Dokumentenbibliothek Versionierung von Bildern/Archiven/... + Ansprechpartner

Florian Adler Als Antwort am 11 Apr. 2014 09:42

Viel Spaß beim Einarbeiten in den SharePoint. Solange man nicht ziellos durch die Gegend läuft, ist das alles noch stemmbar.

Zu den Ansprechpartnern: Ich denke, da bist du in diesem Forum ganz gut bedient. Meist gibt es innerhalb kurzer Zeit schon eine Antwort.

Zu deinem "Problem": Prinzipiell kannst du in Listen und Bibliotheken Versionierungen zulassen. Dabei ist es egal, ob es ein Office-Dokument ist, welches sich direkt in den SharePoint speichern lässt oder ein "fremdes" Format, welches du nur hochladen kannst. Um jedoch eine Vollversion zu erzeugen, muss der Benutzer noch einmal aktiv werden und diese als Hauptversion einchecken. Auf wie viele alte Haupt-/Nebenversionen zugegriffen werden kann, hängt dann von deiner Konfiguration ab.

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2014 09:49

[quote user="Florian Adler"]Meist gibt es innerhalb kurzer Zeit schon eine Antwort[/quote]

Oder sogar mehrere ;-)

Florian Adler Als Antwort am 11 Apr. 2014 10:17

[quote user="Andi Fandrich"]

Oder sogar mehrere ;-)

[/quote]

Teilweise sogar gleichzeitig...

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2014 09:47

Deine Frage zur Versionierung habe ich leider überhaupt nicht verstanden. Man kann die Versionierung grundsätzlich auf jeder Bibliothek und Liste einschalten und damit werden die Datensätze beim Speichern als neue Version abgelegt. Wo genau hast Du da ein Problem? Vielleicht kannst Du die Frage einfach nochmal anders formulieren?

SharePoint ist eine sehr komplexe Software und man braucht ziemlich viel Einarbeitung. Mache Dich also auf eine sehr steile Lernkurve gefaßt. Es macht aber auch viel Spaß, wenn man mal einigermaßen den Dreh raus hat :-)

Deine Fragen kannst Du gerne hier stellen. Es gibt hier natürlich keine Garantie auf eine (hilfreiche) Antwort, aber dafür ist es kostenlos. Leute die sich mit SharePoint beschäftigen sind alle sehr gut ausgelastet und ich kann mir nicht vorstellen, daß Du jemanden findest, der Dir individuelle Hilfe anbietet - zumindest nicht umsonst.

Aber lasse Dich nicht entmutigen. Und um Michael zu zitieren: Happy SharePointing!

RedArt Als Antwort am 11 Apr. 2014 13:56

Ich habe mein Problem vorallem bei dem Prozess des Ein und Auscheckens und des Bearbeiten der Daten bis zum Schlussendlichen speichern.

Ich versuche einmal den Ablauf zu skizzieren und stelle dann direkt dazu die Fragen:

1. Ein Entwickler entwickelt ein C# Programm und lädt dieses hoch(.zip, oder was auch immer für ein Datenformat). Da es ein Ursprungsprojekt ist entsteht die Version 1.0. Nach dem Upload muss er eventuell noch Felder wie den Kundenlookup usw. auswählen. Diese Datei ist nun automatisch veröffentlicht und für alle sichtbar (?)

2. Ein zweiter Entwickler geht nun hin und möchte dieses Projekt bearbeiten. Er geht also in die Dokumentenbibliothek und checkt das Programm aus (oder macht er etwas anderes?) (ist es bei dem nach dem auschecken für andere noch aufrufbar?) (was bedeutet dieses auschecken eigentlich genau?)

3. Unter der Annahme das Auschecken das Programm auf dem Lokalen Rechner speichert(wenn ja wo, wie, wo ist das einstellbar?), hat der Entwickler nun das Programm vorliegen und bearbeitet es mit seiner Entwicklungsumgebung. Er verbringt 20 Arbeitsstunden damit und speichert diese Anwendung lokal ab. Nun packt er wieder in ein Archiv zusammen und möchte dieses Dokument in Sharepoint ablegen. (was muss er denn jetzt machen? Einfach ein Neues Element erzeugen?=>Glaube nicht, da dieses zu einem komplett neuen Dokument führen würde)

4. Was muss der Entwickler nun mit seiner Lokalen Datei / Archiv machen, sodass es eine neue Version des im Sharepoint befindlichen Dokumentes wird? Wie wird dann eingecheckt?

Ich hoffe ihr versteht das Problem, welches ich mit diesem Prozess habe.

