Listeneinträge in Art "Wissens-Datenbank" speichern

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Mai 2014 16:03

Mit einem Workflow ist das grundsätzlich mal kein Problem. Die Frage ist eher, wie genau diese Wissensdatenbank aussehen soll. Man könnte daraus eine Art FAQ-Liste machen. Oder auch Wikiseiten (die evtl. noch ergänzt werden). Und in jedem Fall muß das Ganze ordentlich durchsuchbar sein, sonst nutzt es niemand(em). Das kann aber ganz schnell in ein eigenes Projekt ausarten...

Llorente Als Antwort am 6 Mai 2014 16:07

Diese Wissens-DB soll einfach die Kurzbeschreibung und die Lösung des Problems speichern. Kurzbeschreibung und Lösung sind zwei Spalten der Liste! Diese soll man bei Bedarf als einen Eintrag speichern können, welche man mit einer Suchfunktion suchen kann. Sollte doch irgendwie möglich sein oder? Geht halt darum, dass wenn ein Problem dauernd auftaucht, man es nicht immer nochmal bearbeiten muss, sondern einfach danach suchen kann und die Lösung dazu ansehen!

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Mai 2014 16:46

In dem Fall sollte sich das aber wirklich problemlos durch einen simplen Workflow machen lassen. Einfach mit der Aktion "Listenelement erstellen" das Element erzeugen und dabei die beiden Felder befüllen.

Llorente Als Antwort am 7 Mai 2014 09:16

[quote user="Andi Fandrich"]

In dem Fall sollte sich das aber wirklich problemlos durch einen simplen Workflow machen lassen. Einfach mit der Aktion "Listenelement erstellen" das Element erzeugen und dabei die beiden Felder befüllen.

Dazu muss ich aber eine neue liste erstellen oder? Wenn ja ist es wichtig was für eine Art von Liste?

Florian Adler Als Antwort am 7 Mai 2014 09:51

Da reicht eine einfache benutzerdefinierte Liste aus. Alles andere sind eh nur Templates, die vorgefertigte Spaltendefinitionen haben.

Man kann dann auch sowas lustiges machen, wie die URL des Elements aus der Wissens-DB zurück in das Element der Problemliste zu schreiben. Damit hat man dann vollautomatisch eine einfache Verknüpfung von Problem zu Lösung.

Llorente Als Antwort am 7 Mai 2014 09:58

[quote user="Florian Adler"]Da reicht eine einfache benutzerdefinierte Liste aus[/quote]

Okay Danke! Ich probiere es gleich mal aus!

[quote user="Florian Adler"]

Man kann dann auch sowas lustiges machen, wie die URL des Elements aus der Wissens-DB zurück in das Element der Problemliste zu schreiben. Damit hat man dann vollautomatisch eine einfache Verknüpfung von Problem zu Lösung.

Den Link zum Element in den WissensDB-Eintrag zu schreiben wäre auch von Vorteil. Denn so kann man wenn man noch mehr Infos dazu braucht einfach auf den Link gehen und so zum Element gelangen :)

Llorente Als Antwort am 12 Mai 2014 11:19

[quote user="Llorente"]Man kann dann auch sowas lustiges machen, wie die URL des Elements aus der Wissens-DB zurück in das Element der Problemliste zu schreiben. Damit hat man dann vollautomatisch eine einfache Verknüpfung von Problem zu Lösung.[/quote]

Dies habe ich alles umgesetzt; nur kommt mir meine Abfolge etwas umständlich vor! Kurz nochmals zu meinem Szenario: Ein Problem kommt an und wird bearbeitet! Dann hat der Supporter die Möglichkeit eine Lösung zum Problem zu verfassen! Dies tut er indem er das "Problem" (also das Listenelement) direkt bearbeitet und in das Attribut-Feld "Lösung des Problems" seine Lösung eintippt. danach muss er logischerweise die Änderung speichern und erneut das Problem öffnen um es per Benutzerdefinierte Aktion und dazugehörigem Workflow in die Liste "Wissensdatenbank" zu speichern. Dies ist meiner Meinung nach Ultra umständlich und ich frage mich, wie ich dies ohne große Bemühungen etwas einfacherer umsetzen kann.

