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Hilfe bei Anlage einer Bibliothek nötig

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Daneel erstellt 9 Sept. 2014 08:00

Hallo zusammen,

ich habe die Aufgabe übernommen, einen Sharepoint 2010 anzulegen um dort Dokumente unserer Abteilung abzulegen.

Was mir nicht zur Verfügung steht: SharePoint Designer, Hilfe der IT, SharePoint-Know-how.

Leider habe ich mein Problem hier auch nicht gefunden und Fragen nun um Hilfe!

Ich möchte, dass Dokumenten-Owner ihre Prozesse in einer Dokument-Bibliothek selbst hochladen.
Zu den Dokumenten soll ausgewählt werden, zu welchem Prozess das Dokument gehört.

Felder der Bibliothek:

Dok-Name
Dok-Owner
Level 0 Infos: Process ID
Level 0 Infos: Process Name
Level 0 Infos: Process Accountable
Level 1 Infos: Process ID
Level 1 Infos: Process Name
Level 1 Infos: Process Accountable
Level 1 Infos: Process Responsible
Level 1 Infos: Process Manager
Level 2 Infos: Process ID
Level 2 Infos: Process Name
Level 2 Infos: Process Accountable
Level 2 Infos: Process Responsible
Level 2 Infos: Process Manager
Level 3 Infos: Process ID
Level 3 Infos: Process Name
Level 3 Infos: Process Accountable
Level 3 Infos: Process Responsible
Level 3 Infos: Process Manager
Level 3 Infos: Process Owner Outsourcer
Level 3 Infos: Process Team Outsourcer

Dazu habe ich mir eine „Hilfs-“ Liste angelegt, die folgende Spalten hat:

Level 0 - BSP: 01
Level 1 - BSP: 02 – Kann aber auch leer sein. Dann ist es ein Prozess der Ebene 0.
Level 2 - BSP: 02 – Kann aber auch leer sein. Dann ist es ein Prozess der Ebene 1.
Level 3 - BSP: 04 – Kann aber auch leer sein. Dann ist es ein Prozess der Ebene 2.
Level – Formel: =WENN([Level 1] = ""; "0"; WENN([Level 2] = ""; "1"; WENN([Level 3] = ""; "2"; "3")))
Process ID – =[Level 0]&WENN([Level 1]<>"";"."&TEXT([Level 1];"00")&WENN([Level 2]<>"";"."&TEXT([Level 2];"00")&WENN([Level 3]<>"";"."&TEXT([Level 3];"00");"");"");"")
Process Name – Name
Process Accountable – Name
Process Responsible – Name
Process Manager – Name
Process Owner Outsourcer – Name
Process Team Outsourcer – Name

Jetzt kommt mein Problem:
Ich will nicht alle Felder ausfüllen lassen. Nur

Dok-Name
Dok-Owner
Level 3 Process Name

sollen befüllt werden. Der Rest soll berechnet werden.

Da fangen aber meine Probleme an, wie könnte das gehen?

Aktuell ist meine Idee, die Hilfsliste extern zu pflegen und um einige Spalten zu ergänzen:

Ebene 0 Main-Process Process Name
Ebene 0 Main-Process Accountable
…

Aber das wäre, glaube ich, nicht sehr professionell ;o(

Hat jemand eine Idee, welche Richtung zielführender/besser/klüger sein könnte?

Danke und Gruß

PS: Meine Hilfsliste wollte ich erst normalisieren. Also für jede Spalte eine extra Liste anlegen und meinen Hilfsliste dann per Dropdowns befüllen.

Das hatte aber den Effekt, dass ich bei meiner Dokument-Bibliothek nicht mehr auf die Spalten der Hilfsliste zugreifen konnte.

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1714 Beiträge

C.Kaiser Als Antwort am 9 Sept. 2014 10:55

Hi,

das ist jetzt nicht ganz trivial und SharePoint Listen / Bibliotheken verhalten sich auch nicht wie ein relationales Datenbankmodell. Wnen Du das direkt im Formular berechnen und anzeigen möchtest bleibt Dir nur JavaScript. Das ist auch nicht einfach erklärt und da erwartet Dich ein steilere Lernkurve, wenn Du damit gerade erst anfängst. Informationen würde es z.B. hier (http://blogs.msdn.com/b/sharepointdesigner/archive/2007/06/13/using-javascript-to-manipulate-a-list-form-field.aspx) geben - alternativ ein Suchanbieter deiner Wahl befragen.

Einfacher würde es, wenn Ihr eine andere Formularengine als SharePoint einsetzt (InfoPath die allerdings nicht mehr weiterentwickelt wird, K2 oder Nintex).

Beste Grüße,
Christian

http://www.sharepoint-rhein-ruhr.de

3 Beiträge

Daneel Als Antwort am 9 Sept. 2014 12:14

Hallo und Dank für die Antwort!

Die alternativen Formularengines scheiden leider aus, da ich weder Budget noch IT-Unterstützung habe. Was ich aber habe ist viel JS-Know-How. Darum will ich folgenden Weg gehen:

Ich lege meine Hilfstabelle so an, als hätte ich noch nichts von relationalen Datenbanken gehört.

Über das Formular lege ich zwei WebParts.

Meine komplette HilfsListe.
HTML-Formularwebpart
- Dort legt ein Skript den Inhalt der Hilfsliste in ein JS-Array und blendet den kompletten Bereich aus.
Habe das Skript schon fertig, aus einer anderen Applikation, in der ich HTML manipulieren muss, weil ich nicht auf den Server kommen. Müsste es noch testen, sollte aber funktionieren.
-Dann manipuliere ich das bisherige Formular und lösche den kompletten Inhalt und bau das Formular wieder auf. Nur mit ein paar Events, die auslösen, dass sich die Dropdowns gegenseitig beeinflussen.

Was meinst du, ist dieser Weg prinzipiell gangbar?

19231 Beiträge

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Sept. 2014 12:35

Prinzipiell kann man das so machen, aber...

Statt des HTML-Formularwebparts würde ich ein Inhaltseditor-Webpart nehmen. Das ist eher dazu gedacht.

Und die Hilfsliste würde ich nicht erst als HTML rendern lassen und dann per JS parsen und ausblenden, sondern die Daten direkt per JS auslesen. Dazu kannst Du das Client Object Model verwenden (wird oft einfach JSOM abgekürzt): http://msdn.microsoft.com/en-us/library/office/hh185006(v=office.14).aspx

Viele Grüße
Andi

af @ evocom de
Blog

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Daneel Als Antwort am 11 Sept. 2014 11:36

Dank auch für diese Antwort.

CC BY-NC-ND - Michael Greth

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