Nur Bibliotheksansichten mit Outlook verbinden

Patrick Als Antwort am 27 Apr. 2016 10:58

Hi,

mir ist dafür auch keine Lösung bekannt. Schön wär's, ja.

Alternativ kannst du mit Dokumentenmappen arbeiten. Diese kannst du dann in Outlook als Verknüpfung anbieten.

SharePoint + Outlook = Naja...

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Apr. 2016 12:07

Outlook ist nicht gerade das optimale Tool für diesen Zweck. Zur Synchronisierung von Dateien ist eigentlich OneDrive gedacht. Habt Ihr das schon getestet? Hat auch den Vorteil, daß Dateien offline geändert werden können und dann automatisch wieder zurückgespielt werden.

Lissi42013 Als Antwort am 27 Apr. 2016 14:39

Ja das weiß ich. Ich will die Outlook-Lösung ja auch gar nicht, kann sie aber leider nicht ausschalten und entsprechend nicht ausschließen, dass Kolleginnen/Kollegen nicht doch zufällig mal beim Rumklicken die Bib mit Outlook verknüpfen (wir haben da so einige Spezialisten).

Da wir teilweise sensible Dokumente mit Personendaten in die Bib hochladen, muss ich unbedingt vermeiden, dass ein Dritter unberechtigt das Dokument sehen, geschweige denn einsehen kann.

OneDrive nutze wir auch, hilft mir nur nicht, da ich mich mit Nutzergruppen und nicht mit einzelnen Kolleginnen/Kollegen beschäftige. Außerdem bleibt das Problem mit Outlook aber ja trotzdem bestehen...

Echt blöd ist das!

Naja, danke für eure Rückmeldungen. Ich habe mir jetzt folgende Friemel-Lösung überlegt:

Ich richte einzelne Bibliotheken für jede Nutzergruppe ein. Dann sind die Dokumente auch wirklich nur von den Berechtigten einsehbar. Sofern Doks geteilt werden müssen/sollen, muss das Metadatum "Teilen mit ..." je Dokument ausgefüllt werden. Per Workflow bekommen die Mitglieder der Adressat-Nutzergruppe eine Mail nach dem Motto "Achtung, es wurde ein Dokument mit Ihnen geteilt." inkl. dem Link zum Dok. Gleichzeitig schreibt der WF im Arbeitsbereich der Nutzergruppe ein neues Element in die Liste "Mit Nutzergruppe geteilte Dokumente". Das Element enthält den Dok-Namen und den Link zum Dok.

So liegt das Dok nur an einer Stelle, kann aber trotzdem geteilt werden und erscheint im persönlichen Arbeitsbereich der Nutzergruppe, von wo aus es von der Nutzergruppe über den Link geöffnet und bearbeitet werden kann.

Bissel umständlich das Ganze aber kommt meiner Wunschlösung wenigstens einigermaßen nahe.

Vielleicht hilft diese Lösung ja irgendwann mal jemanden.

Beste Grüße

Andi Fandrich Als Antwort am 27 Apr. 2016 15:49

[quote user="Lissi42013"]kann sie aber leider nicht ausschalten und entsprechend nicht ausschließen, dass Kolleginnen/Kollegen nicht doch zufällig mal beim Rumklicken die Bib mit Outlook verknüpfen [/quote]

Soweit ich weiß kann man sas über Berechtigungen lösen und zwar mit den Einzelrechten "Use remote interfaces" oder "Use client integration".

[quote user="Lissi42013"]Da wir teilweise sensible Dokumente mit Personendaten in die Bib hochladen, muss ich unbedingt vermeiden, dass ein Dritter unberechtigt das Dokument sehen, geschweige denn einsehen kann.[/quote]

Achtung: was Ihr da macht, nennt sich Security by Obscurity und sollte niemals für wirklich sensible Daten verwendet werden. Eure "Spezialisten" finden diese Dokumente ganz sicher, z.B. ganz einfach über die Suche. Sowas muß unbedingt über echte Berechtigungen geschützt werden. Aber Du schreibst ja, daß Ihr das jetzt macht...