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Liste Urlaubsantrag

Unbeantwortet Dieser Beitrag hat 10 Antworten

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33 Beiträge
Samuel Geiselbrecht erstellt 28 Feb. 2014 08:34
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Hallo zusammen,

seit gestern mache ich mir Gedanken und Versuche mich an einem anständigen Urlaubgenehmigungsworkflow. Ich muss dazu sagen... es ist einfach nur grauenvoll. Überall stoße ich an Grenzen von SharePoint. Zu denken das Problem wäre ohne Programmieraufwand einigermaßen zu lösen war einfach nur naiv und dumm. Jetzt weiß ich auch warum es für diesen eigentlich doch kleinen einfachen Workflow gefühlt hunderthausend kostenpflichtige Lösungen gibt.

Ich habe natürlich meinen Vorgesetzten über die vielen kleinen Probleme in Kenntnis gesetzt, er will aber weiter an den Workflow in SharePoint festhalten. Im folgenden will ich erläutern, wo es bei mir zu Problemen kommt. Und vielleicht kann man ja zu mindestens das eine ohne andere Problem mit eurer Hilfe lösen oder eher umgehen.

1. Problem

Der Mitarbeiter, welcher einen Urlaub beantragt müsste ausschließlich Rechte zum Erstellen eines Listenitems haben. Sobald das Item erstellt wurde und der Workflow gestartet wurde soll er nicht mehr den Antrag manipulieren können. Z. B. Urlaubsdatum oder Status (Offen, Genehmigt, Abgelehnt).

Der Mitarbeiter könnte ja sonst nachträglich den Status ändern oder einfach den Urlaub verlängern, nach dem er genehmigt wurde.

2. Problem

Sobald das Item den Status Genehmigt oder Abgelehnt hat soll das Item gesperrt werden und für niemanden editier- oder löschbar sein. Auch nicht für die Person, welche diesen genehmigten. Den auch der Vorgesetzte könnte den Urlaub manipulieren (ob beabsichtigt oder nicht). Das wäre fataler als man im ersten Moment annimmt. Den aufgrund dieser SharePoint-Liste wird der Resturlaub berechnet. Löscht zum Beispiel der Vorgesetzte aus irgendeinen Grund einen bereits genommenen Urlaub, werden dem Mitarbeiter diese Tage wieder "gutgeschrieben".

3. Problem

Für den Mitarbeiter das Feld "Status" sperren. Wenn ich einen neuen Urlaubsantrag erstelle, wird in der Regel auch das Status Feld für den Benutzer angezeigt. Theoretisch könnte er also beim Erstellen seines Antrags auch gleich den Status auf "Genehmigt" setzen. Nun habe ich das Status-Feld einfach aus dem Editier-Dialog ausgeblendet. Dies gilt allerdings auch für den Vorgesetzten. Der Status kann also nur mithilfe des Workflows geändert werden.

4. Problem

Formatierung der E-Mails beim Ausführen der Workflows. Erstellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, bekommt dessen Vorgesetzter eine E-Mail, in welcher er den Urlaub genehmigen oder ablehnen kann. In dieser generierten E-Mail sind ca. 15 Zeilen Text in welcher eine Informationen von Relevanz ist. Der Name des Mitarbeiters. Der Rest - entschuldigung dafür - Bullshit. In der Mail stehen ja auch noch keine Informationen wie Urlaubsbegin etc. (ich weis man kann diese Informationen nachträglich einfügen). Diesen Klumpen an schlecht formatierten Text in der Sachen stehen wie "Fällig bis Ohne" kann ich niemanden auf Dauer zuordnen.

 

Da nicht jeder die Anträge aller Mitarbeiter sehen soll, habe ich nicht die Möglichkeit die Items in andere Listen auszulagern. Denn ich habe die Liste so konfiguriert, dass jeder nur die Anträge sehen kann, welche er auch erstellt hat. Natürlich ausgenommen der Vorgesetzten.

Ich fasse noch einmal zusammen.

1. Editieren durch den Mitarbeiter soll zu jeder Zeit verhindert werden.

2. Ist der Antrag genehmigt oder abgelehnt soll dieser gesperrt werden.

3. Das Feld "Status" soll beim Erstellen für den Mitarbeiter nicht editierbar sein.

4. Formatierung und Anpassung der "Genehmigungs-Mail"

Wenn jemand eine Idee zu den Problemen hat, wäre ich über eine Antwort wirklich sehr dankbar.

Schöne Grüße

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 28 Feb. 2014 09:59
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Die Probleme, die Du hier schilderst sind alle noch relativ einfach zu lösen. Ein "richtiger" Urlaubsantrag wird Dir noch viel mehr Probleme bescheren ;-)

1. Man kann per Workflow einfach die Berechtigungen setzen. Wenn ein neuer Antrag angelegt wird, startet automatisch der Genehmigungsworkflow und ändert zuerst die Berechtigungen für den Antrag. Z.B. so, daß niemand den Antrag sehen darf, der Ersteller darf nur lesen und der Genehmiger auch ändern.

2. Ebenso nach Abschluß der Genehmigung. Man kann dann die Berechtigungen so ändern, daß nur noch der Ersteller und der Genehmiger Leserechte haben.

