Document Bibliothek mittels Workflow kopieren ???

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Nov. 2014 08:26

Innerhalb einer Website kann man das mit einem Workflow machen. SharePoint Server hat aber auch das Feature Inhaltsorganisation, mit dem man ebenfalls genau das erreichen kann.

Taylorcraft Als Antwort am 5 Nov. 2014 10:20

Danke mal vorab ... suche mich da durch wie es geht ... was ich allerdings noch nicht wusste und darauf nun hinweisen möchte  >>>

Es handelt sich um sogenannte DOCUMENT SETS ... wühle mich einmal durch dieses Teil um zu sehen, ob es mit deinem Hinweis auch möglich ist oder nicht ...

Danke LG

Taylorcraft Als Antwort am 6 Nov. 2014 08:37

Documenten Sets von einer Lib in die andere kopieren ...

Ich habe gestern in der CA einmal den "Conten Organizer" aktiviert ... danach eine "Connection" definiert und eine "Rule" dazu erstellt ... somit hat man eine "Send to" Option auf der Seite ... alle erforderlichen Definitionen habe ich gefunden und gesetzt ... ebenso in der "Rule" ...

Content Organizer ... Activ ...

Content Type ... DOCSET_Moving ... in beiden Libs als default vorhanden ...

LIB (A) ... DOCSET-Source ...

LIB (B) ... DOCSET-Target ...

Configure Send To Connection ...DOCSETS-Moving-TARGET-CONNECTION ... Site Administration/Conten Organizer Settings ...

Rule ... CO_Rule_01_Moving_To_Target_01 ... die Liste dazu: Content Organizer Rules ... Site Administration/Conten Organizer Rules ...

Document Sets ... DOCSets_Moving_My_First ... DOCSets_Moving_My_Second ... in beiden Sets befindet ein(e) Word, Excel, PDF File ...

Also sollte der Kopiervorgang in von der DOCSET-Source in die DOCSET-Target auch funktionieren ... da in der Rule auch die Ziel-Bibliothek hinterlegt ist ... ohne Bedingungsregel ... allerdings wird diese in die "Drop Off Library" erfolgreich kopiert ... was noch störender wirkt, in *.zip Form ...

Offen wäre noch der Part, dieses Event mittels eines Workflows zu automatisieren ... aber dazu später ... erst soll ja das kopieren einmal ordnungsgemäß funktionieren ...

Stellt sich nun die Frage für mich, an welchen Einstellungen kann es noch liegen, dass der Kopiervorgang in die FALSCHE Bibliothek statt findet ...

Danke & LG

Taylorcraft Als Antwort am 6 Nov. 2014 10:12

Was mir nun beim weiter arbeiten auffiel:

Jetzt bin ich etwas verwirrt nach der Sichtung der DOCSETS-Target ... hier stehen nun die Document Sets von Gestern ... betrachtet man sich die Uhrzeit - alle haben 5.11.2014 23:31 - so sieht es aus, als ob ein "scheduled job" diese aus der DROP OFF Bibliothek übertragen hat ... allerdings nicht in gezippter Form, sondern objekt gleich aus der Source-Lib ...

Stellen sich gleich die nächsten Fragen:

a) kann man diese Scheduled Job deaktivieren ??? also gleich übertragen ...

b) habe ich einstweilen die Option "Redirect Users to the Drop Off Library" deaktiviert (Häkchen entfernt) sodass NICHT direkt in diese Lib kopiert wird ... allerdings tut der "Send To" Job es auch so ... ??? ... "Sending to Another Site" ist ebenfalls deaktiviert ...irgendwelche Auswirkungen ... na mal sehen ...

Taylorcraft Als Antwort am 6 Nov. 2014 10:46

Und JA ... es existiert hierzu ein Timer Job ... dieser läuft default seit der Organizer Aktiverung einmalig, täglich von 23:30 bis 23:45 ... habe diesen nun umgestellt ... läuft jede Minute ...

Auch zu dem vorherigen:  Auch hier JA ... die gezippten Drop Off Lib Objekte werden NACH der Übertragung entfernt ... in der TARGET Lib sind diese dann wie aus der SOURCE Lib in unzipped Form vorhanden ...

zu finden ist dieser:

CA/Monitoring/Timer Jobs/Review job definitions/Content Organizer Processing

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Nov. 2014 11:18

Du solltest Dich entscheiden, ob die Dokumente(nmappen) manuell verschoben werden sollen (Send to location) oder ob Du mit der Drop Off Library und dem Content Organizer arbeiten möchtest. Beides zusammen macht IMHO keinen Sinn. Außer eine Drop Off als Send To und von dort wird dann automatisch weiter sortiert.

Und den Timerjob würde ich auch nicht einfach deaktivieren, weil sonst kein Content Organizer irgendwo in der Farm mehr funktioniert.

Taylorcraft Als Antwort am 6 Nov. 2014 13:17

ACHTUNG !!! Vergesse nicht, dass das alles Neu für mich ist ... ich teste das ja auch nur durch, um es kennenzulernen ... der Timer Job wurde NICHT deaktiviert, sondern nur in deren Periodität geändert ... steht aber ja dort ;-)

Wie wir es dan umstzen, überlassen wir der Fachabteilung ...

