Daten aus Liste auslesen / Dokumente anhängen im Workflow

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Okt. 2013 09:41

Ich gehe mal davon aus, daß Du mit einem SharePoint Designer Workflow arbeitest, also ohne Viusla Studio.

Da kannst Du nur mit einem einzigen Datensatz arbeiten, d.h. Du kannst nicht für jeden Genehmigungsschritt einen neuen Datensatz anlegen, sondern mußt das in einem Datensatz erledigen. Dafür kannst Du dann mehrere Spalten verwenden, wie Genehmigung1/Kommentar1, Genehmigung2/Kommentar2 usw.

Zum Erzeugen des Dokuments kannst Du bei einer Bibliothek eine passende Wordvorlage (oder InfoPath) hinterlegen und per Workflow daraus ein neues Dokument erzeugen. Die Bibliothek braucht alle notwendigen Spalten (die man auch im Dokument selbst verwenden kann). Die Spalten werden ebenfalls vom Workflow gefüllt.

Ein Dokument als Anhang an eine Mail zu packen geht out-of-the-box nicht.Es gibt aber einige Implementierungen dafür: https://www.google.de/search?q=sharepoint+workflow+action+attachment+in+email

Denver Als Antwort am 17 Okt. 2013 09:57

Ich glaube ich hatte mich falsch ausgedrückt, ich habe natürlich eine Liste mit mehreren Spalten, und nicht verschiedene listen und aus jeder liste will ich eien spalte abrufen^^

Allerdings wie/wo genau erzeuge ich diese Vorlage?
Und wie genau heißt der Workflow Befehl mit dem ich Daten aus einer Spalte in ein Dokument speichern kann, hab nichts wirklich passendes gefunden :/

Mhh gut das mit der Implementierung wird hier schwer, allerdings könnte ich doch das Dokument in eine extra Bibliothek hochladen, wäre das ohne Implementierung möglich?

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Okt. 2013 10:04

[quote user="Denver"]wie/wo genau erzeuge ich diese Vorlage?[/quote]

Lege mal eine neue Bibliothek an und wähle als Vorlage Worddokument (ist eh Standard). Gehe dann in die Bibliothekseinstellungen und dort in die erweiterten Einstellungen. Dort findest Du einen Link zur Vorlage, übder den Du sie bearbeiten kannst.

[quote user="Denver"]Und wie genau heißt der Workflow Befehl mit dem ich Daten aus einer Spalte in ein Dokument speichern kann[/quote]

Im Workflow kannst Du einfach mit "Listenelement erstellen" ein neues Dokument erzeugen und dabei auch gleich die Felder befüllen. Versuche es, es ist ziemlich einfach und selbsterklärend.

Und natürlich kannst Du das Dokument einfach in der Bibliothek lassen. Anstatt das Dokument selbst als Anhang zu verschicken, verschickst Du einfach einen Link. Das ist eh der viel bessere Weg.

Denver Als Antwort am 17 Okt. 2013 10:23

Das mit der Wordvorlage habe ich gefunden danke :)

Allerdings das Listenelemnt erstellen, da erstelle ich die Liste ja in eine variable.
Wie gebe ich jetzt diese Variable/Liste in einem Doukument aus?

Und würde es funktionieren, die Variable/Liste mit dem Worflow der der Bibliothek A zu starten, aber in Bibliothek B zu speichern?

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Okt. 2013 10:55

[quote user="Denver"]Allerdings das Listenelemnt erstellen, da erstelle ich die Liste ja in eine variable[/quote]

Verstehe ich nicht. Füge die Aktion "Listenelement erstellen" ein und klicke auf den link. Oben wählst Du die Liste oder Bibliothek aus, in der Du ein Element oder Dokument erstellen möchtest und darunter die Felder, die dabei gefüllt werden sollen. Die Aktion selbst gibt Dir dann die ID des erstellten Elements zurück, die Du in eine Variable speichern kannst. Dadurch könntest Du später im Workflow nochmal auf das Element zugreifen, z.B. um noch andere Felder zu setzen.

Denver Als Antwort am 17 Okt. 2013 12:16

Mhh ich glaube ich habs etwas schlecht erklärt^^

Ich hole mal etwas weiter im Workflow:
Das ganze soll ein Genehmigungsprozess werden, den erst Person A genehmigen muss(mit Kommentar), danach Person B (auch mit Kommentar).
Wenn das geschehen ist, soll eine Datei erstellt werden(Word,Excel, Infopath, ganz egal was am einfachsten zu handeln ist), in der Person A + Kommentar drinsteht und Person B + Kommentar.
Zwar stehen alle Infos ja in der Liste drin, aber wie gesagt zwecks interner archivierung müssen diese Daten in einer Datei abgelegt werden.

auf jedenfall schonmal bis jetzt vielen Dank für die Hilfe und schöne Grüße aus der Nachbarstadt (Stuttgart) :)

Andi Fandrich Als Antwort am 17 Okt. 2013 12:36

[quote user="Denver"]Zwar stehen alle Infos ja in der Liste drin, aber wie gesagt zwecks interner archivierung müssen diese Daten in einer Datei abgelegt werden[/quote]

Tut mir wirklich leid, aber ich verstehe nicht, wo genau Du dabei ein Problem hast. Gib der Dokumentbibliothek ebenfalls die notwendigen Spalten. Beim Anlegen des Dokuments fügst Du dann die zu füllenden Spalten hinzu und übernimmst die Werte aus "Aktuelles Element".

[quote user="Denver"]schöne Grüße aus der Nachbarstadt (Stuttgart) :)[/quote]

An Gruaß zrück ;-)

Denver Als Antwort am 18 Okt. 2013 08:18

Ich probier das nacher bzw nächste Woche mal nochmal aus, muss jetzt gleich auf ne Schulung.
Vllt sehe ich den Wald vor lauten Bäumen ja nur nicht :D

In diesem Sinne ein schönes Wochenende :)

Edit:

So nochmal probiert, jetzt generiert er mir die word datei, wenn cih diese allerdings öffnen will kommt ein fehler.
(Die Datei kann nicht geöffnet werden da Ihr Inhalt Probleme verursacht.)

Denver Als Antwort am 29 Okt. 2013 08:25

[quote user="Denver"]

Edit:

So nochmal probiert, jetzt generiert er mir die word datei, wenn cih diese allerdings öffnen will kommt ein fehler.
(Die Datei kann nicht geöffnet werden da Ihr Inhalt Probleme verursacht.)

[/quote]

Hinzu kommt das es mir den ganzen Workflow verändert.

So wird zum beispiel eine weitere E-Mail generiert und ich habe absolut keine Ahnung wieso o.O