SharePoint 2010-Workflows können nicht neu angelegt bzw. editiert werden

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Okt. 2015 12:02

Die SharePoint Designer Version richtet sich nach der SharePoint Version, nicht nach der Workflowversion. D.h. in SharePoint 2013 (und SharePoint Online) müssen auf 2010er-Workflows mit SharePoint Designer 2013 bearbeitet werden.

Allerdings gibt es für die keinerlei Möglichkeit der Wiederverwendung. Man kann sie nicht von einer Website zur anderen kopieren. Du mußt den Workflow also neu bauen.

Ich hoffe Du hast Dir Deine Office-Installation nicht zerschossen. Normalerweise sollte man immer in der zeitlich richtigen Reihenfolge installieren, dann ist das kein Problem. Also zuerst SharePoint Designer 2010 und erst dann 2013.

PS: nur aus Neugier: welche Mailfunktion brauchst Du im Workflow, die es in 2013 nicht gibt?

TGrauel Als Antwort am 22 Okt. 2015 12:26

Hi Andi,

Vielen Dank für Deine Antwort. Jepp, das mit dem ausschließlichen bearbeiten mit dem 2013er-Designer hab ich mir schon irgendwie gedacht. Die Office-installation scheint zum Glück nicht betroffen zu sein, das scheint noch alles zu passen.Im Microsoft-Forum meinte noch jemand, daß man nur wiederverwertbare Workflows als Template abspeichern kann, keine Listenworkflows. Komischerweise lassen sich aber 2013er-Listenworkflows im 2013-Designer sehr wohl als Template speichern, habe ich alles schon getestet.

Die Workflows manuell von Hand für jeden Kunden nachzubauen wäre schon ne Menge Arbeit. Für jeden Kunden existiert eine Teamwebsite mit eigenem Tracker, da würde ein manuelles Neuerstellen immer desselben Workflows keine Stunden, sondern mehrere Tage dauern. Und jede Änderung würde dann bei jedem Kunden manuell einzurichten sein. Deswegen ist ein Template eigentlich schon fast lebensnotwendig.

Wegen der Mailfunktion: Im Tracker haben wir ein Kommentarfeld. Dies ist ein mehrzeiliges Textfeld mit der Option "Änderungen an vorhandenem Text anfügen". Dies ermöglicht, daß die Kommentare historisch gespeichert werden. In meiner Mail soll nun der letzte eingegebene Kommentar angezeigt werden, damit die Benutzer diesen auch sehen, ohne die Teamwebsite aufrufen zu müssen.

Leider kann ich dieses Kommentarfeld nicht mit einem Sharepoint 2013-Workflow auswerten. Beim Zugriff auf "Aktuelles Element:Kommentare" ist dies immer leerm egal was ich mache.

Auf http://officepowerups.com/2013/06/25/sharepoint-show-most-recent-comment/ habe ich nun eine Lösung gefunden, die allerdings leider nur mit einem 2010er-Workflow funktioniert. Deswegen habe ich mir auch diesen (kleinen) Workflow für jeden Kunden manuell gebaut und rufe bei jeder Änderung im Tracker also sowohl den 2010er (letzter Kommentar)- als auch den 2013er (Mail)-Workflow auf. Doch leider kann ich hier die Reihenfolge nicht bestimmen, so daß oft erst der Mail-WF und danach der Kommentar-WF aufgerufen wird. Ich habe auch schon mehrere Sachen ausprobiert: Aufruf des 2010er-WF aus einem 2013er-WF (Kommentar ist dann nicht gefüllt), warte im 2013-WF, bis ein Hilfsfeld gefüllt ist (WF wartet trotzdem nicht), warte n Minuten im Mail-WF (funktioniert auch nicht, der WF rennt trotzdem direkt los) etc. Und der einzige Tipp von Seiten Microsoft war: Baue einen 2010er-WF mit Mail-Funktion. Und genau das ist zwar durchaus machbar, doch wird im Mail-Workflow viel mit HTML-Formatierung und vielen Feldern gearbeitet, so daß das recht viel Arbeit ist, einen solchen anzulegen. Manuell bauen ist also pro Kunde sehr zeitaufwändig.

OK, das war jetzt viel Text ;-) Als kurze Zusammenfassung: Ein Kunde soll bei einer Änderung eines Trackereintrages eine Mail bekommen, in der neben diversen Infos auch der letzte Kommentar eingetragen ist.

Viele Grüße

Thomas

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Okt. 2015 12:59

OK, alles klar.

