Seitenhierarchie und Anfängerfragen

RedArt Als Antwort am 28 Apr. 2014 08:24

Technische Bilder zur Sharepoint Hierarchie:

1. Sites enthalten Sites? http://4.bp.blogspot.com/-mix7DxzEeRU/TZl2dwPp8iI/AAAAAAAAABs/2VPuFEc7ikU/s1600/127685.image0.jpg
2. Unternehmensbeispiel: http://blogs.msdn.com/blogfiles/mossbiz/WindowsLiveWriter/PortalSiteNavigationDecisions_125B0/Slide2_1.png
   1. Was bedeuten die verschiedenen Farben? (Annahmen getroffen)
      1. Rot = Webanwendung, wenn ja welche Seite wird dann angezeigt? Fehlt dann nicht hinter der Webanwendung die automatisch erstellte WebsiteSammlung, mit der Website auf Root ( / ) die dann die Homepage enthält?
      2. Lila = WebsiteSammlung
      3. Blau = Website
      4. WEBSEITE taucht nie auf? :'(
3. Sites in verschiedenen Farben: http://i.msdn.microsoft.com/dynimg/IC531130.jpg
   1. Was bedeuten die verschiedenen Farben? (Annahmen getroffen)
      1. Blau = Websitesammlung
      2. Rot = Ebene 1
      3. Grün = Ebene 2
      4. Lila = Ebene 3
         1. Also kann eine Websitesammlung DIREKT ohne Website eine Webseite(Page) enthalten? Aus meiner Sicht falsch
         2. Benötigt eine Site nicht immer automatisch eine Page? (was würde denn sonst angezeigt werden?) Bezug auf Rote Site in der Mitte, sowie die Grüne unterhalb dieser, sowie der rechten Grünen Site und der lila Site.
         3. Ist es in diesem Fall so, dass Grün = Unterwebsite zu Rot sind und Lila eine Unterwebsite zu Grün?
         4. Warum benötige ich Websitesammlungen, wenn die ich ebenfalls von der Root-Website Unterwebsites erzeugen kann? Wo ist hier der Unterschied?

1.      Wie kann ein Bereich der websitesammlungstechnisch von einem anderen Bereich getrennt ist auf die Datenstruktur (Listen und Bibliotheken etc.) zugreifen?

2.      Wie kann man sagen, dass er nicht auf die Internen Webseiten des anderen Bereiches zugreifen kann sondern nur auf einen Teil der Listen(oder auch den kompletten Listen)?

3.      Wie ist gesteuert welche Suchergebnisse jemand angezeigt bekommen wird. Hängt das zusammen mit den Berechtigungen auf Inhaltstypen oder Website-Inhaltstypen oder Berechtigungen auf Listen oder oder oder?

4.      Wenn später eine Webanwendung für Kunden bereitstehen soll. Wie kann ich von der einen Webanwendung die Daten in die andere Webanwendung so bereitstellen, dass ein Kunde nur seine eigenen für externen zugriff freigegebenen Daten sehen kann, welche sich innerhalb der anderen Webanwendung befinden?

5.      Worin unterscheiden sich Websitesammlungen von Websites und Unterwebsites?

6.      Warum sollen Listen so tief wie möglich in der Website-Hierarchie angeordnet werden? (Beispiel Kundendaten, dort greifen doch alle drauf zu)

7.      Kann man ein Beispiel bekommen, wie Unternehmen ihre Seitenhierarchie aufgebaut haben und auf welcher Ebene dort Listen und Bibliotheken zu finden sind?

8.      Womit habt ihr den Einstieg in Sharepoint erlernt? Welche Bücher habt ihr verwendet / welche Videos auf Youtube / Video2brain usw.

a.       Besitze derzeit:

                                                              i.       Ulrich B Boddenborg, Sharepoint Server 2010 Foundation

                                                            ii.      Ulrich B Boddenborg, Sharepoint 2010 Publishing Customizing..

                                                          iii.      Paolo Pialorsi, Sharepoint 2010 Developer Reference

                                                          iv.       Sharepoint 2013 für Administratoren, Microsoft Press

                                                            v.      Sharepoint 2013 für Anwender, Microsoft Press

                                                          vi.      Dirk Larisch, Sharepoint 2013: über 300 Lösungen für Anwender und Administratoren

Welche Fragen muss man sich zu Beginn eines Projektes Stellen?

Auf welche Dinge muss ich sehr genau achten? Wo befinden sich häufig gemachte Anfängerfehler? Welche Schritte habt ihr bei der Erstellung von Projekten für den Kunden? Ab wann verwendet ihr überhaupt Visual Studio, wenn ja wofür meistens?

