Workflows mit Dokumentenmappen

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Nov. 2015 14:46

Das wird mit einem Workflow eher nicht funktionieren. Dokumentenmappen sind unter der Haube Ordner und Workflows können nicht mit Ordnern umgehen.

Die Frage ist aber, wozu das Dokument überhaupt kopiert werden soll. Wahrscheinlich läßt sich das gewünschte Ziel (welches?) auch ganz anders erreichen.

Roland Als Antwort am 23 Nov. 2015 15:15

Wir haben in einem Dokumentencenter mehrere Bibliotheken, den jeweils verschiedene Benutzerechte zugewiesen sind.

Innerhalb der Bibliotheken arbeiten wir nur mit Dokumentenmappen und jedes Dokument liegt immer in einer Mappe.

Die Anforderung war es, ein Autor und seine Mitarbeiter haben Schreibrechte in ihrer Bibliothek. Wird ein Dokument freigegeben, so bleibt es in der Bibliothek zur weiteren Bearbeitung. Eine Freigabe bedeutet eine neue Vollversion und diese Vollversion wird einem "anderen" Benutzerkreis zur Verfügung gestellt. Und das nur mit Leserechten in einer anderen Bibliothek. Daher kopieren wir das Dokument. Das funktioniert auch, sofern das Ziel eine Bibliothek ist und keine Dokumentenmappe. Klingt vielleicht umständlich und kompliziert, ist in der Praxis aber sehr einfach.

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Nov. 2015 15:58

OK, Problem verstanden. Könnt Ihr den "normalen" Benutzern nicht einfach nur Rechte auf die Hauptversionen geben? Nur höher berechtigte sehen dann die Nebenversionen und es gibt für alle anderen gar keinen Grund mehr auf die andere Bibliothek auszuweichen.

Eine bessere Lösung fällt mir aber auf die Schnelle nicht ein. Man könnte natürlich wie immer etwas programmieren, z.B. einen EventReceiver. Oder eine eigene Workflowaktion. Oder die Bearbeiter speichern das freigegebene Dokument einfach als PDF und nur das wird der breiten Masse zugänglich gemacht.

Roland Als Antwort am 24 Nov. 2015 10:01

Danke, für deine Antwort Andi.

Wenn ich weiter überlege, dann stelle ich im Moment mein Konstrukt in Frage.

Was mir aber grundsätzlich Sorgen macht, das ich im SharePoint Designer an jeder Quelle Workflows auf Dateien bzw. Dokumente legen,
aber nicht jedes beliebige Ziel auswählen kann, wie zum Beispiel meine Dokumentenmappen. :-(

Kann ich eigentlich in einer Liste für jede Spalte eigene Rechte setzen?

Andi Fandrich Als Antwort am 24 Nov. 2015 10:04

[quote user="Roland"]Kann ich eigentlich in einer Liste für jede Spalte eigene Rechte setzen?[/quote]

Nein

Derby Als Antwort am 24 Nov. 2015 14:42

Um ein Dokument in eine Dokumentenmappe zu "verschieben", must du den "Pfad und Namen" anpassen. Wenn du das Dokument in eine Mappe einer anderen Bibliothek verschieben willst, must du es erst kopieren und dann den "Pfad und Namen" anpassen. Siehe Screen.

Derby