Metadaten Migration

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Okt. 2013 09:45

Wenn es sich um eine einmalige Angelegenheit handelt, kann man das manuell machen - Automatisierung lohnt sich dann nicht.

Lege in SharePoint die gewünschten Bibliotheken mit den jeweils gewünschten Spalten an. Die Dokumente selbst kannst Du dann einfach über den Windows Explorer in die Bibliothek befördern. Bei 2013 auch per Drag&Drop im Browser. Jetzt brauchst Du eine Ansicht, die alle auszufüllenden Spalten enthält. Sorge dafür, daß Du in Excel (oder Access) dieselben Spalten in derselben Reihenfolge hast und daß die Dokumente in derselben Reihenfolge sind. Die Metadaten kannst Du dann in einem Rutsch per Copy&Paste in SharePoint übernehmen.

Pepperia Als Antwort am 17 Okt. 2013 10:38

Danke Dir Andi. Bist immer so schnell mit deinen Antworten.

Werde es versuchen !

Pepperia Als Antwort am 22 Okt. 2013 11:07

Leider bekomme ich es nicht hin. Alle Spalten sind gleich. Die Reihenfolge zwischen Bibliothek und Exceltabele mit dem Metadaten.

Es sind in Sharepoint unterschiedliche Spaltentypen. (Auswahl(checkboxen und Combolisten), Person, Textzeile oder mehrere Textzeilen)

Kann ich einzelne Spalten auf einmal bearbeiten (Copy & Paste) oder nur ein Teil. Oder soll ich alle Spalten auf einmal mit C&P bearbeiten/füllen.

Müssen die Spalteninhalte (Metadaten) mit denen in Sharepoint übereinstimmen (wenn es sich um Combos handelt oder Checkboxex ??)

Bin für jede Antwort und Anregung dankbar.

Gruss an Alle !

Andi Fandrich Als Antwort am 22 Okt. 2013 11:49

Wie Du das genau am Besten machst, kann ich Dir nicht sagen, weil ich die genauen Umstände nicht kenne. In jedem Fall kann man damit aber wirklich viele Datensätze auf einmal bearbeiten. Du mußt nur beachten, daß Du keine ReadOnly-Spalten in der Ansicht hast wie z.B. Erstellt von

Manche Spaltentypen haben eine etwas seltsame Art, wie Du die Werte übergeben mußt. Kopiere dazu einfach ein Zeile aus der Datenblattansicht nach Excel, damit Du siehst, was das System erwartet.

Frank Daske Als Antwort am 22 Okt. 2013 12:06

Hallo zusammen,

generell können im SharePoint Terminologiespeicher verwaltete Metadaten auch automatisch im Hintergrund (Timer Job) an Dokumente vergeben werden. Grundlage für die Vergabe sind z.B. vorhandene Dokumenteneingenschaften sowie natürlich der textuelle Dokumenteninhalt. Die Klassifizierung erfolgt auf der Grundlage der Begriffe (Übereinstimmung) oder auch über im Term Store verwaltete Klassifikationsregeln. Letzteres erhöht natürlich die Genauigkeit der Inhaltsklassifikation.

Benötigt wird dazu der Layer2 Auto Tagger für SharePoint:
http://www.youtube.com/watch?v=ub60iQc6Y-k

Im Projekt wurde z.B. gerade eine recht umfangreiche Bildbibliothek eines Kunden mit in Spalten vorhandenen Metadaten (wie Themen oder Formate) auf verwaltete Metadaten umgestellt. Damit kann die Bibliothek jetzt auch oberhalb des SharePoint List View Thresholds von 5000 Elementen sicher navigiert werden und Inhalte werden schneller gefunden.

Grüße, Frank