Workflow zur Dokumentgenehmigung

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Mai 2016 12:11

Dafür daß Du Dich selbst als Neuling bezeichnest, bist Du ganz schön weit gekommen ;-)

Bei der Aufgabenaktion bekommst Du in der Variablen "sammeln" nicht das Ergebnis genehmigt oder abgelehnt, sondern einfach die ID der Aufgabe. Mit dieser ID kannst Du jetzt in der Aufgabenliste nachschlagen und so alle möglichen Felder der Aufgabe auslesen, auch den Genehmigungsstatus. Oft möchte man per Aufgabe noch mehr Daten vom Benutzer abfragen und da ist diese Vorgehensweise sehr nützlich (und deshalb heißt die Aktion auch "Daten von einem Benutzer sammeln").

erdmelone Als Antwort am 19 Mai 2016 12:19

Danke für das Kompliment :) (ich nehms' jetzt einfach mal als eines :P). Ich seh mich einfach als Anfänger weil ich erst im ersten Ausbildungsjahr bin und auch erst seid vllt. 2Monaten mit Shaer Point in meiner Testumgebung arbeite :D

Aber jetzt zum Thema:

Okay, verstehe was du meinst. Frage ist jetzt, wenn ich dann 'Abgelehnt' bzw. 'Genehmigt' als Bedingung wegnehme, und stattdessen die ID verwende, fängt die ID bei 0 oder 1 an ? 

Danke für die schnelle Antwort und Liebe Grüße

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Mai 2016 13:00

Ich hole mal ein bißchen weiter aus: jedes Element in SharePoint hat immer eine eindeutige ID. Das ist eine Zahl die vom System von eins an hochgezählt wird. Das zu genehmigende Dokument hat also eine ID und die vom Workflow erstellte Aufgabe auch. Genau diese ID der Aufgabe bekommst Du in der Variablen.

Wenn Du jetzt irgendwelche Daten der Aufgabe brauchst, geht das über einen sog. Workflownachschlagevorgang. Den erreichst Du, wenn Du beim Eingabefeld rechts auf den kleinen Button mit dem Formelsymbol klickst. Im Nachschlagedialog ist standardmäßig immer "Aktuelles Element" ausgewählt. Im DropDown darunter kannst Du alle Felder des aktuellen Elements auswählen. Aktuelles Element ist immer das Element, auf dem der Workflow läuft, in Deinem Fall also das Dokument.

Im oberen DropDown kannst Du außer dem aktuellen Element auch alle anderen Listen auswählen. Wenn Du das tust, erweitert sich der Dialog und Du hast unten zwei weitere Felder. Oben wählst Du also z.B. die Aufgabenliste und das gewünschte Feld der Aufgabe. Unten wählst Du dann, welches Element dieser Liste Du haben möchtest, also welche Aufgabe. Dazu wählst Du das Feld "ID" und darunter könntest Du jetzt z.B. fest eine Zahl eintragen. Dann bekommst Du immer die Aufgabe mit dieser ID.

Du kannst aber wieder ganz rechts auf das Formelsymbol klicken und ein weiterer Nachschlagedialog öffnet sich. Dort wählst Du jetzt statt Aktuelles Element die Workflowvariablen und direkt darunter die Variable sammeln.

Dieses Nachschlagen braucht man sehr oft in den Workflows. Z.B. auch, wenn man Daten in Mails einfügen will oder in eine andere Liste kopieren. Ich hoffe, das kam einigermaßen verständlich rüber.

erdmelone Als Antwort am 19 Mai 2016 14:07

Super Vielen Dank für die Antwort,

aber jetzt bin ich komplett verwirrt irgendwie.

Du schreibst

[quote user="Andi Fandrich"]

Du kannst aber wieder ganz rechts auf das Formelsymbol klicken und ein weiterer Nachschlagedialog öffnet sich. Dort wählst Du jetzt statt Aktuelles Element die Workflowvariablen und direkt darunter die Variable sammeln.

[/quote]

Aber (korrigiere mich wenn ich einen Denkfehler habe) ich kann doch nicht den Wert der Variable Sammeln (hab ich ja in der Bedingung schon als erstes eingetragen) mit der Variable sammeln vergleichen oder? Oder muss ich vorne dann was anderes eintragen?

Ich habs mal mit einer festen Zahl versucht. (Versuch dir mal meinen Gedankengang näher zu bringen) Dann wäre es doch so, dass der in den Wert der Variable guckt und wenn der gleich dem Feld ID ist  (für genehmigt "1" und für abgelehnt "2") dann soll er das Feld "Genehmigung" bei dem Dokument dementsprechend ändern.

Oder anders gefragt, wie würdest du genau die Bedingungen stellen? Ich blick grad irgendwie gar nicht mehr durch. :(

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Mai 2016 15:32

[quote user="Erdmelone"]aber jetzt bin ich komplett verwirrt irgendwie[/quote]

Kenne ich :-) Manchmal hilft nur eine Nacht drüber schlafen...

Du hast tatsächlich noch einen Denkfehler. In der Bedingung selbst brauchst Du die Variable gar nicht als Vergleichswert. Die Variable brauchst Du nur innerhalb des Nachschlagevorgangs. In der Bedingung vergleichst Du das Ergebnis des Nachschlagevorgangs (nämlich den Wert der Aufgabe im Genehmigungsfeld) mit einem festen Wert (genehmigt/abgelehnt).

Je nach Feldtyp bietet Dir der Workflowdesigner sogar die möglichen Werte zur Auswahl an. Benutze in der Bedingung also als ersten Vergleichswert den Nachschlagevorgang und wenn Du Glück hast, bietet der Designer die möglichen Werte zum Vergleichen an.

erdmelone Als Antwort am 19 Mai 2016 15:47

Oh mein Gott, super es klappt ! 

Danke vielmals, der Knoten ist endlich geplatzt. Man bin ich froh. 

Aber ich glaube ich setze mich dann doch noch was mehr mit dem Thema auseinander damit mir das nicht nochmal passiert ^.^

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Mai 2016 16:13

Also wenn Du den Nachschlagevorgang kapiert hast (hast Du ja jetzt), dann hast Du einen großen Teil der Workflows kapiert. Viel Spaß noch damit :-)