Danke für das Lesen des Dokumentes

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Apr. 2014 08:54

Sorry, aber mir fehlt die Zeit hier auf alle Fragen detailliert einzugehen, deshalb nur eine grobe Erklärung. Grundsätzlich sollte man ein so großes Projekt nicht unbedingt ganz alleine angehen. Entweder Ihr habt Leute mit entsprechendem Know-How im Haus oder Ihr solltet welche dazuholen. Man kann sowas auch nicht durch ein paar Forenbeiträge entscheiden, sondern es braucht wirklich umfangreiche Planung.

Zum Verständnis:

- Webanwendungen fassen Websitesammlungen unter einer gemeinsamen Adresse zusammen, also sowas wie http://sharepoint oder http://intranet.firma.tld. Es gibt einige Einstellungen, die nur auf dieser Ebene festgelegt werden können, z.B. die Authentifizierungsmethode. Eine Webanwendung alleine ist völlig ohne Funktion, d.h. es gibt direkt nach der Neuanlage keine aufrufbare Websitesammlung.

- Websitesammlungen sind ein Container für Websites. Man fast i.d.R. in einer Websitesammlung zusammen, was gleiche oder ähnliche Berechtigungen hat und was sinngemäß zusammengehört. Auch hier gibt es einige Einstellungen, die nur auf dieser Ebene festgelegt werden können. Beim Anlegen einer Websitesammlung wird automatisch auch eine Root-Website erzeugt.

- Websites sind Container für Daten (Listen und Bibliotheken). Websites sind hierarchisch angeordnet, d.h. man kann unterhalb einer Website (fast) beliebig viele weitere Websites anlegen. Und darunter dann weitere...

- Webseiten sind das, was die Benutzer dann tatsächlich aufrufen. Dazu gehört die (änderbare) Homepage einer Website (default.aspx oder Home.aspx). Listen und Bibliotheken bringen automatisch weitere Seiten mit, z.B. zur Anzeige der Elemente (AllItems.aspx) oder zum Ändern eines Elements (EditForm.aspx). Seiten werden normalerweise ebenfalls in Bibliotheken gespeichert und sind somit aus Sicht von SharePoint auch nur Daten.

Daten können auf einfache Art nur innerhalb einer Websitesammlung wiederverwendet werden. Darüber hinaus gibt es Möglichkeiten wie z.B. die Suche. Die ist in 2013 relativ leicht konfigurierbar und man kann damit Daten aus "fremden" Websitesammlungen zusammenziehen.

Ich hoffe, ich konnte damit erstmal etwas Licht ins Dunkel bringen.

RedArt Als Antwort am 28 Apr. 2014 11:20

Erst einmal danke Andi, deine Beiträge bringen mich immer wieder ein Stück weiter und ich bin echt dankbar, dass du für diese Community da bist.

Nun bleibt trotzdem die Zentrale Frage, die für meine Konzeption von entscheidender Bedeutung ist:

Wann verwende ich eine Websitesammlung und wann erstelle ich lieber eine Unterwebsite?

Ich habe versucht die Argumente über Websitesammlungen und Websites zusammenzustellen

• Olaf Didszun(http://sharepointcommunity.de/forums/p/16764/53523.aspx)
  • Für jede Site Collection kann eine eigene Inhaltsdatenbank angelegt werden, sodass die 200GB-Grenze nur für jede Abteilung anfällt
  • Berechtigungen lassen sich auf Ebene von Site Collections besser kontrollieren
• Andi Fandrich (http://sharepointcommunity.de/forums/p/5438/13702.aspx)
  
  • Innerhalb einer Websitesammlung können Daten wiederverwendet werden und es sollten gleiche Berechtigungen gelten. Wenn sich die einzelnen Sites hier stark unterscheiden, dann nimm Websitesammlungen
  • Außerdem muß auf die Datenmenge geachtet werden. Alle Sites einer Websitesammlung sind in der selben Datenbank. Nur Websitesammlungen können auf unterschiedliche Datenbanken aufgeteilt werden
• René Fritsch (http://sharepointcommunity.de/forums/p/5438/13702.aspx)
  • Backup/Restore: Ein vollständig wiederherstellbares Abbild inkl. aller Rechte funktioniert nur auf Site Collection Ebene. Einzelne Sub-Sites können nur mittels Export/Import gesichert werden, was einige Einschränkungen mit sich bringt. --> spricht für viele kleine Site Collections
  • Desaster Recovery: Viele kleine Site Collections lassen sich bei Bedarf einzeln und damit schneller sowie mit weniger Beeinträchtigungen für die Anwender zurückspielen. --> spricht für viele kleine Site Collections

rot = für Unterwebsite, Grün = für Websitesammlung

Der rot markierte Punkt von dir ist hierbei für mich der Knackpunkt, denke ich.

