Generelle Frage zu Workflows

Michael Greth Als Antwort am 13 Aug. 2014 11:20

Zu Frage 2: du kannst die 2010 Workflows auch in 2013 weiternutzen - falls die Workflows nicht in der Site erscheinen musst du in den Websitesammlungseigenschaften das Feature "Workflow" aktivieren

Erdenmann Als Antwort am 13 Aug. 2014 11:34

Genau, das habe ich auch - meinte eher ob ihr mir davon abraten würdet, weil sie eben für 2010 und nicht für 2013 geschrieben wurden und ob das in Zukunft Kompatibilitätsprobleme mit sich bringen könnte.. - Funktionieren tut das, das ist mir klar!

Zu Frage 1: Wenn ich beim Erstellen eines Workflows das "Zuweisen zu" (siehe Foto) Feld leer lasse, kann dann jemand, der z.B. einen Genehmigungsworkflow starten will einfach in das Feld den Namen eintragen, der das Dok. genehmigen darf? Was müsste ich dann einstellen, dass der/die-jenige/n ausgewählte/n automatisch eine Mail erhält?

Oder sollte ich einen solchen Genehmigungsworkflow dann doch lieber im Designer schreiben?

Frage 3: Ist es möglich alle Workflows egal von welcher Website bzw. Unterwebsite in einer übergeordneten "Aufgaben-Liste" zu sammeln/anzeigen zu lassen? Oder zumindest so einstellen, dass jeder Workflow in der "Über Mich - Aufgaben"-Liste erscheint?

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Aug. 2014 11:39

[quote user="Erdenmann"]Frage 1: Gibt es eine Möglichkeit einen GenehmigungsWorkflow zu erstellen, ohne ienen festen nutzer einzutragen?[/quote]

Ja, gibt es. Man kann den "Genehmiger" z.B. als Spalte der Liste/Bibliothek hinzufügen, so daß die Benutzer gleich bei der Anlage eine Person eintragen kann. Das hat den Vorteil, daß der Workflow auch gleich automatisch starten kann.

Sonst kannst Du auch im Workflow einen Startparameter angeben, der dann vom Benutzer beim manuellen Start eingetragen werden kann (oder muß).

[quote user="Erdenmann"]Frage 2: Es gibt einen Sharepoint2010 Workflow namens "Feedback sammeln" - warum gibt es diesen nicht für SP 2013?[/quote]

Wie Michael schon schrieb: Du kannst auch die "alten" 2010er Workflows weiter benutzen. Beim 2013er wurden die Aufgabenaktionen allerdings massiv erweitert, so daß das meiste was "Feedback sammeln" ermöglichte dort schon drin ist - nur nicht so kompliziert.

Erdenmann Als Antwort am 13 Aug. 2014 11:44

Ahh der Ansatz mit dem "Genehmiger" gefällt mir, das werde ich versuchen. Bei Änderung und ungleich leer Workflow starten und an "Genehmiger" richten. Das klingt machbar.

Das mit dem Startparameter verstehe ich nicht ganz.. Und, gibt es eine elegantere Lösung in 2013 eine einfache Lesebestätigung einzuholen?

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Aug. 2014 12:17

[quote user="Erdenmann"]Das mit dem Startparameter verstehe ich nicht ganz.. [/quote]

Du kannst im Workflow Startparameter definieren. Der Zugriff darauf erfolgt wie bei den Workflowvariablen, aber sie erscheinen auf der Startmaske des Workflows, damit der Benutzer sie beim Start ausfüllen kann.

[quote user="Erdenmann"]gibt es eine elegantere Lösung in 2013 eine einfache Lesebestätigung einzuholen?[/quote]

Nein, da hast sich nichts geändert.

