Dokumentkategorien

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Jan. 2016 12:28

Das mußt Du schon selbst wissen - die Unterschiede sind einfach zu groß. Solche Kategorien sind ja auch nicht in Stein gemeißelt, sondern können jederzeit erweitert werden. Und beachte auch, daß man mit Managed Metadata ganz ausgezeichnet Hierarchien abbilden kann, also mehrere Ebenen und damit sozusagen "Über-Kategorien".

Patrick Als Antwort am 11 Jan. 2016 08:16

Hi Andi,

danke für dein Feedback. Ich weiß, dass das nicht in Stein gemeißelt ist. Jedoch möchte ich nicht zu viele Kategorien, sodass der Mitarbeiter auch weiß nach was er zum einen suchen kann und zum anderen, dass er weiß, was unter welcher Kategorie zu finden ist.

Hast du mir vielleicht einige die du verwendest?

Bzgl. den "Über-Kategorien", hast du mir das ein, zwei Beispiele?

Danke

Patrick

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Jan. 2016 09:33

Die Organisation der Kategorien ist definitiv nicht einfach, muß aber für jedes Unternehmen jeweils neu erfolgen. Es wird aber immer ein fließender Prozeß sein und es dauert eine ganze Weile, bis sich etwas einigermaßen dauerhaftes herausgebildet hat. Dabei helfen dann auch die Verwaltungsfunktionen, die es im Termstore gibt (man kann Ausdrücke als veraltet markieren, man kann sie zusammenfassen usw.).

Als Beispiel für eine Hierarchie könnte man z.B. Fahrzeuge nehmen: auf oberster Ebene z.B. die Antriebsart (Benzin, Diesel, Gas, Wasserstoff, ...). In der nächsten Ebene die Hersteller und dann die Modelle. Man kann aber auch nach Fahrzeugart gruppieren (LKW, PKW, ...). Auch hier gibt es also keine eindeutige Festlegung und jeder muß das für sich selbst entscheiden.

Bei einem Unternehmen könnte man als eine Kategorie z.B. eine Hierarchie aus Standorten und Abteilungen verwenden, aber dann stellt sich die Frage, welche Ebene zuerst kommt. Man stellt dann schnell fest, daß es hier sinnvoller ist, mit zwei unterschiedlichen Feldern zu arbeiten.

KlausBergmann Als Antwort am 11 Jan. 2016 11:01

Hallo Patrick,

auf deinen Auszug bezogen würde ich mit Nachschlagefelder arbeiten und somit die Gruppen bilden.

Beispiel:

Vertrag dazu gehört Angebot-Auftragsbestätigung-Vertrag-Planung-Rechnung...

Interne Doku dazu Installationsanleitung-Service Mitteilung-Protokoll...

Reduziert die Auswahl für die User und erleichtert denen die Zuordnung.

Gruß Klaus

Patrick Als Antwort am 13 Jan. 2016 13:09

Falls jemand Dokumente oder Links bzgl. "Wie findet oder legt man Dokumentkategorien im Unternehmen fest" sind herzlich willkommen.