SharePoint Workflow (Verschieben von Dokumenten in einen Ordner) für Steuerung der Berechtigungen

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Aug. 2013 15:30

"Dokument an Repository senden" meint etwas anderes (nämlich an eine Art Archiv-Website senden).

Aber warum setzt Du nicht einfach dasselbe Szenario mit mehreren Bibliotheken statt Ordnern um? Dann kannst Du die Dateien mit der "Kopieren"-Aktion dorthin bringen (und die Originale anschließend löschen).

Dennis_SharePoint Als Antwort am 5 Aug. 2013 15:44

weil es unbedingt eine Bibliothek sein soll.

Ich bin zufällig auf diese Seite gestoßen: http://www.sharepoint-info.de/2012/01/19/dokumentenmanagement-mit-abgestuften-berechtigungen-teil-2-metadaten-steuern-zugriffsrechte/ . Deswegen habe ich gedacht, dass diese Vorgehensweise mit Ordner leicht zu realisieren ist. Allerdings erscheint bei mir die Workflow-Aktion "move item in ... to list at ... gar nicht.

Deswegen habe ich gedacht, dass evtl. unter SharePoint Designer 2010 diese Aktion evtl. "Dokument an Repository senden" heißt, da damit die Dokumente auch verschoben werden können. 

Dennis_SharePoint Als Antwort am 6 Aug. 2013 10:53

Gibt es evtl. eine andere Möglichkeit, um die Berechtigungen innerhalb einer Bibliothek automatisch zu verwalten. Das beim Hochladen der Dokumente, je nachdem welchen Tag dieses Dokument bekommt, die Berechtigungen angepasst werden?

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Aug. 2013 11:20

Du kannst per Workflow auh direkt die Berechtigungen setzen. Das sind dann aber Einzelberechtigungen auf jede Datei und nicht mehr die geerbten berechtigungen vom Ordner.

Dennis_SharePoint Als Antwort am 6 Aug. 2013 11:29

Wie heißt die Workflow Aktion, welche diese Berechtigungen setzt, da bei mir im SharePoint Designer 2010 ich keine Aktionen finden konnte, um die Berechtigungen verwalten zu können.

Muss man bestimmte Features für SharePoint Designer nachinstallieren, damit man diese Aktionen nutzen kann.

Wie genau funktioniert es dann? Workflow wird beim Hochladen des Dokumentes gestartet und prüft ob bestimmte Metaeigenschaft gesetzt ist und je nachdem welche Metaeigenschaft gesetzt ist, werden die Berechtigungen angepasst. Wird es so ungefähr ablaufen?

Vielen Dank schon mal für die Hilfe und eine sehr schnelle Antwort

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Aug. 2013 11:33

[quote user="Dennis_SharePoint"]im SharePoint Designer 2010 ich keine Aktionen finden konnte, um die Berechtigungen verwalten zu können.[/quote]

Die gibt es nur innerhalb eines Identitätswechselschritts. Füge also einen solchen ein und Du hast dort auch die Aktionen für Berechtigungen.

[quote user="Dennis_SharePoint"]Wie genau funktioniert es dann?[/quote]

Das ist eigentlich ziemlich selbsterklärend und funktioniert fast genauso, wie Du es auch im Browser machen würdest.

[quote user="Dennis_SharePoint"]Workflow wird beim Hochladen des Dokumentes gestartet und prüft ob bestimmte Metaeigenschaft gesetzt ist und je nachdem welche Metaeigenschaft gesetzt ist, werden die Berechtigungen angepasst. Wird es so ungefähr ablaufen?[/quote]

Ja, ziemlich genau so :-)

Dennis_SharePoint Als Antwort am 6 Aug. 2013 11:53

vielen Dank, es hat echt prima funktioniert :-)

Dennis_SharePoint Als Antwort am 7 Aug. 2013 11:45

Hallo Andi,

noch mal eine kurze Frage. 

ich habe jetzt einen Workflow erstellt, welcher, abhängig von dem Wert einer bestimmten Spalte, die Berechtigungen setzt. Um die Berechtigungen setzen zu können, muss ja ein Identitätswechselschritt durchgeführt werden. Das Setzten von Berechtigungen wird dann als Workflowautor ausgeführt. 

Das hat alles prima funktioniert. 

Dieses Workflow soll dann beim Hinzufügen von Dokumenten automatisch gestartet werden. Wenn diejenige Person, die auch Workflowautor ist, die Dokumente hoch lädt, so wird dieses Workflow ohne Probleme gestartet und führt die Aktionen richtig durch. 

Allerdings wenn ein anderer Benutzer die Dokumente hochlädt, so passiert nix, also Workflow wird gar nicht automatisch gestartet. Beim manuellen Starten des Workflows im Kontext dieses Benutzers funktioniert allerdings.

Meine Frage ist es jetzt, wieso das automatische Starten des Workflows unter anderen Benutzern nicht funktioniert. Hast du vill. eine Idee?

Andi Fandrich Als Antwort am 9 Aug. 2013 10:37

Nein, dazu habe ich leider keine Idee. Normalerweise funktioniert das problemlos. Zu beachten ist nur, daß man nicht als Systemaccount testen darf, weil der keine Workflows auslöst.