Erdenmann Als Antwort am 13 Aug. 2014 15:17

[quote user="Andi Fandrich"]Du kannst im Workflow Startparameter definieren. Der Zugriff darauf erfolgt wie bei den Workflowvariablen, aber sie erscheinen auf der Startmaske des Workflows, damit der Benutzer sie beim Start ausfüllen kann.[/quote]

Ich schätze das wärens dann die Initiierungsformularparameter, die müsste ich dann irgendwie im SPD in den Workflow einbauen..

Gibt es hier irgendwo ein gutes (bebildertes) Tutorial über das Erstellen eines Genehmigungsworkflows im SPD 2013? Ich bin mir in vielen Einstellungen immer wieder sehr unsicher was ich überall einstellen soll.. :-( Über Google finde ich auch nicht so das Richtige..

Ich hätte gern einen Workflow für eine Bibliothek bei der man beim Hochladen des Dokuments einen Benutzer aus einer Dropdownliste auswählt, der das Dokument genehmigen soll.
Das Dok., generell als Entwurf gespeichert, soll entweder manuell als Hauptversion veröffentlicht oder eben durch den Workflow automatisch nach Genehmigung als Hauptversion veröffentlicht werden. Bei Nicht-Genehmigung soll z.B. Entwurfsstatus bestehen bleiben.

Wenn ich per SPD den Workflowstatus festlege, dann ist das ja nur ein selbstgeschriebener Status, aber kann dieser auch den Effekt haben, dass ein Dok nicht nur eingecheckt sondern auch veröffentlicht wird? Ich finde die Aktion nicht oder suche nach dem falschen Begriff...

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Aug. 2014 15:33

Du kannst in den Einstellungen der Bibliothek bei den Versionierungseinstellungen die Inhaltsgenehmigung aktivieren. Neue Dokumente gelten dann solange als nicht genehmigt, bis sie explizit von jemandem mit entsprechenden Rechten genehmigt werden. Diese genehmigung kann man auch per Workflow setzen, nennt sich dort Genehmigungsstatus.

[quote user="Erdenmann"]Gibt es hier irgendwo ein gutes (bebildertes) Tutorial über das Erstellen eines Genehmigungsworkflows im SPD 2013?[/quote]

Michael Greth hat mal eine Videoserie zu Workflows gemacht (->Google).

Erdenmann Als Antwort am 13 Aug. 2014 16:43

[quote user="Andi Fandrich"]Neue Dokumente gelten dann solange als nicht genehmigt, bis sie explizit von jemandem mit entsprechenden Rechten genehmigt werden. Diese genehmigung kann man auch per Workflow setzen, nennt sich dort Genehmigungsstatus.[/quote]

DANKE - Die Info brauchte ich, werde das morgen testen - die Videoserie werde ich auch mal suchen und mir anschauen, danke für den Tipp!

Werden denn alle Workflows, egal in welcher Website erstellt, im "Über mich" Bereich automatisch unter den "Aufgaben" angezeigt?
Wofür braucht man dann pro Website die "Aufgaben"-Liste, die nur für die Website gilt? Da müsste ja jeder Mitarbeiter alle Abteilungen (=Teamwebsites) durchgehen und nach zugeteilten Aufgaben durchsuchen..

Andi Fandrich Als Antwort am 14 Aug. 2014 08:27

[quote user="Erdenmann"]Werden denn alle Workflows, egal in welcher Website erstellt, im "Über mich" Bereich automatisch unter den "Aufgaben" angezeigt?[/quote]

Ich bin mir nicht ganz sicher, aber ich glaube nur die Aufgaben der neuen 2013er Aufgabenlisten und damit der 2013er Workflows werden dort angezeigt. Die ebenfalls noch verfügbaren 2010er Workflows benutzen ja noch die alten Aufgabenlisten und die werden wahrscheinlich nicht synchronisiert.

Bisher war das tatsächlich so, daß jeder für seine Aufgaben selbst verantwortlich ist. Man kann das aber durch Benachrichtigungsmails unterstützen. Auch durch Erinnerungen, falls eine Aufgabe nicht in einem Zeitraum X erledigt wurde.