SharePointCommunity
Die deutschsprachige Community für SharePoint, Microsoft 365, Teams, Yammer und mit Azure

Sponsored by

Willkommen im Forum Archiv.
Einträge sind hier nicht mehr möglich, aber der Bestand von 12 Jahren SharePoint-Wissen ist hier recherchierbar.




Kategorisieren von Dokumenten bzw. Zuordnen zu mehreren Dokumentenmappen

Dieser Beitrag hat 5 Antworten

Ohne Rang
2 Beiträge
Katzal erstellt 31 März 2014 14:58
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Hallo liebe SharePointCommunity!

ich darf mich ganz neu mit dem Thema Sharepoint auseinander setzen und habe nun schon ein, für mich unüberwindbares, Problem. 

Ich soll eine Art Dokumentenmanagementsystem mit Hilfe des Sharepoints aufbauen. Die zu verwaltenden Dokumente können sogenannten Kategorien zugeordnet werden. Hätte jedes Dokument nur eine Kategorie, kann könnte ich einfach für die Kategorien einen Ordnerbaum aufbauen. Leider ist es nun aber so, dass ein Dokument zu mehreren Kategorien zugeordnet werden soll und immer, je nach gewählter Kategorien, die Dokumente angezeigt werden sollen.

Hier ein kleines Beispiel, in Form von Gebäuden und ihren Mietverträgen:

Kategorienstruktur:

Art

- Einfamilienhaus

- Reihenhaus

- Gewerbegebäude

Farbe

- grau

- blau

- gelb

Alter

-Neubau

- Altbau

 

Nun soll der Mietvertrag für ein neugebautes, blaues Einfamilienhaus angezeigt werden, wenn ich zB auswähle: alle blauen Gebäude, das gleiche Dokument soll aber auch angezeigt werden, wenn ich alle Neubau - Einfamilienhäuser mir anzeigen lassen will.

 

Ich weiß etwas viel, aber kann das umgesetzt werden? Wenn ja, bitte gebt mir Tipps, wie ich das bewerkstelligen kann.

 

lg Katzal 

Alle Antworten

Ohne Rang
391 Beiträge
Frank Daske Als Antwort am 31 März 2014 15:24
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Hast Du einen "richtigen" SharePoint Server - oder nur die kostenfreie Foundation? Wenn ein Server zur Verfügung steht, kannst Du den Terminologiespeicher (Term Store) verwenden, Deine Kategorien dort ablegen und den Dokumenten zuordnen, auch mehrere. Die Zuordnung kann manuell erfolgen (SharePoint Standard) oder auch automatisch (über Erweiterungen).

Mehr: http://www.layer2.de/de/produkte/Seiten/Knowledge-Management-Suite-SharePoint-2010.aspx

Grüße, Frank

 

Ohne Rang
19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 31 März 2014 15:35
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Frank hat ja bereits die grundlegende Vorgehensweise erklärt. Zu überlegen wäre noch, ob man nur ein Feld mit Mehrfachauswahl verwendet, in das dann z.B. Art und Farbe kommt, oder ob man nicht besser mehrere Felder´verwendet, also eines für die Art, eines für die Farbe usw. Das wäre dann etwas flexibler.

Und man kann dann für die Bibliothek die Metadaten-Navigation einschalten. Man bekommt dann links einen Baum mit den kategorien und wenn man draufklickt werden die Dokumente danach gefiltert.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
2 Beiträge
Katzal Als Antwort am 1 Apr. 2014 11:27
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Vielen Dank für diese Hinweise!

Wir verwenden die Vollversion von Sharepoint. Allerdings kann ich jetzt mit dem Begriff Terminologiespeicher alleine leider nicht viel anfangen. Wird dieser über den Sharepoint Designer verwaltet? 

was ist gemeint mit Mehrfachauswahl-Feld? Hat man dann so eine Art Checkboxen, wo man die gewählten Kategorien auswählen kann, die man angezeigt bekommt? Hat vielleicht jemand einen Screenshot von einer Umsetzung?

 

Ohne Rang
19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 1 Apr. 2014 12:38
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

[quote user="Katzal"]Allerdings kann ich jetzt mit dem Begriff Terminologiespeicher alleine leider nicht viel anfangen[/quote]

Dazu muß in SharePoint die entsprechende Service Application eingerichtet und konfiguriert sein (Admin-Arbeit). In den Websiteeinstellungen gibt es dann einen Link "Term Store Management" (weiß nicht, wie er auf deutsch heißt) und dort kannst Du die Termsets verwalten. In Listen und Bibliotheken kannst Du ein (oder mehrere) Spalten vom Typ "Managed Metadata" anlegen. Ein Benutzer kann in diesen Spalten dann Tersm aus einer vorgegebenen Kategorie auswählen. Mehrfachauswahl heißt, daß die Benutzer auch mehrere Terms auswählen können.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
611 Beiträge
Florian Adler Als Antwort am 1 Apr. 2014 15:14
SchlechtSchlechtIn OrdnungIn OrdnungDurchschnittDurchschnittGutGutSehr gutSehr gut

Im deutschsprachigen SharePoint heißt es meist "Verwalteter Metadatendienst" oder eben "Terminologiespeicher".

Ich bin wieder (sporadisch) hier!

CC BY-NC-ND - Michael Greth
Powered by Evocom Productivity