16

Okay, dann belass ich das erstmal so wie es jetzt ist. Aber danke trotzdem. 
Ich hätte aber noch eine Frage, ich hoffe du nimmst es mir nicht über dass ich keinen neuen beitrag dafür erstelle.

Ich habe neulich gesehen, dass man innerhalb von Tabellen Buttons zum direkt genehmigen und ablehnen machen kann oder zum stornieren (bei einem Urlaubsantrag) das war aber leider ein Feature was man hätte bezahlen müssen. Hast du da zufällig einen Tipp ob und wie sowas ohne viel code arbeit machen kann oder zufällig einen Link parat mit einer guten anleitung? Finde dazu nicht auf google bisher. 

So in etwa: https://www.youtube.com/watch?v=fw4CjIPOPa4

Andi Fandrich Als Antwort am 2 Dez. 2016 14:27

Man kann per JavaScript Aufgaben beeinflussen und auch auf erledigt setzen. Das Grundproblem dabei ist aber dasselbe wie oben für den Workflow beschrieben: man bekommt die Workflows nicht wirklich dazu, eine solche Aufgabe auch wirklich als abgeschlossen zu akzeptieren.

Bei 2013er Workflows ist das etwas einfacher, weil man die ebenfalls per JavaScript ansprechen kann. Da Dir mit Foundation aber nur 2010er zur Verfügung stehen, geht das im Grunde nur mit serverseitigem Code, d.h. mit "richtiger" Programmierung.

Wenn Ihr viele Workflows habt (oder für die Zukunft plant), könnte sich vielleicht die Anschaffung von Nintex lohnen. Nintex bring einen Webservice mit, den man aus JavaScript heraus ansprechen kann und der sehr viele nützliche Dinge ermöglicht. Man kann damit auch das Delegieren-Problem von oben lösen. Und natürlich bringt Nintex auch noch viele andere hilfreiche Sachen mit. Das Beste ist aber, daß man diesen §#&//(/§ SharePoint Designer nicht mehr anfassen muß :-)

erdmelone Als Antwort am 2 Dez. 2016 14:56

Okay, weiter investieren wird bei uns nicht gehen. Dann hack ich das auch mal ab :D 

Wie sieht es denn aus, wenn ich über der Liste das Formular auf der Seite standart mäßig einfügen will, habs zwar prinzipiell geschafft, aber das formular verschwindet wieder, sobald man damit das erste objekt erstellt hat. ne' Ahnung woran das liegen könnte?

Andi Fandrich Als Antwort am 2 Dez. 2016 15:32

Sorry, aber welches Formular möchtest Du genau wo einfügen?

erdmelone Als Antwort am 2 Dez. 2016 15:33

Ich habe meine Urlaubsliste, wenn man da nun ein neues Objekt anlegen will kommt man ja auch das "New" Formular, und ich hätte es jetzt gerne so, dass das Formular um neue Objekt dauerhaft über der eigentlichen Liste zu sehen ist. 

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2016 08:13

OK, verstanden. Ich finde das zwar etwas seltsam und bin auch nicht sicher, ob es geht, aber Du kannst versuchen das Formular per SharePoint Designer in die Seite einzufügen. Die Seite öffnen und oben gibt es Buttons zum Einfügen der Listenformulare. Könnte aber sein, daß ion dort nicht zur Verfügung steht.