Abteilungslaufwerk erstellen

Andi Fandrich Als Antwort am 24 Juni 2014 15:20

Ob es Sinn hat, alle Dokumente in eine einzige Bibliothek zu packen oder vielleicht doch lieber eine "Vorsortierung" mit mehreren Bibliotheken zu machen, müßt Ihr selbst entscheiden.

Dann würde ich hergehen und die vorhandene Ordnerstruktur im Dateisystem analysieren. Aus den Ordnernamen (und evtl. auch aus den Dateinamen) kann man oft schon viele Metadaten entnehmen. Die Leute haben sich ja etwas beim Anlegen der Ordner gedacht. Diese Daten muß man dann "nur" sinnvoll gruppieren. Also alles was mit Dokumentenart (Angebot, Rechnung, ...) zu tun hat, gibt ein Metadatenfeld. Alles was mit Kunde zu tun hat (Kunde 1, Kunde 2, ...) gibt ein weiteres Metadatenfeld. Usw.

Andi Fandrich Als Antwort am 24 Juni 2014 15:22

Ach und noch was: am Sinnvollsten macht man das über Inhaltstypen. Man kann dann auch gleich verschiedene Inhaltstypen mit verschiedenen Metadaten anlegen, z.B. für Angebote und Rechnungen. Wenn Ihr SharePoint Server habt, könnt Ihr diese Inhaltstypen dann auch über den Content Type Hub zentral bereitstellen und in vielen Websites wiederverwenden.

Florian Adler Als Antwort am 24 Juni 2014 15:43

Als Anmerkung meinerseits noch: Ab einem gewissen Datenvolumen bzw. Anteil an "großen" Dokumenten lohnt es sich, einen Blick auf den Filestream zu legen und ggf. auch Shredded Storage zu aktivieren. Mit ersterem verhindert man, dass Dokumente als BLOB in der Datenbank abgelegt werden und mit letzerem erreicht man eine möglichst effiziente Nutzung der Festplatten.