Zentrales Dokumenten-Bibliothek mit unterschiedlichen Berechtigungen

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2014 10:21

Ich würde die Dokumente ganz einfach auf verschiedene Bibliotheken verteilen und dann Berechtigungen auf diese Bibliotheken setzen.

Mygil Als Antwort am 30 Apr. 2014 10:54

Aber so hätten wir ja keine zentrale Bibliothek mehr.

Wir haben ca. 50 verschiedene Auswertungen und müsste demnach 50 verschiedene Bibliotheken erstellen.
Das wäre soweit kein Problem aber ein Geschäftsführer der auf alle Auswertungen Zugriff benötigt müsste sich dann in 50 verschiedenen Bibliotheken bewegen und zurecht finden.

Und genau das muss ich versuchen zu verhindern sonst haben wir die gleiche Konstellation wie derzeit am Fileserver mit Ordner und verstreuten Auswertungen.

Lg Gilbert

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2014 11:19

[quote user="Mygil"]Wir haben ca. 50 verschiedene Auswertungen und müsste demnach 50 verschiedene Bibliotheken erstellen[/quote]

Das ist an sich ja kein Problem. Ich vermute mal, daß es sogar Sinn hätte, diese Bibliotheken auf verschiedene Websites oder Websitesammlungen zu verteilen, je nachdem, wo die Dokumente tatsächlich entstehen. Z.B. Vertriebsdokumente und Einkaufsdokumente.

[quote user="Mygil"]ein Geschäftsführer der auf alle Auswertungen Zugriff benötigt müsste sich dann in 50 verschiedenen Bibliotheken bewegen und zurecht finden[/quote]

Das ist eine reine Frage der Darstellung und der Zugriffsmöglichkeiten. Eine Option wäre z.B. die Bereitstellung einer vorkonfigurierten Suchseite, die nur die gewünschten Dokumente als Suchergebnisse liefert. Kombiniert mit angepaßten Suchverfeinerungen ist das eine sehr komfortable Möglichkeit.

Eine weitere Möglichkeit wäre die Verwendung der in 2013 neuen Funktion "Produktkatalog". Damit kann man Daten aus unterschiedlichen Quellen zentral und schön aufbereitet darstellen.

Im Unterschied zum Dateisystem kann man Dokumente in SharePoint mit zusätzlich mit Metadaten versehen und dadurch die Auffindbarkeit sehr leicht erhöhen.

Mygil Als Antwort am 30 Apr. 2014 12:34

Mit "Vorkonfigurierten Suchseiten" habe ich mich noch nicht beschäftigt klingt aber schon mal vielversprechend.
Ist das aber mit SharePoint 2013 Foundation noch möglich oder braucht man hierfür SharePoint 2013 Features?

Die Auswertungen mit "Content-Types" und Metadaten auszustatten ist auf jeden fall eine sehr gute Idee!
Lg Gilbert

Andi Fandrich Als Antwort am 30 Apr. 2014 12:43

[quote user="Mygil"]Ist das aber mit SharePoint 2013 Foundation noch möglich oder braucht man hierfür SharePoint 2013 Features?[/quote]

Was das betrifft, hat sich in 2013 viel getan. Da auch Foundation die FAST-Engine benutzt, gibt es fast keine Einschränkungen, d.h. man kann mit Foundation dasselbe erreichen wie mit dem Server. Man hat nur nicht für alles eine komfotable Oberfläche im Browser, aber das fällt nicht wirklich ins Gewicht.

Mygil Als Antwort am 30 Apr. 2014 12:48

Dann lege ich mich hierfür mal ins Zeug!
Vielen Dank für deine Antworten!