Ich weiß dass es verschiedene benutzerdefinierte Aktionen gibt, wie z.B. die Art "Menü Listenelement" bei dem die Aktion dann auch direkt über das Element anwählbar ist. Leider sieht dann aber jeder Benutzer diese Aktion auch wenn ich jemanden keien Rechte dazu gebe! Und das ist auch nicht Sinn der Sache .... Ich hoffe man versteht mich :)

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Mai 2014 11:25

Ich würde hier eher die Frage stellen, warum die Elemente überhaupt in eine andere Liste kopiert werden müssen. In der ursprünglichen Liste sind doch alle relevanten Informationen. Man kann ja eine spezielle Ansicht Lösungen/FAQ erstellen, die nur die als Lösung markierten Einträge enthält.

Llorente Als Antwort am 12 Mai 2014 11:33

[quote user="Andi Fandrich"]warum die Elemente überhaupt in eine andere Liste kopiert werden müssen[/quote]

Gute Frage! Ich gehe aber davon aus dass es einfach praktischer ist dann danach zu suchen falls amn dasselbe Problem schon einmal hatte oder? Gibt es dann nicht eine benutzerdefinierte Suche auf ein andere Liste oder sowas ähnliches? Und außerdem ist das Problem eben auch das die Beschreibungen des Problems eben durch einen "unwissenden" Nutzer erstellt werden, der sicher nicht die passende Beschreibung wählt. Da es auch noch Auswertungen zu den Problemen geben soll, ist es eben aber nicht sinnvoll Einträge zu ändern.... und so bringt die WissensDB ja nicht viel wenn sie nur mit schlechten Beschreibungen versehen ist

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Mai 2014 12:09

Das Problem der Texte läßt sich ja leicht lösen, indem ein "Moderator" den Text einfach neu formuliert (in einem anderen Feld).

Und die Suche ist extrem konfigurierbar. Man kann eine eigene Suchquelle definieren, die nur die gewünschten Elemente enthält. Man kann definieren, in welchen Feldern (Spalten) dieser Elemente gesucht wird. Man kann festlegen, wie die Suchergebnisse dargestellt werden. Aber natürlich ist das auch schon wieder ein in sich komplexes Thema...

Llorente Als Antwort am 12 Mai 2014 13:12

[quote user="Andi Fandrich"]

Das Problem der Texte läßt sich ja leicht lösen, indem ein "Moderator" den Text einfach neu formuliert (in einem anderen Feld).

Ja das kann schon sein aber dann wird das eben sehr unübersichtlich meiner Meinung nach. Den dann sind zum eigentlichen Problem noch "tausend" andere Attribute dabei, welche nicht zwigend nowendig sind. Ich möchte dies schon mit einer eigenen Liste umsetzen. Wie gesagt per Klick auf den von mir erstellten Button, überträgt das Programm die Daten auch schön in die andere Liste. Nur das Problem ist mit dem umständlichen Vorgang.

[quote user="Andi Fandrich"]Und die Suche ist extrem konfigurierbar[/quote]

Dies ist wie du sagst die nächste große Baustelle ;)

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Mai 2014 13:19

Das Problem mit dem Speichern, Element wiederfinden und dann Kopieren-Button klicken, läßt sich leider auch nicht so einfach aus dem Weg schaffen. Man müßte sich dazu per JavaScript in die "preSaveAction" des ersten Speichern-Buttons hängen...

Llorente Als Antwort am 12 Mai 2014 14:07

[quote user="Andi Fandrich"]Das Problem mit dem Speichern, Element wiederfinden und dann Kopieren-Button klicken, läßt sich leider auch nicht so einfach aus dem Weg schaffen[/quote]

Davon bin ich ausgegangen... aber eben ist mir noch eine Idee in den Kopf geschossen, welche ich aber wie ich vermute nicht umsetzen kann: Also kann ich nicht in dem Workflow anschließend als nächsten Schritt einfach eine Seite über einen Link öffnen?

