Benutzer soll nur bestimmte Einträge einer Liste sehen

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Nov. 2013 09:33

Das könnte man mit einem SharePoint Designer Workflow machen, der die Berechtigungen entsprechend setzt.

BaLN Als Antwort am 25 Nov. 2013 07:32

OK, danke schonmal für den Tip!

Die Situation ist ja folgende: Alle Benutzer, die für die Liste zugelassen sind, sollen alle Einträge sehen dürfen, nur ein einziger Benutzer soll nur einen Teil der Einträge sehen dürfen. Ich würde also einen Workflow machen, der für jedes Listenelement die Berechtigungsvererbung beendet und ersetzt durch Entwerfen-Zugriff für alle Benutzer (außer dem einen) und Lesen-Zugriff für den einen Benutzer. Dieser Workflow würde dann immer beim Erstellen eines neuen Listenelements automatisch gestartet. Ist das soweit korrekt?

Die Frage ist jetzt noch, was mit den bisherigen Elementen, die schon in der Liste vorhanden sind (ca. 200) gemacht werden kann. Müssen die alle angefasst werden oder gibt es eine Möglichkeit, den Workflow automatisch für alle schon vorhandenen Elemente durchlaufen zu lassen?

Oder gibt es vielleicht noch eine ganz andere Lösung für das Problem?

Danke und viele Grüße!

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Nov. 2013 08:12

Du hast das im Grunde völlig richtig verstanden. Ich würde aber die besonderen Berechtigungen nicht nur für einen einzelnen Benutzer setzen, sondern für eine Gruppe - selbst wenn die am Anfang nur den einen Benutzer enthält. Du bist damit einfach flexibler, falls sich später doch mal etwas ändert.

Zum Thema der vorhandenen Elemente: Du könntest den Workflow vorübergehend auch bei Änderungen automatisch starten lassen. Dann gibst Du der Liste eine zusätzliche Spalte. In der Datenblattansicht kannst Du dann einfach etwas in diese Spalte eintragen und damit sehr schnell alle Elemente ändern und dadurch den Workflow triggern. Danach die zusätzliche Spalte wieder löschen.

BaLN Als Antwort am 28 Nov. 2013 09:14

OK, perfekt, Danke!

Besonders das mit der zusätzlichlichen unsichtbaren Spalte, dann Datenblattansicht und vorübergehend Workflows auch bei Änderungen starten lassen ist GENIAL! ;-)