[quote user="TGrauel"]Komischerweise lassen sich aber 2013er-Listenworkflows im 2013-Designer sehr wohl als Template speichern[/quote]

Ja, aber eben keine 2010er. Die dahinterstehende Technologie ist komplett unterschiedlich (serverseitig vs. clientseitig).

[quote user="TGrauel"]Die Workflows manuell von Hand für jeden Kunden nachzubauen wäre schon ne Menge Arbeit[/quote]

OK, auch verstanden. Die einzig sinnvolle Lösung, die mir da einfällt, wäre ein Visual Studio Workflow. Das ist aber deutlich aufwendiger...

TGrauel Als Antwort am 22 Okt. 2015 14:56

[quote user="Andi Fandrich"]

Ja, aber eben keine 2010er. Die dahinterstehende Technologie ist komplett unterschiedlich (serverseitig vs. clientseitig).

[/quote]

Ah,ok, das wusste ich nicht. OK, dann macht es Sinn.

[quote user="Andi Fandrich"]

Die einzig sinnvolle Lösung, die mir da einfällt, wäre ein Visual Studio Workflow. Das ist aber deutlich aufwendiger...

[/quote]

Naja, wenn dabei ein Template raus käme würde zumindest der Aufwand für eine Neuerstellung des Workflows für alle Kunden weg fallen ;) Schaue ich mir auf jeden Fall mal an. Spannend ist hier auch, ob solch ein Workflow auch mit SharePoint online funktioniert oder aber nur für "echte" SharePoint-Server.

Ich habe gerade spaßeshalber mal einen 2010er wiederverwendbaren Workflow erstellt. Nach dem Abspeichern konnte ich diesen sogar als Template abspeichern. Doch sind zum einen nicht alle meine Felder aus dem Tracker da (vor allem die benutzerdefinierten Felder), noch kann ich den Workflow irgendwie auf eine andere Kunden-Teamseite kopieren. Auch der Visio Export/Import läuft leider nicht.

Ich schaue mal, vielleicht fällt mir ja noch was ein, was ich noch ausprobieren könnte. Aber nach den ganzen Stunden, die ich jetzt schon gesucht und ausprobiert habe gehen mir so langsam die Ideen aus.

Trotzdem Danke für Deine Antwort :)

Gruß

Thomas

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Okt. 2015 15:19

[quote user="TGrauel"]wenn dabei ein Template raus käme würde zumindest der Aufwand für eine Neuerstellung des Workflows für alle Kunden weg fallen [/quote]

Ja, dabei kommt ein echter wiederverwendbarer Workflow raus. Ähnlich wie die (ziemlich unnützen), die mit SharePoint mitgeliefert werden.

[quote user="TGrauel"]Spannend ist hier auch, ob solch ein Workflow auch mit SharePoint online funktioniert [/quote]

Nein, mit SharePoint Online geht das nicht. Man kann dort keine eigenen Solutions bereitstellen. Da müßte man eine App entwickeln.

TGrauel Als Antwort am 23 Okt. 2015 10:04

Jepp, ich merke schon, das mit den Kommentaren kann ich mit SharePoint Online nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand einbauen. Dabei dachte ich, daß eine solche Funktion doch an sich gar nichts Ungewöhnliches sein sollte?

Ich habe zwischendurch auch noch ein paar andere Tipps ausprobiert. Die unter https://chanakyajayabalan.wordpress.com/2012/01/02/copyingmoving-sharepoint-2010-designer-workflows/  beschriebene Lösung funktioniert leider nicht, da bleibt der Workflow auch leer.

Auch habe ich probiert, den zweiten Workflow (Mail mit 2013-Workflow) zu verzögern, indem ich ein Hilfsflag eingebaut habe. Dieses steht standardmäßig auf "nein" und wird im 2010er-Workflow auf "ja" gesetzt, sobald der letzte Kommentar in das Hilfsfeld geschrieben wurde. Im 2013er-Workflow habe ich nun die Aktion "auf Feldänderung warten" eingebaut. Der Workflow sollte an sich dann so lange warten bis das Flag auf "ja" steht". In der Theorie sollte also der Mail-Workflow auch dann so lange warten bis der Kommentar-WF durch ist, selbst wenn er als erstes gestartet wurde. Leider wartet er aber nicht. In der Praxis ist das so, der Mail-Workflow wird gestartet, der Befehl anscheinend ignoriert und der WF rennt durch. Der Kommentar-WF wird danach gestartet, bekommt den Kommentar nicht mit, setzt aber brav das Flag auf "ja". Sprich, danach ist der Zustand des Tickets ziemlich suboptimal.

Desweiteren habe ich versucht, einfach den Mail-Workflow durch "warte 2 Minuten" zu verzögern. Doch anscheinend hat SharePoint ein anderes Zeitverständnis als ich, der WF ignoriert den Schritt total und rennt auch ohne zu warten durch.