So könnte ich durch das Klicken auf die benutzerdefinierte Aktion einfach die Elemente in die andere Liste übertragen und dann den Link zum Editieren öffnen. So könnte man erst dann die Lösung schreiben und abspeichern. Nur im Designer finde ich keine punkt den man hier benutzen kann.

Andi Fandrich Als Antwort am 12 Mai 2014 14:16

Nein, das geht gar nicht. Workflows laufen in einem separaten Hintergrundprozeß und haben mit der im Browser sichtbaren Oberfläche nichts zu tun. Du könntest höchstens das Element erstellen und dann einem Benutzer einen Link dorthin per Mail schicken.

Llorente Als Antwort am 12 Mai 2014 14:23

Davon bin ich ausgegangen! Dann werde ich es eben so umständlich lassen und fertig! Nur wie kann ich dann eine benutzerdefinierte Suche für diese Liste erstellen?

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Mai 2014 08:56

Wie schon agedeutet, ist die Suche ebenfalls ein (großes) Thema für sich, deshalb nur die ganz kurze Antwort: erstelle in den Websiteeinstellungen eine eigene Suchergebnisquelle. Es gibt den einen großen Index in SharePoint, der alles enthält, was für die Suche indiziert wurde. Mit Ergebnisquellen kannst Du Teilmengen davon festlegen, die über sog. Regeln eingeschränkt werden. Das können dann nur Worddokumente sein oder nur Elemente eines bestimmten Benutzers oder auch nur Elemente einer bestimmten Liste. U.v.m.

Llorente Als Antwort am 13 Mai 2014 16:03

[quote user="Andi Fandrich"]auch nur Elemente einer bestimmten Liste[/quote]

Tut mir leid aber habe es den ganzen Tag versucht und bin zu nichts gekommen... kannst du mir ein kleines Beispiel beschreiben wie ich ein Suchfeld konfiguriere, welches nur in einer bestimmten Liste sucht? Am besten sogar nur in bestimmten Attributen?

Wie man ein Suchfeld erstellt und eine Ergebnisquelle ist mir klar. Nur wie man eine richtige Ergebnisquelle erstellt zu meinem Anliegen und wie man dies dann verknüpft, habe ich den ganzen Tag nicht hinbekomme!

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Mai 2014 16:14

Beim Sucfeld bin ich mir nicht sicher, aber beim Suchergebnis-Webpart kannst Du in den Einstellungen eine Ergebnisquelle angeben (und vieles mehr).

Und die Durchscubarkeit einzelner Attribute kann man per "Managed Properties" konfigurieren (heißt in 2013 Suchschema).

Llorente Als Antwort am 14 Mai 2014 16:22

[quote user="Andi Fandrich"]

Beim Sucfeld bin ich mir nicht sicher, aber beim Suchergebnis-Webpart kannst Du in den Einstellungen eine Ergebnisquelle angeben (und vieles mehr).

Und die Durchscubarkeit einzelner Attribute kann man per "Managed Properties" konfigurieren (heißt in 2013 Suchschema).

Also um dies zusammenfassend zu beschreiben, braucht man um eine benutzerdefinierte Suche zu basteln ein Suchfeld plus ein Suchergebnis Webpart? Funktioniert auch einigermaßen, auch wenn noch nicht perfekt! Wie sieht es mit einem Suchformular aus bzw. wie kann man eine Suche einschränken, bei der man z.B. nur in einer bestimmten Kategorie sucht? Geht dies mit der erweiterten Suche?

Andi Fandrich Als Antwort am 14 Mai 2014 16:40

Also im einfachsten Fall reicht sogar ein Suchergebniswebpart aus. Passend konfiguriert zeigt es immer Ergebnisse mit den voreingestellten Kriterien an. Damit kann aber ein Benutzer die Kriterien nicht ändern.

Wenn man ein zusätzliches Suchfeld einbaut, kann der Benutzer schonmal einen Suchbegriff angeben. Fortgeschrittene Benutzer können damit auch gezielte Suchanfragen starten, wie z.B. Title:"Mein gesuchter Titel" (sucht nur im Feld "Titel")

Komfortabler kann man es mit dem Suchverfeinerungs-Webpart machen. Auch das ist konfigurierbar. Man kann einstellen, welche Parameter als Verfeinerungen angeboten werden (und wie).

