Workflow zur Bearbeitung von Listenelementen

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Aug. 2015 12:49

Schau Dir das mal an: http://blogs.evocom.de/af/archive/2013/08/09/sharepoint-2013-workflows-teil-2-listenelemente-iterieren.aspx

Allerdings frage ich mich, ob das die richtige Vorgehensweise ist. Irgendwie hört sich das für mich so an, als ob es eine bessere Lösung gäbe. Da müßte man allerdings das gewünschte Ziel besser kennen...

Sabrina Als Antwort am 17 Aug. 2015 10:39

Hallo Andi,

das hatte ich in der Tat bereits versucht, aber es hat nicht funktioniert.

Um den Fall nochmal zu erläutern:

Ich habe eine Aufgabenliste 'Projektaufgaben', in der den einzelnen Aufgabenelementen initial Projektmitarbeiter zu gewiesen werden sollen. Da diese Liste für jedes Projekt (als eigene SharePoint-Website) neu initiiert wird (wiederverwendbar) ist ein Workflow notwendig, um die Aufgaben nicht jedes Mal manuell zu zuweisen. Es handelt sich dabei nur um eine Liste. Die entsprechenden Personen werden mit Start des Workflows über einen Initiierungsformularparamenter abgefragt.

Ich hoffe das hilft nochmal bei der Lösungsfindung.

C.Kaiser Als Antwort am 17 Aug. 2015 14:19

Um wieviele Aufgaben handelt es sich denn?

Wenn es nur eine handvoll ist, dass würde ich versuchen mir die Aufgaben separat zu holen und die Personen dort einzutragen, sprich:

- Hole Aufgabe A und setze Person A
- Hole Aufgabe B und setze Person C
- Hole Aufgabe C und setze Person D
- Hole Aufgabe D und setze Person B

Das geht aber nur, wenn die Anzahl der Aufgaben überschaubar und nicht variable ist.

Ansonsten würde ich zur Projektanlage ein PowerShell Skript schreiben. Das kann dann auch sauber Schleifen abarbeiten.

Sabrina Als Antwort am 18 Aug. 2015 10:30

Also aktuell sind es 33 Aufgaben, die aber tendenziell im Laufe der Zeit mehr werden. Daher ist es ungünstig jede Aufgabe einzeln zu definieren und den Workflow bei zusätzlichen Aufgaben immer wieder anzupassen.

Gibt es da keine andere Möglichkeit als PowerShell? Damit kenne ich mich leider gar nicht aus. :-(

C.Kaiser Als Antwort am 18 Aug. 2015 11:16

Schleifen im SharePoint Designer Workflow sind nicht wirklich trivial und es ist aus meiner Sicht eher ein Krampf... Dann gibt es noch Unterschiede in der Funktionsweise von den neuen SharePoint 2013 Workflows und Workflows die auf der Basis 2010er Version in SharePoint 2013 erstellt werden können. Neben PowerShell kann man auch noch eigene Custom Actions für den SharePoint Designer entwickeln, der diese Spezialaufgaben dann abdeckt - aber ob das einfacher ist. :-)

Wie genau stellst Du dir denn die Umsetzung vor? Hier einige Fragen die ich mir im Vorfeld der Umsetzung (unabhängig von der Technik) stellen würde:
- Werden für die 33 Aufgaben immer die gleichen Personen verwendet?
- Was passiert wenn sich eine Person ändert (Anpassung des Workflows oder "von außen" über eine Maping Tabelle?)?

Wenn nicht immer die gleichen Personen verwendet werden:
- Wie werden die Personen für die einzelnen Aufgaben erfasst (wo kommen die Informationen her?)?
- Was passiert wenn die Aufgabenliste erweitert wird? Soll der Workflow dann angepasst werden oder soll das automatisch anhand des Webseiten Templates passieren?

Vieles hängt davon ab, wie komfortabel Ihr die Umsetzung gestalten wollt. Man könnte z.B. im Projektantragsformular die Zuständigkeiten der Aufgaben erfassen und entsprechend direkt zuweisen. Der Benutzer muss dann halt alles ausfüllen, dafür hat man auf der technischen Seite weniger Probleme.

Sabrina Als Antwort am 20 Aug. 2015 12:33

Zum Hintergrund:

Die Aufgaben stammen aus einem Organisationsprozess der in jeden Projekt durchlaufen werden muss. Diese organisatorischen Aufgaben sind in jedem Projekt gleich und den gleichen Rollen zugewiesen. Die Rollen können aber abhängig vom Projekt von unterschiedlichen Personen wahrgenommen werden. Die Liste soll initial für jedes Projekt aus einer Vorlage heraus erstellt werden. Anschließend soll der Workflow gestartet werden, in dem die drei Rollen in Form von Parameter abgefragt werden und die entsprechenden Personen angegeben werden.

Zu den Fragen:

1. Die Aufgaben werden immer von denselben Rollen ausgeführt. Die Personen werden den Rollen mit Start des Workflows zugewiesen (Initiierungsparameter).

2. Sollte eine Rolle im laufenden Projekt durch eine andere Person besetzt werden, kann der Workflow einfach nochmals gestartet werden, sodass eine neue Zuordnung erfolgt.

3. Das Mapping von Aufgaben und Rollen ist im Prozessmodell festgehalten und wird sich nur sehr selten ändern, deshalb mache ich es hier pragmatisch und definiere die Zuordnung hart im Workflow.

4. Sollte der Prozess erweitert werden reicht eine einmalige manuelle Anpassung am Workflow aus. Eine Automatisierung ist nicht notwendig.

Viele Grüße

Sabrina