3. Du hast das Feld ja bereits aus dem Formular genommen. Der Workflow kann es aber trotzdem setzen. Das ist der normale Weg. Alternativ dazu kann man es auch über den Inhaltstyp auf "Ausgeblendet" setzen. Oder per SharePoint Manager oder PowerShell dessen ShowInNewForm und ShowInEditForm auf false setzen.

4. Schalte die Standardmail auf der Aufgabenliste ab und versende per Workflow eine eigene Mail. Die kannst Du nach Belieben gestalten.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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33 Beiträge
Samuel Geiselbrecht Als Antwort am 28 Feb. 2014 10:22
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Okay, das freut mich. Das meine Probleme doch noch trivial sind :)

Zu Punkt 1 und 2: Mit dem Berechtigung setzen im Workflow habe ich gelesen, allerdings habe ich diese Möglichkeit nicht im Designer gefunden. Was muss ich denn dazu tun?

Okay, die Geschichte mit Powershell und SharePoint sollte ich mir mal ansehen. In Powershell bin ich eigentlich fit, habe aber noch nichts in Verbindung mit SharePoint gemacht.

Das seltsame an der Aufgabenliste ist, dass ich nie eine zu der Urlaubsliste erstellt habe. Mir ist sowieso nicht ganz klar, für was ich eine Aufgabe generieren muss, obwohl der Vorgesetzte ja nur den Urlaub genehmigen soll.

 

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 28 Feb. 2014 14:56
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[quote user="Samuel Geiselbrecht"]Mit dem Berechtigung setzen im Workflow habe ich gelesen, allerdings habe ich diese Möglichkeit nicht im Designer gefunden. Was muss ich denn dazu tun?[/quote]

Die Aktionen für Berechtigungen gibt es nur innerhalb eines Identitätswechselschritts. Hätte ich vielleicht gleich erwähnen sollen...

[quote user="Samuel Geiselbrecht"]Das seltsame an der Aufgabenliste ist, dass ich nie eine zu der Urlaubsliste erstellt habe. Mir ist sowieso nicht ganz klar, für was ich eine Aufgabe generieren muss, obwohl der Vorgesetzte ja nur den Urlaub genehmigen soll[/quote]

Du Aufgabenliste wurde automtisch mit dem Workflow erzeugt. Es gibt in SharePoint keine Workflows ohne Aufgabenliste. Das ist einfach das, wie Workflows ticken. Wenn jemand etwas tun soll, wird ihm eine Aufgabe zugewiesen und der Workflow wartet, bis sie erledigt ist.

Viele Grüße
Andi		 af @ evocom de
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Samuel Geiselbrecht Als Antwort am 10 März 2014 14:22
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Nach dem das Thema ein paar Tage brach liegt, komme ich jetzt ganz gut voran.

Ich hätte eine Frage zu deinem 4. Punkt. Wie kann ich die Standard-Benachrichtigung abschalten?

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 10 März 2014 14:36
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Aufgabenliste - Listeneinstellungen - Erweiterte Einstellungen

Viele Grüße
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Samuel Geiselbrecht Als Antwort am 11 März 2014 15:33
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[quote user="Andi Fandrich"]

Aufgabenliste - Listeneinstellungen - Erweiterte Einstellungen

[/quote]

Bei einer Liste hat es funktioniert, die Andere ballert allerdings immer noch Mails raus. Hängt das irgendwie mit dem Genehmigungsworkflow zusammen?

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2014 16:04
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Sind das beides Aufgabenlisten? Und Du arbeitest doch mit SharePoint 2010? Die Option wurde von Microsoft nämlich mit 2013 versteckt (warum auch immer).

Viele Grüße
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33 Beiträge
Samuel Geiselbrecht Als Antwort am 11 März 2014 16:25
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[quote user="Andi Fandrich"]

Sind das beides Aufgabenlisten? Und Du arbeitest doch mit SharePoint 2010? Die Option wurde von Microsoft nämlich mit 2013 versteckt (warum auch immer).

[/quote]

Ich arbeite leider noch mit 2010.

Bezüglich den Listen, die eine Liste ist und nennt sich "Workflowaufgaben" (wieso auch immer) und das Andere ist eine Aufgabenliste. Bei der Aufgabenliste wird keine Mail verschickt. Die Workflowaufgabenliste lässt sich dagegen nicht ruhig stellen, obwohl die Option verfügbar und abgestellt ist.

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19231 Beiträge
Andi Fandrich Als Antwort am 11 März 2014 16:57
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[quote user="Samuel Geiselbrecht"]Die Workflowaufgabenliste lässt sich dagegen nicht ruhig stellen, obwohl die Option verfügbar und abgestellt ist[/quote]

Dann kommen die Mails auch woanders her. Bist Du sicher, daß es nicht ein Workflow ist? Oder haben sich Benutzer dort Benachrichtigungen eingerichtet?

Die Option ist unter 2013 nicht mehr verfügbar. Es ist also nicht alles besser geworden...

Viele Grüße
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33 Beiträge
Samuel Geiselbrecht Als Antwort am 12 März 2014 09:15
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Ich gehe stark davon aus, dass die Benachrichtigung von der Aufgabenliste kommt.

 

 

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