Aufbau Dokumentenbibliothek

Olaf Didszun Als Antwort am 6 Juni 2016 22:08

Hi,

was sind denn die Anforderungen, die du umsetzen willst? In deiner Frage hast du Lösungen (und daraus resultierende Probleme) genannt, aber was du eigentlich erreichen willst, wird daraus nicht ersichtlich.

Grüße

Olaf

Ben Als Antwort am 6 Juni 2016 23:04

Hi Stefan,

also jetzt ohne deine spezifischen Anforderungen zu kennen, empfehle ich dir folgendes.

Setze eine Dokumentenbibliothek auf und strukturiere die Dokumente anhand von Gruppierungen und Metadaten. Dokumente gehen ja in SharePoint nicht einfach verloren, dafür gibt es ja z.b. die Versionierung. Diese kannst du selbst konfigurieren und kannst selbst bestimmen wie viele Haupt - und Nebenversionen pro Dokument verfügbar sein sollen.

Dafür spricht auch die Qualität der Suchergebnisse. Wenn du stark mit Metadaten und Content Types arbeitest, kannst du diese dafür nutzen um die Suche zu filtern.

Ordner sind zwar grundsätzlich nichts schlechtes im SharePoint, aber für einen Verein würde ich dir die Struktur mit Gruppierung und Metadaten empfehlen.

Viele Grüße

Ben

Stefan2706 Als Antwort am 7 Juni 2016 06:24

Hallo!

Vielen Dank für eure Tipps.

Meine Anforderungen sind:
- Die Dokumente sollten relativ leicht suchbar sein (spricht für Metadaten)
- Einfache Handhabung des Systems
- Oft sind unsere Dokumente nicht nur einzelnen Benutzern (Funktionen) zuordenbar, sondern übergeordnet auch Veranstaltungen (z.B. Konzerte) - Metadaten?

Einziges Problem, welches ich im Moment noch nicht lösen konnte ist, dass relativ leicht Dokumente beim Upload überspielt werden können. Dies kann vor allem passieren, wenn jemand die Checkbox im Upload-Fenster nicht deaktiviert (Vorhandene Dokumente überschreiben).

Habt ihr einen Tipp, wie ich dieses Problem lösen kann? Ich habe später keine Lust hinter meinen Leuten nachzuarbeiten und Versionen herum zu speichern ;-)