Danke für die Antworten bisher :) Hat mich wirklich gefreut und stimmt mich zuversichtlich, dass ich zumindest jemanden fragen kann, wenn ich keine Ahnung habe :)

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2014 14:35

OK, Problem verstanden :-)

Eine richtig schöne Integration hat man nur mit Microsoft Office Dokumenten. Bei allen anderen klappt das nicht ganz so gut und man muß oft etwas mehr machen.

Punkt 1 hast Du ja beschrieben. Paßt so.

Punkt 2: der zweite Entwickler sollte die Datei auschecken und dann auf seinen Rechner herunterladen. Das Auschecken signalisiert anderen, daß er die Datei in Bearbeitung hat. Andere können darauf zugreifen, aber nichts ändern.

Punkte 3/4: der Entwickler arbeitet lokal damit. Wenn er fertig ist, packt er alles wieder in ein ZIP mit demselben Namen. Wenn er die jetzt wieder in SharePoint hochlädt, wird die alte Datei überschrieben und es entsteht eine neue Version. Alle Metadaten wie Kundenlookup bleiben erhalten. Durch Einchecken signalisiert er anderen, daß er fertig ist und macht die neue Version anderen zugänglich.

Olaf Didszun Als Antwort am 11 Apr. 2014 16:29

Hi,

[quote user="Andi Fandrich"]Punkt 2: der zweite Entwickler sollte die Datei auschecken und dann auf seinen Rechner herunterladen. Das Auschecken signalisiert anderen, daß er die Datei in Bearbeitung hat. Andere können darauf zugreifen, aber nichts ändern.[/quote]

Beachte bitte, dass hier ein Problem entstehen kann, weil die Datei weiterhin für andere sichtbar und lesbar ist. Wenn ein zweiter Anwender die Datei auf seinen lokalen Rechner herunterlädt und mit dem bearbeiten beginnt, dann kann es passieren, dass er später das Projekt wieder verpackt (siehe in der Antwort von Andi zu Pkt. 3/4), hochlädt und damit die Änderungen von seinem Vorgänger, der die Datei ursprünglich ausgecheckt und bearbeitet hatte, überschreibt. Dieses Problem lässt sich sinnvoll nur organisatorisch lösen, indem jeder darauf achtet, dass er keine ausgecheckten Dateien herunterlädt und anfängt zu bearbeiten.

Beste Grüße

Olaf

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2014 16:34

Hallo Olaf,

[quote user="Olaf Didszun"]kann es passieren, dass er später das Projekt wieder verpackt (siehe in der Antwort von Andi zu Pkt. 3/4), hochlädt und damit die Änderungen von seinem Vorgänger, der die Datei ursprünglich ausgecheckt und bearbeitet hatte, überschreibt[/quote]

hast Du das getestet? Ich nicht und frage deshalb nach. Kann ein anderer Benutzer wirklich eine ausgecheckte Datei überschreiben?

Olaf Didszun Als Antwort am 11 Apr. 2014 17:10

Hi Andi,

nein, überschreiben kann ein Anwender die Datei nicht (zum Glück). Aber folgendes Szenario ist denkbar, und es wird ja auch davon gesprochen, dass jemand länger an einer solchen Datei arbeitet:

1. UserA macht einen Check-out, lädt die Datei herunter und startet mit der Bearbeitung

2. UserB lädt die Datei herunter und startet mit der Bearbeitung

3. UserA verpackt seine Datei wieder, sorgt dafür, dass der alte Archivname verwendet wird, lädt die Datei hoch und macht einen Check-In

4. UserB verpackt seine Datei wieder, sorgt dafür, dass der alte Archivname verwendet wird, lädt die Datei hoch

Damit hätte UserB die Version von UserA überschrieben. UserA kann zwar auf die Versionshistorie zugreifen und findet darin seine Veränderungen wieder, aber Ziel ist es ja eigentlich (das unterstelle ich hier zumindest), dass Veränderungen zusammengeführt werden.

Wenn wir tatsächlich über Programmierung reden, dann würde man für so etwas vermutlich eher einen TFS wählen. Aber das ist dann eine andere Community. Ich sehe diese Problematik aber für alle Dateiarten, die in SharePoint gespeichert werden, und nicht direkt aus SharePoint zur Bearbeitung geöffnet werden können.

Beste Grüße

Olaf

Andi Fandrich Als Antwort am 13 Apr. 2014 13:22

Hallo Olaf,

damit hast Du natürlich völlig Recht und einen wichtigen Punkt in die Diskussion gebracht. Ich war nur erschrocken, weil ich dachte ein anderer Benutzer könnte eine ausgecheckte Datei überschreiben.

Wenn es darum geht Programmpakete zu verteilen, sollte die Entwicklung wirklich auf eine dafür gedachte Quellcodeverwaltung setzen und nur die jeweils fertigen Pakete in SharePoint bringen. Dann klappt's auch mit der Versionierung.