Zentrale Aufgabenliste und gefilterter Zugriff aus Untergeordneten Teamwebsites

MMAY Als Antwort am 19 Juni 2015 15:13

Wenn es wirklich ganz einfach sein soll, wie wäre es denn für die Abteilungen je eine eigene Seite und eigene Aufgabenliste.

Du könntest auf der "Zentralen" Seite, auch drei Webparts einbauen die jeweils die Liste des Teams zeigen.

So hättest du immer noch alle drei Listen im Überblick.

Das wäre in meinen Augen zumindest die einfachste Herangehensweise.

Donnervogel515 Als Antwort am 19 Juni 2015 15:26

Hallo, danke für den schnellen Tipp.

Damit habe ich auch schon gespielt und es hat auch ohne Probleme Funktioniert. Die Sache ist nur mit den drei Webparts deutlich unübersichtlicher. Wenn ich all drei Webparts nach Priorität sortieren und gruppieren möchte wird der Bildschirm recht schnell voll, unübersichtlich und man übersieht etwas.

Andersherum wäre für mich der bessere Ansatz...wenn auch schwieriger

MMAY Als Antwort am 19 Juni 2015 15:35

Okay, ein anderer Ansatz:

Du bleibst bei einer "großen" Aufgabenliste. In dieser Aufgabenliste gibt es dann ein Feld "Team" als Auswahlfeld. 

Du erstellst je Team eine Teamsite mit eigenen Rechten.

Diese bekommen ihre eigene View, über die Sie nur die Aufgaben sehen, wo das entsprechende Team eingetragen ist. Tipp falls noch nicht bekannt: Du kannst in der Ansicht nach Team filtern, musst das Feld aber in der Ansicht nicht anzeigen lassen, das könnte sonst irritieren.

Soweit so gut.. Möchtest du es jetzt noch etwas hübscher haben wird es für Anfänger etwas schwieriger...

Je Teamsite und View könnte man ein anderes NewForm.aspx (Formular) verlinken für die Erstellung von neuen Elementen, in dem dann das jeweilige Team bereits vorausgewählt ist, das Feld aber nicht angezeigt wird.

Ansonsten könnte es beim erstellen neuer Aufgaben passieren, dass man aus Versehen für ein anderes Team eine Aufgabe erstellt und sich dann als Anwender wundert, wohin denn die Aufgabe verschwunden ist.

edit: natürlich sollte noch eingestellt werden, dass user die Ansicht nicht wechseln können, sonst wäre es witzlos.

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Juni 2015 15:53

Wenn Du es wirklich dauerhaft richtig im Sinne von SharePoint machen möchtest, dann erstelle für jede Abteilung nicht  nur eine Website, sondern gleich ein ganze Websitesammlung. Du hast dann wirklich sauber getrennte Berechtigungen und die Abteilung kann mit "ihrer" Websitesammlung machen was sie möchte.

Für die "große Aufgabenliste" gibt es gar keine Liste. Es werden einfach alle Aufgaben per Suche zusammengezogen und angezeigt. Die Suche berücksichtigt automatisch Berechtigungen, so daß niemand die falschen Aufgaben sieht.

Das hört sich jetzt wahrscheinlich erstmal "zu anders" und kompliziert an, aber IMHO ist das der einzig richtige Weg im Sinne von SharePoint. Natürlich müßt Ihr selbst entscheiden, wie Ihr es letztlich macht ;-)

Donnervogel515 Als Antwort am 19 Juni 2015 16:16

Hallo,

danke für den Beitrag. Da habe ich mich falsch ausgedrückt ich habe auch für jedes Team eine eigene Websitesammlung angefertigt.

Der Ansatz klingt für mich wirklich sehr sinnvoll. Hast du vielleicht irgendwo ein Beispiel für eine solche Suche die den Inhalt aus verschiedenen Websitesammlungen zusammen fassen kann? Da stehe ich gerade sehr auf dem Schlauch

Danke

Andi Fandrich Als Antwort am 19 Juni 2015 16:36

Ich setze mal voraus, daß der Suchdienst bei Euch eingerichtet ist und die Suche grundsätzlich funktioniert.

Damit sind alle Elemente schon mal im Index und können gefunden werden. Gehe jetzt auf eine beliebige Seite und füge ein Suchergebniswebpart ein. Gehe in dessen Einstellungen und klicke dort oben auf den Button (englisch heißt er "Change query"). In dem Dialog kannst Du jetzt die Suche konfigurieren. Z.B. kannst Du über einen Filter auf den Inhaltstyp dafür sorgen, daß nur noch Aufgaben gefunden werden.

Das ist alles einigermaßen intuitiv. Spiele einfach mal damit rum.

Übrigens (falls Du noch Bonuspunkte möchtest ;-) ): die Darstellung der Suchergebnisse läßt sich auch einigermaßen einfach anpassen. Das Stichwort dafür lautet Search Display Templates.

Donnervogel515 Als Antwort am 19 Juni 2015 16:43

Super, danke für den Tipp. Werde mich heute einmal intensiver damit beschäftigen und mich dann wieder hier melden.

Danke