pdf aus Sharepointliste erstellen

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Juli 2015 16:17

Am ehesten geht es mit Word. Man kann die Spalten einer Bibliothek direkt im Dokument verwenden (Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften). Damit hat man die Informationen schonmal in einem Dokument, aber das PDF müßte noch manuell erzeugt werden.

TList Als Antwort am 7 Juli 2015 10:01

Ok, du meinst also man kann über die Schnellbausteine die Listen aus SP nach Word kopieren? Ich sehe da bei Word aber nur Autor, Betreff, Firma etc. Von Word zu pdf ist mir klar, wie's geht. Aber von SP zu Word? Entschuldige, falls das ne blöde Frage ist, aber ich bin nicht so bewandert in der IT :-/

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Juli 2015 10:29

[quote user="TList"]du meinst also man kann über die Schnellbausteine die Listen aus SP nach Word kopieren?[/quote]

Nein, nicht ganz. Aber wenn die Worddatei in einer SharePoint-Bibliothek liegt, kann man die Spalten der Bibliothek im Dokument verwenden. Das kann man einmal bei der Vorlage hinter der Bibliothek machen und jedes neu erzeugte Dokument (aus dieser Vorlage) ist dann automatisch passend konfiguriert.

Wenn Du tatsächlich mehrere Elemente aus einer Liste brauchst, kannst Du die Liste nach Excel exportieren. Gehe dazu in die Liste und klicke oben im Reiter "Liste" auf "Nach Excel exportieren". Die Exceldatei kannst Du dann nach Deinen Wünschen gestalten und man kann es so einstellen, daß die Daten bei jedem Öffnen der Datei automatisch aktualisiert werden.

TList Als Antwort am 7 Juli 2015 10:33

Habe nun eine alternative Lösung gefunden. Ich erstelle in Word eine template Datei, in der an den entsprechenden Stellen Inhaltssteuerelemente liegen, die ich mittels XML Mapping mit den entsprechenden Feldern in der SP Liste verbinde. Ist bestimmt nicht gerade einfach, aber das wäre die attraktivste Lösung für meinen Chef ;-) Ich versuch mich mal daran. Danke für deine Hilfe!

Andi Fandrich Als Antwort am 7 Juli 2015 10:50

Genau das geschieht beim oben beschriebenen Weg automatisch im Hintergrund.

TList Als Antwort am 13 Juli 2015 10:56

Hallo nochmal,

XML geht gar nicht klar. Verstehe nix und sich das autodidaktisch beizubringen habe ich mittlerweile aufgegeben. Gerne würde ich deine "automatische" Lösung verwenden. Das Problem ist nur, dass ich immer nur eine Zeile aus der SP Liste brauche, um ein pdf Dokument zu erstellen. Sprich, in der SP Liste sind alle Claims aufgelistet (je Zeile ein Claim). Für jeden einzelnen Claim soll aber ein einzelnes pdf erstellt werden. Quasi so, wie wenn ich in der SP-Liste auf den Eintrag klicke und das dann in pdf. Gibt's da ne Möglichkeit ohne XML?

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Juli 2015 11:06

Ich versuche es nochmal von vorne.

Lege mal eine neue Bibliothek an und gib dabei als Vorlage "Worddokument" an. Gehe in die Bibliothekseinstellungen und gib der Bibliothek die notwendigen Spalten, damit Du die Claims abbilden kannst. Über die Erweiterten Einstellungen kannst Du die Vorlage öffnen. Gestalte die Vorlage nach Deinen Wünschen und benutze dabei die Spalten der Bibliothek (Einfügen - Schnellbausteine - Dokumenteigenschaften).

Wenn Du jetzt über den Neu-Button ein neues Dokument anlegst, öffnet sich Word und man kann die Daten eingeben. Man kann aber ein neues Dokument z.B. auch per Workflow erzeugen. Du hast dann "nur noch" das Problem daraus ein PDF zu machen.

TList Als Antwort am 13 Juli 2015 12:05

Achso ok, jetzt hab ich's verstanden. Das ist ein guter Ansatz, konnte es soweit auch realisieren. Habe die Bibliothek angelegt mit den nötigen Spalten und unter Library Settings > Advanced Settings das template editiert und über die Schnellbausteine die "Spalten" eingefügt. 