1. Inwiefern habe ich keinen Zugriff auf die Daten aus anderen Websitesammlungen? 
   1. Wie bekomme ich diese Daten trotzdem aus anderen Websitesammulungen?
2. Legt man unterschiedliche Bereiche (Verwaltung, After Sales, Technik, Fertigung) immer in eigene Websitesammlungen?
   1. Wann würde man diese strategisch eher in Unterwebsites gliedern

Ich denke eben, dass genau der Punkt in dem Intranetportal meiner Firma zutreffen wird. Viele Menschen brauchen beispielsweise Kundendaten oder Taxonomien aus anderen Websitesammlungen, diese sollten dann ja aber in dem eigenen Bereich Verwaltung/QM liegen (eigene Websitesammlung) und aus allen anderen Websitesammlungen erreichbar sein... aber das sollte doch auf jedes Intranetportal zutreffen.

Danke für die Hilfe

Andi Fandrich Als Antwort am 28 Apr. 2014 12:22

Die Argumente hast Du ja sehr schön zusammengetragen und mehr fallen mir auf Anhieb auch nicht ein.

Zum Thema Wiederverwendbarkeit von Daten: zusammengehörende Daten gehören in eine Website(sammlung). Alles was über die Websitesammlung hinausgeht, ist schwierig. Wenn Du z.B. eine Liste aller Kunden (=Firmen) hast und eine zweite Liste mit Ansprechpartnern, dann sollen die ja verbunden sein. Jeder Ansprechpartner gehört zu einer Firma. Das kann man sinnvoll nur innerhalb einer Websitesammlung machen.

Darüberhinaus gibt es den Termstore (Terminologiespeicher), der websitesammlungsübergreifend ist. Um bei obigem Beispiel zu bleiben, könnte man also die Firmen in den Termstore legen und dann an beliebiger Stelle alle möglichen Daten mit einer Firma verbinden. Allerdings hat diese Firma dann nur einen Namen und keine weiteren Metadaten wie Adresse, Homepage usw.

Was im konkreten Fall jetzt die beste Lösung ist, muß man wirklich langsam herausarbeiten. Da gibt es nicht die eine Regel, die immer paßt.

[quote user="RedArt"]Legt man unterschiedliche Bereiche (Verwaltung, After Sales, Technik, Fertigung) immer in eigene Websitesammlungen?[/quote]

In dem Fall würde ich definitiv für eigene Websitesammlungen plädieren. Alleine schon weil die Zugriffsberechtigungen wahrscheinlich stark unterschiedlich sind. Für bereichsübergreifende Zusammenarbeit kann man dann zusätzlich Teamräume schaffen.

[quote user="RedArt"]Viele Menschen brauchen beispielsweise Kundendaten oder Taxonomien aus anderen Websitesammlungen, diese sollten dann ja aber in dem eigenen Bereich Verwaltung/QM liegen (eigene Websitesammlung) und aus allen anderen Websitesammlungen erreichbar sein[/quote]

Wie oben angesprochen, verwendet man dazu die Suche. Kurz gesagt geht das nach diesem Prinzip: Daten entstehen dort, wo die Verantwortlichen ihre Arbeit machen. Also z.B. alle nicht-technischen Produktdaten in der Websitesammlung der Marketingabteilung. Immer wenn es erforderlich ist, werden Daten per Suche wieder zusammengezogen und visualisiert. Damit kann man dann die Produktdaten an prominenter Stelle im zentralen Intranet darstellen. Dort werden sie aber nur zur Verfügung gestellt - gepflegt werden sie woanders.

RedArt Als Antwort am 29 Apr. 2014 11:57

Nun habe ich Fragen zu Workflows sofern diese Websitesammlungübergreifend sind:

Annahme: Websitesammlungen Dokumentation, Technik und Verwaltung

Frage: Wenn ich nun von der Dokumentations-Websitesammlung einen Workflow "GetAllDocuments" starten möchte der andere Websitesammlungen betrifft, ist dieses möglich?

Beschreibung WF: Es sollte dann sozusagen ein Workflow gemacht werden von der Dokumentationsabteilung der andere Leute veranlasst die aktuellste Version von verschiedenen Dokumenten hochzuladen oder dieses zu überprüfen, dann ein OK zurückmeldet, und die Dokumentationsabteilung automatisch diese Dokumente samt Metadaten als Kopie in ihre Dokumentenbibliothek bekommt.

Dabei betrifft dieser Workflow bezüglich der Dokumente verschiedenste Websitesammlungen.

Realisierbar? Oder benötigt man dafür ein anderes Seitenhierarchiemodell?

Andi Fandrich Als Antwort am 29 Apr. 2014 13:35

In SharePoint 2013 kann man das mit Workflows realisieren. Mit Hilfe der "HTTP Request" Action kann man auf die REST-Schnittstelle von SharePoint zugreifen und damit auch auf jede beliebige Website der Farm. Damit kann man dann z.B. ein Element in einer "fremden" Websitesammlung erzeugen. Diese Neuanlage triggert wiederum einen Workflow, der dann dort läuft und das Gewünschte abarbeitet. Danach kann der ebenfalls über die REST-Schnittstelle eine Rückmeldung geben.