SharePointCommunity
Die deutschsprachige Community für SharePoint, Microsoft 365, Teams, Yammer und mit Azure

Sponsored by

Willkommen im Forum Archiv.
Einträge sind hier nicht mehr möglich, aber der Bestand von 12 Jahren SharePoint-Wissen ist hier recherchierbar.




Trigger für Workflow zum Kopieren & Löschen eines Dokuments

Dieser Beitrag hat 3 Antworten

Ohne Rang
228 Beiträge
petersen erstellt 16 Apr. 2015 14:30
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Hallo,

bzgl. eines einfachen Workflows mit SharePoint Designer für eine Bibliothek stehe ich gerade auf dem Schlauch und komme nicht mehr runter.

Ziel des Workflows: wenn ein Anwender im Eigenschaftendialog einer Bibliothek die Checkbox "archiviert" auf "ja" setzt, soll ein Workflow starten, der das Dokument in eine andere Bibliothek kopiert und es dann anschließend löscht.  Aber wodurch wird der Workflow getriggert? Wenn der Workflow auf manuell steht, wird er ja nicht automatisch gestartet. Setze ich ihn auf "Workflow automatisch starten, wenn ein Element geändert wird", startet er nicht nur bei jeder Änderung, sondern auch bei jedem neuen Element. Ich möchte, dass er nur dann gestartet wird, wenn die Bedingung "archiviert" erfüllt ist. Kann man das konfigurativ lösen?

Danke und viele Grüße,

Silke

 

Alle Antworten

Ohne Rang
634 Beiträge
Olaf Didszun Als Antwort am 16 Apr. 2015 15:15
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Hi Silke,

dafür startest du den Workflow automatisch und prüfst innerhalb des Workflows die Spalte "Archiviert" (ich denke, das ist eine Spalte in deiner Bibliothek). Wenn der Wert "Nein" ist, wird der Workflow beendet, wenn der Wert "Ja" ist, dann macht er das, was du beschrieben hast.

VG

Olaf

Ohne Rang
221 Beiträge
MiriMar Als Antwort am 16 Apr. 2015 17:21
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Du musst den Workflow bei Erstellen starten lassen und als erstes die Workflow Aktion "Auf Feldänderung warten" benutzen. Dann wartet der Workflow darauf, dass der Wert auf Ja wechselt und macht dann die entsprechenden Aktionen.

Wobei ich immer nicht verstehe, warum man dafür eine eigene Bibliothek nutzt und nicht einfach die Items in der Liste lässt. Man kann sie dann ja per Ansicht etc. an unterschiedlichen Stellen anzeigen. Ich persönlich finde das kopieren in eine andere Liste/Bibliothek immer nicht so praktikabel, da dann sämtliche Autoren- und Änderungsinformationen verloren gehen und Probleme auftreten können, wenn z.B. in der Ursprungsliste Felder hinzugefügt oder geändert werden...

Ohne Rang
228 Beiträge
petersen Als Antwort am 17 Apr. 2015 07:36
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Danke MiriMar, das werde ich testen. Wobei der Workflow dann schon bei Erstellen eines Elements startet und ich mir von der Logik her denken würde, dass er die ganze Zeit läuft, was ich nicht möchte.

Dokumente einfach in eine andere Ansicht verschieben, die Idee hatte ich auch, aber die archivierten Dokumente sollen nicht mehr in der Suche gefunden werden. Mit den URL-Ausschlüssen per  Regel in der Search Application habe ich bislang keine gute Erfahrung gemacht. Meistens wurde dann von der Bibliothek gar nichts mehr angezeigt.

CC BY-NC-ND - Michael Greth
Powered by Evocom Productivity