Listenworkflow auf eine "HierachieEbene" beschränken?

Andi Fandrich Als Antwort am 3 Juli 2014 13:16

Das kannst Du völlig vergessen. Auch das ist einer der vielen Gründe, warum man in der Regel auf Ordner verzichten sollte.

Florian Adler Als Antwort am 3 Juli 2014 13:20

Da muss ich Andi beipflichten. Vor allem, da immer exakt 10 Unterordner erstellt werden sollen, wird es offenbar eine feste Gliederung bzw. Klassifizierung geben. Warum dann nicht dem Termstore nutzen? Macht sich beim Gruppieren wie beim Suchen eh deutlich angenehmer. Auch sind Änderungen damit einfacher handzuhaben.

Reppiz Als Antwort am 3 Juli 2014 13:24

Okay, schade.

Das Problem ist, dass wir eine fixe Richtlinie haben wie Ordner aufgebaut werden sollen, bzw. nutzen wir auch das CRM Online - und von dort erstellte Dokumente (wie Angebote) werden automatisch am Sharepoint, im entsprechenden Ordner gespeichert.

Mit Termstore habe ich mich bisher noch nicht befasst, allerdings weiß ich nicht inwieweit das kompatibel wäre mit dem CRM (bezgl. Speicherort usw)

Aber danke für eure Antworten (auch wenn sie nicht die erhoffte Lösung bieten)

Florian Adler Als Antwort am 3 Juli 2014 13:27

Es gäbe vielleicht noch die Möglichkeit eine weitere "Barriere" einzubauen: Überprüfung des Titels. Wenn ihr bei der Ordnerbezeichnung strikte Regeln habt, könnte man dagegen prüfen, ob der Workflow weitere Elemente anlegen darf oder nicht.

Reppiz Als Antwort am 3 Juli 2014 13:35

Funktioniert denke ich auch nicht.

Wir haben die Dokumentbibliothek "account" -

die Unterordner dort werden automatisch vom Dynamics angelegt sprich:

FirmaXYZ004040404
FirmaABC023054095
...
...

und dort sind dann eben die Unterordner wie:
Rechnungen
Angebote
Fotos
...

diese Unterordner werden eben mithilfe des Workflows angelegt.
Wenn nun ein Mitarbeiter im Ordner FOTOS z.B.
"Messe 03.07" anlegt wäre es super wenn der Workflow NICHT ausgeführt wird. Da die Bezeichnung der Folder in den jeweiligen Subfoldern wiederum relativ "frei" ist - kann ich keine Überprüfung auf Namen machen.

Florian Adler Als Antwort am 3 Juli 2014 14:03

Dürfen denn neben den 10 automatisch angelegten Subfoldern auch manuell weitere angelegt werden oder erst innerhalb der ersten Riege an Subfoldern? Im letzeren Fall könnte man versuchen über Teile der URL zu kontrollieren, ob der Workflow laufen darf oder nicht. Beispiel: WENN url enthält "Begriff1" ODER WENN url enthäkt "Begriff2", usw. DANN Workflow beenden.

Wenn neben den 10 automatisch generierten Subfoldern, weitere, manuell erstellte Folder bestehen dürfen, dann sind dir da wohl oder übel die Hände gebunden. Zumindest solange du ohne Programmierung oder 3rd Party Tools auskommen willst.

Reppiz Als Antwort am 3 Juli 2014 14:06

Neben den 10 automatisch generierten Subfoldern sollen/werden keine neuen Ordner angelegt, innerhalb dieser 10 ist es aber möglich.

Eine Idee, wie ich da "konkret" auf die URL überprüfen kann?

Florian Adler Als Antwort am 3 Juli 2014 14:16

Wie im Post schon geschrieben. Du kannst WENN_DANN-Abfragen erstellen. Im WENN-Teil kannst du (so hoffe ich, habe mich mit 2013er WFs nicht eindringlich beschäftigt, notfalls tut's aber auch ein 2010er) angeben, worauf er prüfen soll. In diesem Fall, ob die Item-URL einen bestimmten Wert enthält. Da immer nur eine Bedingung im WENN-Teil abgefragt werden kannt, musst du dir leider was einfallen lassen und ausprobieren, wie man diese zehn WENN-Abfragen am besten miteinander kombiniert. Notfalls sagt man in jedem DANN-Teil "Workflow abbrechen". (Mit einer oder-Verknüpfung der WENN-Abfragen bräuchte man nur einmal "Workflow abbrechen" angeben, aber das sind Schönheitsideale)

Beispiel:

WENN Item-URL enthält Rechnung
DANN Workflow beenden

Direkt danach folgt die nächste Bedingung.

Dieser Workaround funktioniert auch nur deswegen, da du dich eine Ebene tiefer befindest und die Item-URL eigentlich den kompletten Pfad samt Subfoldern mitnimmt. Also etwa http://sharepoint/FirmaABC/Rechnung/Hier_kommt_der_manuelle_Subfolder.

Reppiz Als Antwort am 3 Juli 2014 14:21

Besten dank,werde  mir heute oder morgen ansehen ob ich das so hinbekomme,
und deine Lösung dann als Antwort markieren.