Word-Dokumente automatisch anhand einer SharePoint-Liste erstellen

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Okt. 2013 09:44

Das geht nur, wenn Du die Mitarbeiterdaten direkt in der Bibliothek speicherst anstatt in einer separaten Liste. Nur dann kannst Du die Felder als Schnellbausteine im Dokument verwenden.

Kathrin Als Antwort am 9 Okt. 2013 10:23

Meinst Du damit ich soll für jeden Mitarbeiter in der Bibliothek ein Dokument anlegen und in den Eigenschaften dann die jeweiligen Daten speichern? 

Die Mitarbeiterliste hat ungefähr 500 Einträge, das wäre also relativ viel Aufwand! Mein Ziel wäre es, dass ich mithilfe des Nachschlagefelds z.B. den Namen auswähle und dann werden die restlichen Felder im Dokument automatisch anhand dessen gefüllt. Wenn ich die Felder der Bibliothek als Schnellbausteine verwende, dann muss ich ja für jedes Feld den Inhalt separat auswählen?!

Vielleicht verstehe ich es auch nur falsch. Ich bin noch relativ neu was SharePoint betrifft und kenne mich leider noch nicht so gut aus!

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Okt. 2013 10:34

[quote user="Kathrin"]Mein Ziel wäre es, dass ich mithilfe des Nachschlagefelds z.B. den Namen auswähle und dann werden die restlichen Felder im Dokument automatisch anhand dessen gefüllt[/quote]

Genau das geht aber leider nicht, weil die zusätzlichen Nachschlagefelder nicht als Schnellbausteine verwendet werden können.

Daher kam meine Idee auf die zusätzliche Liste zu verzichten und die Mitarbeiter direkt in der Dokumentenbibliothek zu pflegen. Für jeden Mitarbeiter wird also sofort auch gleich das Dokument angelegt. Wenn Du das nicht möchtest, z.B. weil Du die Mitarbeiterliste auch noch zu anderen Dingen brauchst, könnte man die Daten auch in normale Textfelder bei den Dokumenten kopieren. Dazu könnte man z.B. einen SharePoint Designer Workflow auf die Mitarbeiterliste legen, der dann das neue Dokument erstellt und die Mitarbeiterdaten kopiert.

Kathrin Als Antwort am 9 Okt. 2013 10:57

Vielen Dank für die Information!

Dann werde ich es jetzt mal mit einem Workflow probieren.

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Okt. 2013 11:15

Schön, wenn das für Dich eine Option ist.

Dazu noch ein paar Hinweise, wenn man per Workflow ein Dokument aus einer eigenen Vorlage erstellen möchte:

- die Vorlage muß direkt hinter der Bibliothek liegen. Also ohne Inhaltstypen.
- es muß ein docx als Vorlage verwendet werden. Kein dotx.

Kathrin Als Antwort am 9 Okt. 2013 17:05

Wie lege ich denn die Vorlage direkt hinter die Bibliothek? Mach ich das bei Bibliothekeinstellungen --> Erweiterte Einstellungen --> Vorlage-URL und bearbeite diese dann dementsprechend? Ich weiß nur nicht wie ich das Format von dotx zu docx umwandle!?

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Okt. 2013 08:22

Genau dort bist Du richtig. Wenn dort bereits eine dotx liegt, kannst Du die einfach öffnen und dann wieder per "Speichern unter" als docx speichern. Evtl. lokal speichern und dann dort wieder hochladen.

Kathrin Als Antwort am 10 Okt. 2013 10:36

Super das hat funktioniert, danke!

Mithilfe des Workflows wird auch schon ein neues Dokument erstellt, allerdings ist dieses leer, da die Daten der Liste nicht kopiert werden. Es kommt immer eine Fehlermeldung, obwohl ich darauf geachtet habe, dass genau die selben Spalten mit den gleichen Eigenschaften verwendet werden. Muss ich noch weitere Dinge beachten?

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Okt. 2013 11:57

Funktioniert es denn wenn Du manuell ein neues Dokument anlegst und dabei eben die Felder manuell füllst?

Kathrin Als Antwort am 10 Okt. 2013 12:01

Ja das funktioniert ohne Probleme!

Andi Fandrich Als Antwort am 10 Okt. 2013 12:27

Dann prüfe nochmal den Workflow und alle beteiligten Spalten. Vielleicht ist ein Text zu lang für ein Feld oder Du versucht Text in ein Zahlenfeld zu schreiben. Irgend sowas muß es sein.

Kathrin Als Antwort am 10 Okt. 2013 14:51

Ich habe einen wiederverwendbaren Workflow anstatt einen Listenworkflow verwendet! Hier konnte ich deshalb die Spalten der Liste nicht richtig verknüpfen! Jetzt klappt alles so wie ich es wollte!

Vielen Dank nochmal für Deine Hilfe!!