Spalten für Ordner hinzufügen

Patrick Als Antwort am 23 Mai 2016 15:22

Das hört sich sehr nach einem Einsatz von Dokumentenmappen an.

Ich bin der Meinung, dass wenn es geht auf Ordner verzichtet werden sollte. Gründe gibt es einige.

Daher: Dokumentenmappe > Ordner, vorausgesetzt du verwendest nicht die Foundation. Da gibt es leider nicht.

Ansonsten würde ich trotzdem schauen ob es sich nicht anders realisieren lässt. Mehrere Bibliotheken und Workflows oder Lookups.

Sodi Als Antwort am 23 Mai 2016 15:27

Hallo Patrick,

leider lässt sich im diesem Fall nicht ohne Ordner arbeiten, da es bereits eine Kundenbibliothek in Windowsoberfläche gibt.

Nun stellt soll das System auf SharePoint umgestellt werden und die alten Daten müssen zwingend mit. Somit möchte ich das mit den Ordner so realisieren, das die Ordmer einen Kunden (aus dem Kundenstamm im SharePoint) zugeordnet werden & somit über Filter Jede Datei in diesem Ordner gefunden wird. Ist das möglich?

Wäre super wenn es eine Möglichkeit gibt.

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Mai 2016 15:31

Die Migration vom Dateisystem nach SharePoint soll doch einen Sinn haben und dabei ist das schlechteste Vorgehen immer, alles wieder genauso zu machen ;-)

Also wenn schon alles neu, dann kann man auch über Änderungen nachdenken. Warum nicht aus jedem Kundenordner eine Dokumentenmappe machen?

Sodi Als Antwort am 23 Mai 2016 15:37

Hallo Andi,

ich bin auf dem Gebiet SharePoint Anfänger. Hab mir soweit erstmal alles alleine angeeignet.

Was genau meinst du mit Dokumentenmappe für jeden Kunden?

Gibt es eine Möglichkeit dich per Mail zu erreichen?

Patrick Als Antwort am 23 Mai 2016 15:45

So wie ich es verstehe ist dir das Konzept der Dokumentenmappe auch noch nicht sehr geläufig.

Ich denke du solltest dir mal die ersten Seiten bei Google oder Bing zu diesem Thema durchlesen.

Da du eine Großzahl an Dokumenten dann ablegen möchtest ist das Thema der Inhaltstypen zwingend notwendig. Zumindest meiner Meinung.

Generell könnte es sein, dass du dann eine Dokumentenmappe für den Kunden anlegst, die heisst dann z.B. wie das Unternehmen und hat noch einige zusätzliche Spalten wie Kundennummer, Adresse usw. Im Optimalfall als Lookup oder es wird gesetzt.

Innerhalb der Mappe hast du dann die verschiedenen Inhaltstypen. z.B. Vertrag, Angebot, Präsentation usw.

So würde ich vielleicht vorgehen.

Roland Als Antwort am 24 Mai 2016 09:32

Ich kann mich meinen Vorschreibern nur anschließen. Es macht in meinen Augen kein großen Sinn ein File-System im SharePoint 1:1 abzubilden.

Die Dokumentenmappen bieten einige Vorteile, wenn man sie durchdacht einsetzt - im Gegensatz zu Ordnern.

Vielleicht ist der folgende Link ein kleiner Schritt in die richtige Richtung.

http://www.tecchannel.de/a/dokumentenmanagement-mit-sharepoint,3277595

Gruß Roland 

Sodi Als Antwort am 25 Mai 2016 08:53

Danke, der Link hat mir sehr geholfen!

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Mai 2016 15:24

Das wird auch nicht funktionieren. Man könnte für jeden Kunden eine eigene Bibliothek nehmen und dann dort einen Standardwert für das Feld Kunde setzen. Oder man könnte mit Dokumentenmappen arbeiten, die Metadaten an enthaltene Dokumente weitergeben können. Allerdings gehen da keine Unterordner.

Generell sollte man Ordner in SharePoint wenn irgend möglich vermeiden.