Ich weiß jetzt nicht, ob es an SharePoint Online liegt, daß bestimmte Befehle im WF gar nicht ausgeführt werden. Auf jeden Fall habe ich nun so ziemlich alles probiert was mir eingefallen ist. Nun bleibt der Kommentar erst einmal aus der Mail raus. Vielleicht baue ich in einer ruhigen Minute (bzw. eher ruhigen Woche) mal alle Workflows manuell in 2010er-WFs um, aber das ist leider auch keine optimale Lösung. Und wer weiß, ob in der nächsten Version von SharePoint die 2010er-WFs überhaupt noch unterstützt werden.

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Okt. 2015 10:15

Also ich würde wohl auch eher in die Richtung mit den zwei Workflows gehen. So ganz verstehe ich nicht, warum die bei Dir nicht zusammenarbeiten wollen. Ich habe das schon öfter auch in SharePoint Online umgesetzt und hatte damit bisher keine Probleme. Auch verstehe ich nicht, warum die Warten-Aktion bei Dir nicht geht. Die ist natürlich essentiell für sowas.

TGrauel Als Antwort am 23 Okt. 2015 10:57

Eben, wenn die Warten-Aktionen funktionieren würde wäre das Problem ja recht schnell gelöst. Deswegen bin ich ja jetzt auch recht frustriert, daß diese essentielle Funktion einfach vom SharePoint entweder übersprungen oder nicht ausgeführt wird. Ich habe jetzt auch keine Einstellung gefunden, die das Warten ggf. verhindert oder blockiert. 

Naja, ich schaue mal, vielleicht finde ich ja noch was, ich spiele nochmal ein wenig mit den Workflows rum...

TGrauel Als Antwort am 23 Okt. 2015 11:10

Ach so, hier noch 2 Screenshots zweier einfacher Test-Workflows. 

Das Feld "LetzterKommentarFlag" ist ein ja/nein-Feld, das standardmäßig auf "nein" gesetzt ist. 

Das Setzen des Flags wird mit diesem 2010er-Workflow realisiert:

der 2013er-Mail-Workflow sollte eigentlich warten, bis der andere Workflow fertig ist:

Aber trotz allem wird erst der Mail-Workflow gestartet, ich bekomme eine Mail, danach ist mein Feld "LetzterKommentarFlag" auf "ja", sprich, der zweite SetzeFlag-WF wurde gestartet.

Ich sehe in den beiden WF jetzt absolut nicht, warum das so ist. Die Aktionen in den Workflows sind doch eigentlich eindeutig, oder?

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Okt. 2015 11:15

Die Workflows sollten aber noch in irgendeiner Weise synchronisiert werden, damit ein eindeutiger Ablauf gewährleistet ist. Im Moment kannst Du nicht vorhersagen, welcher zuerst läuft.

Du kannst z.B. im 2013er als erste Aktion eine Pause von fünf Minuten einbauen.

TGrauel Als Antwort am 23 Okt. 2015 11:55

Hmm, an sich müßte doch egal sein, welcher der beiden WFs als erster startet, oder? Wenn der Mail-WF als erster startet wartet er ja auf das Flag (das vom Flag-WF gesetzt wird).

Ich habe mal 10 Minuten Wartezeit eingebaut. In dem Ticket habe ich dann gesehen, daß der Flag-WF in der zeit gestartet wurde (Flag auf "ja"). Nur der letzte Kommentar war nicht gefüllt. Nach 10 Minuten bekam ich dann eine Mail, ohne Kommentar. Sprich, das Warten hat funktioniert, aber der Kommentar ging verloren. Wahrscheinlich, weil erst der 2013er-WF gestartet wurde, der hat den wahrscheinlich gelöscht oder initialisiert. Komischerweise stand das LetzterKommentarFlag immer noch auf "ja", obwohl dieser ja explizit im WF auf "nein" gesetzt wird.

Ich habe dann den 2013er-WF abgeschaltet (Start auf manuell) und nur den 2010er aktiv gehabt. Wird hier ein Element im Tracker neu erstellt oder geändert wird brav das LetzterKommentar-Feld gefüllt, sowohl bei Neuerstellung als auch bei Änderung. Das heißt, mit einem reinen 2010er-WF würde ich das Problem wohl lösen können. Allerdings ist hier dann wieder das Problem, daß ich jeden WF von Hand bauen müßte, da der WF nicht als Template oder Visio so abspeicherbar ist, daß ich ihn bei anderen Kunden weiter verwenden kann. 

Es ist echt ne Krux ...