Problem ist nur, dass jetzt wenn ich in der Bibliothek ein neues Dokument erstelle, dieses komplett leer ist. Irgendwie nimmt er also nicht das template. Bei dem Editieren des templates fordert mich Word auch immer auf, die nötigen Felder schon mit Werten zu bestücken, da ich in SP gesagt habe, dass gewisse Spalten ausgefüllt sein müssen. Aber ein template soll ja eigentlich nur das Gerüst sein, also leer.

TList Als Antwort am 13 Juli 2015 16:02

Also, mittlerweile konnte ich mir selbst ganz gut helfen. Zuerst hatte ich ein template erstellt und alles lief wunderbar und hat sich automatisch in die Spalten der Bibliothek übertragen. Allerdings musste man immer unter Files > New document ein neues Dokument erstellen. Wenn man direkt auf der Seite der Bibliothek auf das große Plus klickte, öffnete sich immer nur ein leeres Dokument.

Deshalb habe ich den Site Content Type geändert und nun öffnet sich die vorgefertigte Seite, so wie es sein soll. Allerdings überträgt SP nun nicht mehr automatisch die Daten von den einzelnen Feldern im Word Dokument in die Spalten der Bibliothek. Außerdem haben die Felder mit DropDown Menü nicht mehr die vorher gegebenen Auswahlalternativen. Eine Idee woran das liegt?

Alacant Als Antwort am 14 Juli 2015 07:44

Verwendest du ein .dotx oder .docx Dokument als Template? 

Falls es .dotx ist, versuch es mal mit .docx

TList Als Antwort am 16 Juli 2015 11:17

Hab es mal mit .docs versucht, hat aber nichts geändert.

Zu dox42: Die Datenbank soll später unternehmensweit verwendet werden, auf externe Programme muss ich also verzichten.

Bin jetzt wieder zurück gegangen, und arbeite nicht mehr mit Site Content Types, sondern habe das ursprüngliche template editiert. Nun überträgt er alles schön aus dem Word Document Information Panel in die Zeile der SP Bibiliothek, aber nicht aus dem Word Document Information Panel in das eigentliche Worddokument. D.h. in der SP-Bibliothek liegt die Datei ab und in den Spalten kann ich alle Kennwerte ablesen. Wenn ich aber die Datei öffne, sind die Schnellbausteine nicht mit den Daten der Spalten gefüllt. Jemand 'ne Idee woran das liegt?

Besten Dank!

Florian1103 Als Antwort am 16 Juli 2015 13:04

Das sollte mit dem Server von dox42 gehen, den kannst du einfach am selben Server wie SharePoint installieren. Frag einfach mal bei denen nach, du kannst dort glaub' ich eine kostenlose Demo machen oder das Produkt einen Monat testen.

TList Als Antwort am 16 Juli 2015 14:51

Hab's hinbekommen, auch ohne dox. Danke für jegliche Hilfe :-)

Wilbo Als Antwort am 9 Mai 2019 12:09

Hi Andi, da du diese Antwort gegeben hast, die in meinen Augen auch der beste Weg ist, habe ich noch eine weitere Frage:

gibt es eine Möglichkeit, aus einer gegebenen Liste, in der mehrere Zeilen ausgefüllt sind, eine Auswahl dieser Zeilen in ein Worddokument zu übernehmen?

Also z.B. Zeile 1,2,3,6,7 sollen in ein Worddokument übertragen werden. Und zu allem Überfluss noch auf Anweisung, also Knopfdruck.

Danke für die Hilfe vorab.

Wilbo

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Mai 2019 11:10

Außer Copy&Paste wüßte ich da ohne Programmierung keinen Weg. Und weil es dann Server-seitige Programmierung sein müßte, würde ich das heute nicht mehr machen.

Florian1103 Als Antwort am 15 Juli 2015 16:21

Hallo TList,

ob es in SharePoint möglich ist die Daten wieder in deine Vorlage zu schreiben, weiß ich nicht. Für eine ähnliche Anforderung hab ich mal dox42 (www.dox42.com) benutzt, dort kannst du einfach die SP Daten sowohl in ein Dokument (Word oder PDF) als auch danach wieder als Werte für die Spalten in SharePoint nehmen.

Das ist zwar keine wordeigene Lösung, sollte dein Problem aber einfach lösen können.

LG Florian