Florian Adler Als Antwort am 15 Mai 2014 08:30

Ich habe da mal eine ganz verrückte Idee. Statt die Suche zu bemühen könnte man sich auf der DispForm (des Problems) auch ein CQWP packen und mit Hilfe vom "PageFieldValue" die etwaige Titelübereinstimmung kontrollieren. Dann erhält man pro Problem eine oder mehrere möglicher weise passende Lösung.

Ob man das nun über die Titelfelder, Lookups oder Metadatenfelder macht, ist ja erst einmal zweitrangig.

Nur mal so als Einwurf in die Runde.

Llorente Als Antwort am 15 Mai 2014 10:05

[quote user="Florian Adler"]

Ich habe da mal eine ganz verrückte Idee. Statt die Suche zu bemühen könnte man sich auf der DispForm (des Problems) auch ein CQWP packen und mit Hilfe vom "PageFieldValue" die etwaige Titelübereinstimmung kontrollieren. Dann erhält man pro Problem eine oder mehrere möglicher weise passende Lösung.

Danke für den Einwurf. Aber da ich mich immer noch als "Anfänger" sehe und davon nicht viel verstanden habe, werde ich es wohl weiter mit der von "Andi Fandrich" erläuterten Methode anfreunden ;) Aber trotzdem nochmals Danke für die Idee.

[quote user="Andi Fandrich"]

Wenn man ein zusätzliches Suchfeld einbaut, kann der Benutzer schonmal einen Suchbegriff angeben. Fortgeschrittene Benutzer können damit auch gezielte Suchanfragen starten, wie z.B. Title:"Mein gesuchter Titel" (sucht nur im Feld "Titel")

[/quote]

So werde ich es versuchen umzusetzen.

[quote user="Andi Fandrich"]

Komfortabler kann man es mit dem Suchverfeinerungs-Webpart machen. Auch das ist konfigurierbar. Man kann einstellen, welche Parameter als Verfeinerungen angeboten werden (und wie).

[/quote]

Kann es sein dass es dieses Webpart bei der Foundation nicht gibt?

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Mai 2014 10:57

[quote user="Llorente"]Kann es sein dass es dieses Webpart bei der Foundation nicht gibt?[/quote]

Doch gibt es. Ich habe gerade nachgeschaut und es heißt einfach nur "Einschränkung" (in der kategorie Suchen).

Llorente Als Antwort am 15 Mai 2014 13:22

[quote user="Andi Fandrich"]Doch gibt es. Ich habe gerade nachgeschaut und es heißt einfach nur "Einschränkung" (in der kategorie Suchen).[/quote]

Stimmt! Vielen Dank! Jetzt muss ich nur noch die richtigen Ergebnisquellen basteln, dann passts ;)

Llorente Als Antwort am 15 Mai 2014 14:30

Eine Frage bleibt trotzdem noch: Wenn ich meine Suche auf eine Liste einschränken will, also das es quasi nur nach den Elementen in dieser Liste sucht, was muss man dann machen? Ich probiere schon wieder den halben Tag daran rum und habe fast alles im Abfrage-Generator ausprobiert. Nur verstehe ich die Hälfte nicht, was ich bei meinem Anliegen in Stichwort- und Eigentschaftenfilter eingeben muss. Ich hoffe es "erbarmt" sich jemand und hilft mir ;)

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Mai 2014 14:53

Tut mir leid, aber ich habe keine Zeit, eine genaue Klick-Anleitung zu erstellen. Deshalb nur kurz: es gibt immer ein path-Property das man zum filtern benutzen kann nach dem Motto path enthält "sites/Lists/AdresseDerListe"

Llorente Als Antwort am 15 Mai 2014 16:07

Trotzdem danke! Aber mit Path habe ich auch schon alles durch. Gebe ich z.B. an path enthält nicht "site" dann kommt schön alles. Aber sobald ich path enthät z.B. "site" eingebe kommt gar nichts mehr :( Vll kann mir jemand anderes auch behilflich sein