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Dokumentenmappen sollen Metadaten des Inhaltes "erben" - Dokumente Verknüpfen

Unbeantwortet Dieser Beitrag hat 3 Antworten

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2 Beiträge
S.Bob erstellt 2 Aug. 2016 10:42
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Hallo Liebe Community,

Vorab: tolles Forum. Habe bereits den ein oder anderen Kniff herausgefunden.

ich will auf unserem Sharepoint eine Wissenssammlung auf verschiedenen Bereichen anlegen. Einige unserer Dokumente sind eine einzelene Dokumente, manche umfassen mehrere Dateien/Dokumente, welche unterschiedliche Metadaten je Spalte enthalten können. Die Wissensammlung innerhalb der Dokumentenmappen sind, trozt unterschiedlicher Kostengruppen, direkt miteinander verbunden.

Beispiel:

  • 10 Dateien mit Inhalt in der Spalte X von 1-10
  • 2 Dokumentenmappen mit jeweils 10 Dateien mit Inhalt in der Spalte X von 1-10
  • also in Summe 30 Dateien in der Dokmentenbibliothek

Ich will meinen Mitarbeitern ermöglichen in unserer Dokumentenliste über verschiedene Filtermöglichketen Themen zu finden. Dazu ist es aus meiner Sicht zwingend notwendig dass durch die Filterung in Spalte X mit z.B. dem Wert "10" alle Dokumente außerhalb der Dokumentenmappe als auch die Dokumentenmappe als solche angezeigt wird.

Dass ich diese Definition von Hand in der jeweiligen Dokumentemappe eintrage kommt nicht in Frage, da die Anzahl der Dokumente sehr hoch ist und die häufigkeit der Überarbeitung imens sein wird.

Denkt Ihr ich bin hier auf dem richtigen Weg, oder würdet Ihr das Problkem anders angehen? Grundsätzlich ist/war meine Intesion zu suchen, filtern, sortieren, ausschließen UND einzelne Dokumente miteinander zu verknüpfen (bisher über Dokumentenmappe gelöst).

Viel Text, kleine Frage... Hoffe Ihr könnt mir hier eine Lösung/Idee nennen.

 

Beste Grüße aus Stuttgart

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 2 Aug. 2016 11:15
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Die Dokumentenmappen können die Metadaten doch gar nicht von den Dokumenten erben, weil verschiedene Dokumente auch verschiedene Metadaten haben können. Von welchem Dokument soll die Mappe jetzt erben?

Was Du da vorhast mit Dokumenten und Dokumentenmappen ist grundsätzlich schon richtig. Alles andere würde ich aber über die Suche lösen. Du kannst für die Metadaten sog. Managed Properties definieren und die "Refinable" machen. Dadurch können sie als Refiner auf Suchseiten verwenden werden, also zum Eingrenzen der Suchergebnisse. Benutze mal die Suchmaschine Deiner Wahl, um Dich zum Thema schlau zu machen. Alles weitere klären wir dann hier.

[quote user="S.Bob"]Beste Grüße aus Stuttgart[/quote]

Beste Grüße aus WN :-)

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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2 Beiträge
S.Bob Als Antwort am 2 Aug. 2016 14:04
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Hallo Andi,

Jaaa, die Managed Properties... dachte mir schon dass ich da nicht drum rum komme.

Jedoch noch ein Zusatz zu den Metadaten der einzelnen Dokumente innerhalb der Dokumentenmappe. Dass nicht jede Spalte die Inhalte erben soll/darf ist klar, jedoch gibt es einzelne wichtige Spalten, die eine Mehrfachauswahl zulassen und diese auch nicht frei Wählbarr sind, sondern vordefiniert sind.

  • Spalte Kostengruppe
    • Eintrag 1
    • Eintrag 2
    • ...
    • Eintrag 15
  • Spalte Leistungsphase
    • Eintrag 1
    • Eintrag 2
    • ...
    • Eintrag 6

Nach meiner Einschätzung stellt die vielzahl an Metadaten in gewissen spalten kein Problem dar, da dieser Effekt ja genau so gewollt ist. Auch wenn nur ein Teil der Dokumentenmappe meinen Filtern/Suchen enspricht kann/wird dieser (im besten Fall sogar mit den restlichen Dokumenten in der Mappe) von Interesse sein.

Besten Dank aber schon mal soweit!

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 2 Aug. 2016 14:42
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[quote user="S.Bob"]Nach meiner Einschätzung stellt die vielzahl an Metadaten in gewissen spalten kein Problem dar, da dieser Effekt ja genau so gewollt ist[/quote]

Von Dir gewollt vielleicht, aber andere könnten das durchaus anders sehen. Aber wie auch immer, es geht sowieso nicht.

Ich kann Dir wirklich nur empfehlen, Dich mit der Suche zu beschäftigen. Damit solltest Du eigentlich alle Anforderungen sauber abgedeckt bekommen. Und es funktioniert dann falls gewünscht sogar mit allen Inhalten und nicht nur innerhalb einer Bibliothek. Und wenn man dann noch unterschiedliche Search Display Templates z.B. für Dokumente und Dokumentenmappen macht, sieht das auch noch schön aus ;-)

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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