Multilevel Approval Workflow - Viele Fragen

Ardenda erstellt 12 Juni 2013 22:55

Hallo,

hab nun so einige Internetseiten durch. Auch mal hier und da ein paar videos gesehen  zu mulitlevel approval Workflow (Meistens auch Sp 2007) und habe nun einige Fragen :-).

Prozess

Vorraussetzung

•  Approal in der Bibliothek eingeschaltet
•  Haupt und Nebenversionen nur von Personen mit Edit-rechten sichtbar

Gewünschtes Ergebnis

Genehmigungsworkflow der nach dem Hochladen startet und die Berechtigung erteilt. Nach der Genehmigung kann das Dokument bearbeitet werden. Wird das Dokument eingecheckt startet wieder ein Workflow in dem man ein paar Parameter eingibt und dann entsprechend eine Genehmigung auf die Hauptversion erfolgt oder nicht. Danach wird wieder die Berechtigung entzogen und man besitzt nur lesend Zugriff auf das Dokument.

Hier meine Fragen  zur Umsetzung:

1. Dokument wird hochgeladen (user hat nur lesen und hinzufügen rechte)

2. Workflow wird gestartet Berechtigung für den user wird gesetzt 

     Frage: Wie kann ich dem Ersteller des Datensatzes eine E-Mail zukommen lassen? Es steht nur                 "Erstellt" dran und nicht "Erstellt von"

3. Bei genehmigung wird die Berechtigung zum editieren erteilt (Inpersonation Step)

    Frage: Hierfür müsste ich ein Extra Workflow machen, der unter dem Admin läuft (wegen Berechtigungen). wie kann ich auf den Status der Worfklowaufgabe genehmigt prüfen ohne den aktuellen Datensatz zu edieren ? Oder hilft mir da nur ein Hilfsfeld im Datendatz weiter wo ich drauf prüfe. Bsp: Wenn Feld Security = Yes dann setze die Berechtigung. Gibt es da noch einen anderen Weg ? Vielleicht ein Subworkflow starten?

4. Dokument in Version 0.x steht zur Verfügung und ist auch nur von dem User sichtbar

5. Dokument wird eingecheckt und veröffentlicht

Frage: Habe meinen eigenen Gehmigungsworkflow erstellt und möchte dass die Genehmigung startet. Wenn man die Hauptversion veröffentlicht erscheint dem User beim drop down "Genehmigung abrechen" aber damit ist wohl nicht mein Workflow gemeint. Ich kann dann unter Workflow meinen Workflow starten der dann den Approval Status auf "Genehmigt" oder "abgelehnt setzt".  User die genehmigen bekommen erhalten dies hier : http://openbook.galileocomputing.de/windows_server_2008/bilder/lud_010.gif

6. Dokument ist veröffentlicht und von allen sichtbar

Allgemeine Frage:

Kann ich auch mehr wie 2 Approval Task machen?  Sehe sowas wie

1. Approval Task Berechtigung genehmigen --> Ja/ nein und Berechungen

2 Nachdem genehmigt wurde --> Approval Task Dokumenten Version genehmigen / Ablehnen

Letzte Frage:

Warum startet das Formular mit den "Iniation Form Parameters" beim erstellen eines Dokuments oder wenn der Workflow auf "On Change" steht?