Mailerinnerung bei Geburstag

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Juni 2015 11:36

Mit Bordmitteln wüßte ich keine Lösung. Mit Nintex Workflow z.B. wäre es kein Problem.

Martin089 Als Antwort am 15 Juni 2015 11:39

Hallo Shay,

soweit es mir bekannt ist, kann man im Standard einen Workflow nicht zu bestimmte Zeiten anstoßen (wie zum Beispiel jährlich bei
einer Geburtstagserinnerung). Ein Workflow kann nur "manuell", "bei Erstellung" und "bei Änderung" gestartet werden.

Da ich auch schon einmal eine Geburtagserinnerungsfunktion erstellen musste, sah ich mich dem gleichen Problem gegenübergestellt.
Gelöst habe ich es mit dem Schritt "Workflow anhalten bis", welches das Datum von meinen Listenfeld "Geburtagserinnerung am:" nimmt.
Der Workflow bleibt dann in Wartestellung, bis das dort angegebene Datum erreicht ist und schickt dann eine Mail los.
Derjenige der die Liste pflegt wird dann ebenfalls benachrichtigt und muss dann das Feld "Geburtstagserinnerung am:" auf das nächste
Jahr aktualisieren, sodass der Workflow erneut gestartet wird und dann dementsprechend bis zum nächsten Jahr wartet.

Leider nicht die optimalste Lösung, aber derjenige der die Liste pflegt hat sich bereits daran gewöhnt. In der Mail die ich an ihm sende,
weise ich ihn darauf hin das Datum zu ändern und gebe ihn den Link zum betreffenden Listenelement gleich mit.

VG,
Martin089

C.Kaiser Als Antwort am 15 Juni 2015 14:29

Man kann per Informationsverwaltungsrichtlinie regelmäßig (täglich) einen Workflow ausführen. Der kann dann prüfen ob der heutige und das Geburtstagsdatum matchen und entsprechend reagieren.

Sollte damit eigentlich möglich sein.

Classic Als Antwort am 15 Juni 2015 17:26

Hallo,

Ich hatte so ein ähnliches Problem und habe es per Powershell gelöst.

Du musst einfach nur einen Workflowerstellen der überprüft ob das Geburtstagsdatum heute ist und wenn ja soll er eine E-Mail aussenden.
Danach schreibst du das folgende script für deinen Kalender (Workflow)  um. Dieses Script sorgt dafür, dass der Workflow startet.

http://www.thesysadminhimself.com/2013/09/sharepoint-start-workflow-all-items-powershell.html

Anschließend fügst du dieses Script zu den Task Scheduler deines SharePoint Servers hinzu und sagst ihm er soll das Script einmal täglich starten.

Mfg
Classic

Shay Als Antwort am 16 Juni 2015 07:08

Morgen =)

Danke schon mal für eure Antworten.
Ich werd mich heute mal dran machen und das ausprobieren. Klingt auf jeden Fall gut.

Grüße

Shay 

Shay Als Antwort am 23 Juni 2015 09:12

Hallo =)

Ich wollte nur mal Rückmeldung geben, dass es bei mir super geklappt hat.

Allerdings habe ich nochmal eine Frage wo vielleicht auch jemand weiß wie ich das am Besten umsetze. Es geht hierbei um die Berechnung des Geburstags = Aktuelles Datum für die Mail.

Momentan habe ich es so realisiert, dass ich mir in meiner Liste 3 "Hilfsspalten" mit aktuelles Jahr 2015 und aktueller Geburtstag habe, wo ich die ersten 6 Zeichen des Geburstags + das aktuelle Jahr = Aktueller Geburstag Rechne.

Das ganze hat leider den Nachteil, dass ich jedes Jahr die 2015 dann auf eine 2016 ändern müsste usw. Ich habe es mit dem heutigem Datum versucht, aber bei einer Umrechnung macht er immer Zahlenquatsch draus, weil das heutige Datum ja in Sharepoint in einem anderem Formal vorliegt.

Gibt es hier vielleicht eine elegantere Lösung aus dem Geburtstag z.B. 23.06.1980 ein 23.06.2015 (aktuelles Jahr) zu machen?

Grüße

Shay

Share15 Als Antwort am 23 Juni 2015 15:19

[quote user="Shay"]

Gibt es hier vielleicht eine elegantere Lösung aus dem Geburtstag z.B. 23.06.1980 ein 23.06.2015 (aktuelles Jahr) zu machen?

[/quote]

Die TODAY()- Funktion funktioniert in SharePoint leider nicht. Also musst du Berechnete Spalten hier leider abhaken.

Quelle: http://sharepoint.rackspace.com/calculated-columns-tutorial

Wouldn't it be great if we had a calculated column that adjusted based on today's date? SharePoint doesn't allow you to use the [Today] function in a calculated column, but there are ways around that. Unfortunately, even using the trick outlined in that link, the [Today] function doesn't operate properly because it won't update unless the item is changed.

If you are determined to update based on Today's date, I would suggest a workflow or timer job that automatically updates every item in the list at a specified time and using the Modified Date as your basis for calculation.

Vor allem der zweite Absatz ist für dich interessant.

Seltsamerweise funktioniert

=DATUM(JAHR(Geändert),MONAT(Geändert),TAG(Geändert))

bei mir nicht,

=JAHR(Geändert)

hingegen schon *grübel*... Diese DATUM()-Funktion scheint bei mir (2013 Found.) generell nicht zu klappen...

Andi Fandrich Als Antwort am 23 Juni 2015 15:57

In einer deutschen Website muß man die Parameter der Funktionen mit Semikolon trennen (englisch mit Komma):
=DATUM( ... ; ...; ... )

Zum eigentlichen Problem habe ich aber keine Idee...

Share15 Als Antwort am 23 Juni 2015 16:17

Argh, da bin ich schon mal drauf reingefallen, stimmt!

Meine Zeile sieht jetzt so aus:

=DATUM(JAHR(Geändert);MONAT(Datum1);TAG(Datum1))

Also Tag und Monat kommt aus der Datum1-Spalte, das Jahr aus der Geändert-Spalte. Bei dem Anwendungsfall von Shay braucht man aber auch nur JAHR(Geändert).

Jetzt brauchst du, Shay, theoretisch nur noch einen Workflow einrichten, der die Elemente einmal am Tag anfässt. =)

Also:

- Prüfe, ob eingetragenes Datum aktueller ist als das jetzige Datum

- WENN NEIN, dann Hilfsspalte mit Jahr befüllen mit =JAHR(Geändert)

Ich hoffe, du kannst meinem Gedankengang folgen. Sofern er denn richtig ist ^^

Shay Als Antwort am 25 Juni 2015 09:27

Aaaalso..ich bin total begeistert :D

Ich habe nun nur noch meine Geburtstagsspalte und eine Berechnungsspalte mit deiner Formel und es klappt wunderbar.
Im Workflow frag ich nun nur Geburtstagsspalte = Berechnungsspalte ab und schicke eine Mail.

Dieses Befüllen der Berechnungsspalte ist gar nicht nötig, da die Geändert Spalte bei mir durch einen AD Import immer tagesaktuell ist. 

Vielen Lieben Dank für die Hilfe =)

Grüße

Shay