Dennis_SharePoint Als Antwort am 9 Aug. 2013 10:41

vielen Dank. Das habe ich schon festgestellt. Bei mir was das der Fall gewesen.

Dennis_SharePoint Als Antwort am 15 Aug. 2013 15:36

Hallo Andi,

ist es möglich folgenden Sachverhalt im SharePoint zu gewährleisten und zwar:

ich habe eine Liste und eine Bibliothek. In der Liste gibt es eine Spalte "Benutzer" vom Typ "Personen und Gruppen". Auf diese Spalte will ich von der Bibliothek zugreifen. Wenn ich eine Spalte in der Bibliothek vom Typ "Nachschlagen" erstelle, wird es ja nicht funktionieren auf die Liste zuzugreifen, da es nur beim Typ "Text" usw. geht und nicht beim Typ "Personen und Gruppen".

Gibt es evlt. eine Möglichkeit, ein Workflow zu erstellen, welcher beim Hochladen des Dokumentes in die Bibliothek gestartet wird und dabei aus der Liste den Wert des Feldes "Benutzer" rauslist und diesen Wert in eine Spalte "xyz" in der Bibliothek einträgt.  (Sowohl die Liste als auch Bibliothek haben eine gemeinsame Spalte "ID"). 

Wenn es so funktionieren könnte, kannst du mir evlt. erklären, wie das genau geht. 

Vielen Dank für die Hilfe.

Andi Fandrich Als Antwort am 15 Aug. 2013 15:41

Ja das geht und zwar sehr einfach. Wo genau hast Du da ein Problem?

Neuer Workflow, der bei Neuanlage automatisch startet. Eine einzige Aktion "Feld im aktuellen Element festlegen". Als erstes Feld gibst Du "xyz" an (das Feld in das der name soll) und beim Wert klickst Du auf den kleinen Button. Im Dialog steht oben bereits "Aktuelles Element", so daß Du auf alle Felder zugreifen kannst. Suche das Personenfeld und wähle dann darunter aus, was Du von dem Benutzer kopieren möchtest (Login, Mail, Anzeigename, ...)

Dennis_SharePoint Als Antwort am 16 Aug. 2013 08:55

Hallo, so habe ich es auch versucht. Als erstes Feld habe ich ja "xyz" ausgewählt und beim Wert habe ich den Button geklickt. Im Dialog steht ja oben bereits als Datenquelle "Aktuelles Element" und als Quellenfeld muss ich ja Personenfeld aus der Liste auswählen. Aber über die Datenquelle "Aktuelles Element" kann ich ja nicht auf ein Feld aus einer anderen Liste zugreifen, sondern nur auf die Felder der Bibliothek. 

Und wenn ich als Datenquelle diese Liste auswähle und dann erscheint ja als Feld dieser Personenfeld, denn ich dann auswählen kann. Aber durch die Auswahl der Liste erscheinen noch zwei Dialogfelder, die ausgefüllt werden müssen. Da steht. "Wählen Sie ein Feld aus der angegebenen Liste sowie einen passenden Wert aus, die das gewünschte Element in der Datenquelle identifizieren."

Also  müssen da noch "Feld "und "Wert" ausgefüllt werden.

Da versehe ich nicht so richtig, was ich da auswählen muss.

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Aug. 2013 09:14

Ach so, ich dachte das Feld sei in der aktuellen Liste. Du hast das oben entweder nicht erwähnt oder ich habe es nicht verstanden...

Zur Erklärung: wenn Du in dem Dialog eine andere Liste auswählst, mußt Du auch angeben welches Element dieser Liste Du verwenden möchtest. Die Liste kann ja sehr viele Elemente enthalten und Du mußt eben "das richtige" finden.

Genau dazu sind die beiden zusätzlichen Felder unten. Beim oberen wählst Du aus, in welchem Feld Du suchen möchtest, z.B. Titel. Unten gibst Du den gesuchten Wert ein z.B. "Mein gesuchter Titel". Der Workflow sucht dann nach einem Element, bei dem im Titel "Mein gesuchter Titel" steht und verwendet dann das Personenfeld von diesem Element.

Natürlich kann man nicht nur einen festen Wert eingeben, sondern es gibt rechts neben dem Feld auch wieder einen Button, der dann noch einen weiteren Dialog öffnet. So kannst Du dann als Suchkriterium wieder ein Feld des aktuellen Elements berwenden. Am sinnvollsten klappt das ganze Vorgehen natürlich, wenn die beiden Listen über ein Nachschlagefeld verbunden sind.

Ich hoffe, ich konnte das einigermaßen verständlich rüberbringen ;-)

Dennis_SharePoint Als Antwort am 16 Aug. 2013 10:38

es ist schon verständlich, wie du es beschrieben hast. So habe ich es auch mal versucht. Es funktioniert beim ersten Dokument, wenn ich aber noch ein Dokument hochladen will, wird Workflow abgebrochen. Als Fehler steht da: Koersinsfehler: Die Eingabenachschlagedaten können nicht in den angeforderten Typ umgewandelt werden. Mein Fehler kann ich allerdings nicht finden und verstehe nicht so richtig, wieso es beim ersten Dokument funktioniert und wenn man Workflow manuell startet, dann funktioniert es auch. 

Dennis_SharePoint Als Antwort am 16 Aug. 2013 10:49

es hat sich erledigt, ich habe mein Fehler gefunden.