LG

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Nov. 2014 13:55

[quote user="Taylorcraft"]der Timer Job wurde NICHT deaktiviert, sondern nur in deren Periodität geändert ... steht aber ja dort ;-)[/quote]

Hab ich irgendwie überlesen...

[quote user="Taylorcraft"]ACHTUNG !!! Vergesse nicht, dass das alles Neu für mich ist ...[/quote]

Ist ja kein Problem. Ich wollte Dich nur vor eventuellen Fehlern bewahren. Also weiter so ;-)

Taylorcraft Als Antwort am 6 Nov. 2014 14:28

Perfekt und ganz lieb von Dir Andi ...

So den Workflow-Prozess um das Document Sets zu kopieren habe ich auch schon erfolgreich getestet ... wollen wir aber die davor stehende Logik wann genau der Step abgearbeitet werden soll, mal aussen vor lassen ... wichtig ist der SP Designer Satz der nun das Document Set erfolgreich kopiert  >>>  der in den geschwungenen Klammern befindliche Text ist Server- / Anwenderspezifisch  >>>  und es setzt den Content Organizer voraus (Beschreibung kommt noch)  >>>

Submit Document Set using Copy to http://{web application}/sites/{Site Namen}/_vti_bin/OfficialFile.asmx with Document Sets Moving to DROP OFF Library (Output to Variable: submit file result1)

Das ganze funkt wunderbar und das Set wird successfully done kopiert ... wenn ich das ganze zusammen habe, mache ich ein Listing der Schritte was zu tun ist ... muss ich sowie so machen ...

Als dann ... LG

Taylorcraft Als Antwort am 10 Nov. 2014 13:19

Nach dem mir erst jetzt der volle Umfang der Anforderung bekannt wurde, muß ich die Lösung einmal überdenken ...

Da wäre:  Die Bibliotheksstruktur ist eigentlich vorgegeben ... da es sich um eine doch große Menge von Document Sets in unterrschiedlichen Bibliotheken handelt, ist diese "Send To" Lösung so nicht wirklich brauchbar ... denn man müsste hier unzählige Pfade hierfür anlegen, vorsehen ... auch mittels einer Drop down Auswahlliste auch nicht DIE Lösung ...

Es gibt in unterschiedlichen Bibliotheken eine Vielzahl von Document Sets die approved werden ... ist dies erfolgreich passiert, sollen diese Doeument Sets in eine (vorgegebene) bereits vorhandenen Bibliothek kopiert werden ... die approved Objekte an der Source bleiben "dauerhaft" vorhanden ...Trigger kann das erfolgte Approvall sein ... ohne dem ist ein kopieren NICHT erlaubt ...

Was stelle ich mir vor:  Eine Art von "DocumentSet_Export" und/oder "DocumentSet_Import" aus dem Visual Studio heraus ... der IMPORT könnte die SOURCE darstellen ... der EXPORT das TARGET ... oder wenn Ihr eine andere Idee habt, raus damit ;-) ... die Source kommt von dem approved Document Set ... das TARGET ist eigentlich eine KOPIE der Source nach dem erfolgten Approval ...

Habe versucht den ungefähren Ansatz aus dem Netz zu googeln, aber die meisten Einträge dazu verlaufen in der falschen Richtung ... hoffe mal auf einen brauchbaren Ansatz ...

Danke & LG

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Nov. 2014 13:50

Ich habe jetzt nicht mehr den ganzen Thread im Kopf. Evtl. hatten wir bereits darüber diskutiert.

Ich halte die grundsätzliche Vorgehensweise für schlecht. Beim Einsatz von SharePoint vermeidet man es normalerweise irgend etwas herumzukopieren, sondern läßt die Elemente einfach dort wo sie entstehen. Man kann jetzt z.B. mit verschiedenen Ansichten arbeiten, so daß in einer Ansicht die zu genehmigenden Elemente sichtbar sind und in einer anderen nur die bereits genehmigten. Wenn man viele solcher Elemente aus unterschiedlichen Quellen zentral darstellen möchte, kann man das über die Suche realisieren.

Taylorcraft Als Antwort am 10 Nov. 2014 14:27

Schlecht hin oder Schlecht her ... das ist Ansichtssache ... hier geht es explizit um eine firmentechnische Vorgabe ...die D-Sets die genehmigt sind, sollen unverändert an einer Quelle verbleiben ... weitere Reviews finden dann mit den Target-DSets statt ... es ist nun mal eine Konzernvorgabe an der nicht zu rütteln ist ... deshalb auch die von mir angedachte Lösungsvariante ...

Folgender Gedanke:  Man liest die Source-Bibliothek einfach aus und schreibt diese "Approved" Sets einmal in eine weiter (STAGE-) Liste ... anhand dieser kann man sich die Pfade "zurecht schnitzen" und dann mittels einer Kopier-Variante in die TARGET-Lib kopieren ... die Target-Lib sowie die Source-Lib ist namenstechnisch vorgegeben und ändert sich nicht ... nun geht es darum diese LIB-Struktur zu ermitteln und danach richtig zu kopieren ... damit soll der Endanwender eigentlich nicht in Berührung kommen ... ausser vielleicht mit einem Trigger den er auswählt / durchführt ...

Klar mit der "Content Structure" würde es einfach gehen, aber genau diese Variante möchte man dem Endanwender NICHT ermöglichen ...

Wie gesagt, ein vernünftiger Ansatz hierzu fehlt mir noch ...

Danke & LG