Document Sets nur mit eingeschränkten Content Types?

Andi Fandrich Als Antwort am 27 März 2016 12:05

Das ist relativ einfach: da Dokumentenmappen unter der Haube auch nur Ordner in einer Dokumentbibliothek sind, kann man nur Dokument-Inhaltstypen verwenden. Für alles andere muß man den Standardweg über Nachschlagespalten gehen.

Tomasito Als Antwort am 27 März 2016 13:19

Vielen Dank für die Erklärung. Damit ist mein Konzept hinfällig.

Ehrlich gesagt, weiß ich aber jetzt nicht genau, wie ich weiter vorgehen soll.

Kurz zur Erklärung:

Ich möchte eine große Anzahl an kleinen Projekten organisieren (ca. 200-300). Diese sind in einer Liste zusammengefasst. Jedes Projekt ist definiert über verschiedene Metadaten, die eingegeben werden sollen. Wenn ich nun ein Projekt aus der Liste auswähle soll die Projektseite aufgehen. Oben sollen die Metadaten des Projektes dann angezeigt werden. Darunter folgt eine weitere Liste in der verschiedene Elemente Aufgerufen werden können (Dokumentenmappe mit Dateien, Formulare, Gesprächsnotizen, Kontakte, etc).

Ich habe letztendlich das Document Set als Inhaltstyp gewählt, weil es mir direkt eine Seite gibt, die im oberen Teil alle Metadaten anzeigen kann.

Nun stelle ich mir aber die Frage, wie ich vorgehen sollte, um das anders hin zu bekommen? Muss ich eine Blank Page jedes Mal erstellen, und diese dann mit Webparts konfigurieren oder welche Möglichkeiten gibt es da?

Andi Fandrich Als Antwort am 28 März 2016 15:42

Man kann sowas sehr wohl mit Dokumentenmappen machen, muß aber etwas Aufwand investieren, um andere Elemente komfortabel an die Mappe zu binden.

Ansonsten gibt es noch die ebenfalls gerne genutzte Variante, bei der für jedes Projekt eine eigene Website angelegt wird. Man kann sich ja eine Vorlage bauen und dann die Websites aus dieser Vorlage erzeugen.

Tomasito Als Antwort am 29 März 2016 10:17

Inwieweit müsste ich den Aufwand denn betreiben, damit ich die Elemente an die Dokumentenmappen binden kann?

Also so wie ich es verstehe, unterscheidet SharePoint zwischen einer angehängten Datei und Informationen, die direkt in Listen und somit in der Datenbank hinterlegt sind. Müsste ich SharePoint dann vorgaugelnt, dass die Elemente, die ich in der Dokumentenmappe hinzufügen will, eigentlich Dateiern sind, meine Infos aber über die Spalteninformationen eingebe?

Mir reichen hier eine paar Schlagwörte, damit ich einfach einen Anhaltspunkte habe, in welche Richtung ich weiter arbeiten muss.

Andi Fandrich Als Antwort am 29 März 2016 11:04

Man müßte dazu die sog. Welcome Page der Dokumentenmappe anpassen. Das ist die Seite, die sich öffnet, wenn man in der Liste auf eine Dokumentenmappe klickt. Die Seite zeigt oben Information zur Mappe selbst an und darunter die zur Mappe gehörenden Dokumente.

Dort lassen sich weitere Listenansichten einfügen. Wenn diese Listen ein Nachschlagefeld auf die Dokumentenbibliothek haben, erscheinen sie automatisch unter Einfügen - Verknüpfte Listen und sie werden automatisch passend gefiltert.

Um es den Benutzern einfacher zu machen, setzt man unter jede dieser Ansichten einen Neues-Element-Link. Der verweist zur Neuanlage, aber das Nachschlagefeld ist schon passend vorbelegt und muß nicht mehr ausgefüllt werden. Wie das genau geht, findest Du hier: http://blogs.evocom.de/af/archive/2013/04/26/link-zum-erstellen-eines-detaildatensatzes.aspx

Das Ganze funktioniert wunderbar, wenn es sich nur um wenige Listen handelt. Ob das für Dich paßt, mußt Du selbst wissen ;-)

Tomasito Als Antwort am 7 Apr. 2016 13:24

So, wollte den Thread noch abschliessen.

Also die Limitierung der Document Sets konnte ich leider nicht umgehen.

Ich habe erst einmal einen Workaround geschaffen, der vll. nicht ganz sauber ist, aber erst mal funktioniert es für mich.

Ich habe verschiedene Content Types angelegt, die ich im Document Set einpflege. Bei den Content Types habe ich über weitere Columns Inforamationen hinzugefügt, die ich zusätzlich zu den Dokumenten benötige.

Zur Welcome Page habe ich dann verschiedene List Views hinzugefügt, die ich nach den Content Types filtere.Ist zwar nicht im Sinne des Erfinders, funktioniert aber für mich.

Vielen Dank für deine Hilfe!

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Apr. 2016 14:14

Warum sollte das nicht im Sinne des Erfinders sein? Es ist im Grunde das, was ich oben beschrieben habe.

Tomasito Als Antwort am 7 Apr. 2016 14:28

Ja, ohne deine Hinweise wäre ich da nicht auf die Lösung gekommen. Ich finde die Lösung gut und für mich funktioniert sie super. Aber gefühlt ist es für mich eher ein Workaround, um dahin zu kommen, wo ich hinwollte.

Sauberer wäre es für mich, wenn man nicht eine Liste hätte, die für alle Listenelemente offen wäre, die aber die gleiche Funktionalität des Document Sets liefert. Dies ist aber nicht vorgesehen und muss dann mit dem Designer selber gemacht werden.

Aber alles super jetzt. Danke nochmals für die Hilfe.

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Apr. 2016 14:51

Ach so. Ich wollte eigentlich nur wissen, was Dir daran nicht gefällt, aber da habe ich Dich wohl falsch verstanden :-)

Ich sehe das nicht als Workaround, sondern als einfach selbst zu konfigurierende Erweiterung. Das System SharePoint liefert eine gesunde Basis und für praxistaugliche Anwendungen kann man es dann noch "tunen" - bis hin zu eigenen Entwicklungen. Das ist z.B. bei ERP-Systemen völlig normal...