Die Rolle von Externen bei Microsoft SharePoint + Erfassung

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Apr. 2013 12:39

[quote user="Michael P."]Mann kann ja innerhalb der Websites Berechtigungsstufen und somit Rollen für einzelne Benutzer oder Gruppen festlegen, ob sie nun bestimmte Daten in bspw. in den Dokumentenbibliotheken lesen können. Meine Frage: Wie verhält sich das mit Externen Nutzer[/quote]

SharePoint is es völlig gleichgültig woher ein Benutzer kommt. Solange er sich am System anmelden kann, kann man ihm auch Berechtigungen zuweisen.

Standardmäßig ist SharePoint so konfiguriert, daß die Benutzer aus dem AD kommen. Man kann aber auch andere Quellen für Benutzer (auch zusätzlich) einrichten, wie z.B. irgendeine Datenbank. Das Stichwort für weitere Recherchen heißt hier FBA (Forms Based Authentication).

[quote user="Michael P."]Wie sieht es mit der Erfassung von handschriftlichen Dokumenten/Papieren aus?[/quote]

Was genau meinst Du damit? Man kann natürlich potentiell jeden Zettel einscannen und in SharePoint speichern. Und welche Metadaten dabei erforderlich sind, kann man auch selbst festlegen.

Michael P. Als Antwort am 25 Apr. 2013 13:38

Danke für die schnelle Antwort Andi!

Ja gut das mit der Erfassung stimmt. Man kann sich ja die handschriftlichen Dokumente einscannen lassen. Ich habe aber iwann in einem Forum gelesen, dass dies eine "kritische Komponente" bei SharePoint sein soll. Was sie darunter verstehen, wurde mir auch nicht so klar.
Es gibt ja dazu viele Tools anderer Anbieter, die genau an dieser Schnittstelle eingreifen. 

Also werden die eigentlichen Rollen innerhalb von SharePoint Server 2010 durch die Form Based Authentification geregelt ?. Weil als ich dazu bei Microsoft auf der Technet gelesen habe, wird mit Bezug auf "Rollen" in SharePoint die Rollen in Bezug auf die Websites (Berechtigungsstufen, Berechtigungen) von Nutzern und Administratoren erwähnt
Kannst du mir genau erklären, wie das genau mit dem Rollenkonzept funktioniert ? (Falls es keine Umstände macht).

LG
Michael

Andi Fandrich Als Antwort am 25 Apr. 2013 14:53

Zu Punkt 1: SharePoint selbst bietet keinerlei Unterstützung beim Scannen, d.h. ein Benutzer muß ein Papier irgendwie einscannen und kann dann die entstandene Datei in SharePoint speichern. Für SharePoint ist das dann einfach nur irgendeine Datei. Es gibt aber einige Drittanbieter-Lösungen, die hier ansetzen und das Ganze für die Benutzer vereinfachen. Meist bieten diese Tools dann auch gleich OCR, damit das gescannte Dokument nicht einfach als Bild abgelegt wird, sondern auch der enthaltene Text zugänglich wird. Und man kann Bereiche angeben, in denen z.B. eine Rechnungsnr. erwartet wird und dadurch Metadaten automatisch ausfüllen lassen.

Zu Punkt 2: SharePoint kennt nur sog. Principals. Das können sowohl Benutzer als auch Benutzergruppen sein. Wo diese ihren Ursprung haben, ist SharePoint egal.
Wie man das Berechtigungskonzept mit Rollen, Gruppen, verschiedenen Websitesammlungen usw. am sinnvollsten aufsetzt, kann Dir aber niemand hier in einem Post erklären. Das wirst Du entweder selbst herausfinden müssen oder einen Dienstleister um Beratung bitten.