E-Mail Notification

Andi Fandrich Als Antwort am 8 Apr. 2013 10:18

Du kannst die Mail per Workflow auch an eine dynamische Adresse versenden, d.h. die muß dort nicht fest eingetragen werden.

Wenn Du in dem Dialog für E-Mails bist, klicke auf den Button rechts neben der Adresszeile. Es öffnet sich ein weiterer Dialog, in dem Du entweder eine feste Person auswählen oder einen "Workflow-Nachschlagevorgang" starten kannst (zweiter Punkt von oben). Damit kannst Du dann ein Feld aus der Liste auswählen und die Mail geht jeweils an denjenigen, der dort eingetragen ist.

SvenjaWei Als Antwort am 8 Apr. 2013 12:15

Vielen Lieben Dank, es funktioniert Bestens :)

SvenjaWei Als Antwort am 11 Apr. 2013 10:12

Hallo, 

vielen Dank noch einmal fuer die tolle Hilfe. Ich haette noch eine Frage dazu :)

Ausgangssituation:

Ein Feld Status, mit fuenf Auswahlmoeglichkeiten A,B,C,D,E,F

ein Feld Name, in den eine Person eingetragen werden kann

Notifictaion:

Ich moechte, dass an die Person im Feld Name eine E-Mail versendet wird, wenn der Status wechselt, also halt nicht bei jeder Aenderung des Listenelements. 

Habt ihr da eine Idee, wie man dieses einfach umsetzen kann? 

Vielen Dank fuer eure Hilfe :)

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2013 10:18

Leider kann man per Workflow nicht direkt auf die Änderung eines bestimmten Feldes reagieren. Je nach Anforderungen muß man unterschiedlich vorgehen.

Du kannst den Workflow z.B. bei jeder Änderung starten lassen. Im Workflow prüfst Du, ob ein bestimmter Status vorliegt und verschickst nur dann eine Mail. Er wird dann aber bei diesem Status wirklich bei jeder Änderung eine Mail schicken.

Oder Du läßt den Workflow nur bei Neuanlage starten. Der Workflow wartet dann, bis ein bestimmter Status erreicht wird, verschickt die Mail und beendet sich.

[quote user="SvenjaWei"] fuenf Auswahlmoeglichkeiten A,B,C,D,E,F[/quote]

Das sind aber sechs ;-)

SvenjaWei Als Antwort am 11 Apr. 2013 10:29

Schade, ich habs schon befuerchtet, um jedes mal eine Mail zusenden gibt es leider zu viele Aenderungen. Am anfang bekommt die Person eh schon eine Mail.

Weisst du was mir der Punkt :
"Allow a workflow to be manually started from an item" bringt bzw. wofuer der ist?

Oh das mit dem zaehlen uebe ich besser noch einmal ^^

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2013 10:52

[quote user="SvenjaWei"]Allow a workflow to be manually started from an item[/quote]

Damit hat der Benutzer die Möglichkeit einen Workflow manuell zu starten, d.h.  er wählt ein Element aus und möchte dann z.B. für dieses Element einen Freigabeworkflow anstossen. Dabei gibt es die Möglichkeit Startparameter zu definieren z.B. wer soll eine Mail bekommen, was bei automatisch startenden Workflows nicht geht.

Und wie ist es mit meinem anderen Vorschlag: lasse den Workflow warten, bis ein bestimmter Status erreicht ist?

SvenjaWei Als Antwort am 11 Apr. 2013 11:57

Vielen Dank, den zweiten Vorschlag habe ich gar nicht so wahr genommen. 

Wie wuerde ich dass den realisieren koennen, ich habe ja nur die moeglichkeit beim creieren oder beim aktualisieren den workflow zu starten?

Andi Fandrich Als Antwort am 11 Apr. 2013 12:11

Workflow bei Neuanlage starten und dann die Aktion "Auf Feldwert im aktuellen Element warten" (oder so ähnlich).

SvenjaWei Als Antwort am 11 Apr. 2013 13:19

super danke, probiere ich gleich mal aus :)

SvenjaWei Als Antwort am 16 Apr. 2013 12:03

Hey nochmal leider kam ich erst heute dazu es auszuprobieren ... leider funktioniert es nicht, vielleicht kann einer von euch sagen wo mein Fehler liegt. 

Also ich lasse meinen Workflow starten, wenn ein neues Item angelegt wird. Als Bedingung habe ich dann:  Compare any data source ausgewaehlt.  Bei value habe ich dann ausgewaehlt Source current item und field Status und dass dann gleich Status 3. 

und als Aktion habe ich dann eine E-Mail . Das Problem ist, dass der workflow nur funkitioniert, wenn der status 3 beim erstellen des statuses eingestellt wird. Hab eich am anfang Status 2 und aender spaeter zu status 3 funktioniert es nicht :(

Vielen Dank fuer eure Hilfe :)

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Apr. 2013 12:06

Auch dann kannst Du den Workflow einfach warten lassen, bis Status=3 erreicht ist. Das geht wie oben angedeutet.

SvenjaWei Als Antwort am 16 Apr. 2013 12:25

Aber ist das nicht genau das was ich gemacht habe, sonst verstehe ich nicht was du mit "Auf Feld im aktuellen Element warten" meinst

Andi Fandrich Als Antwort am 16 Apr. 2013 12:40

Laut Deiner Beschreibung hast Du eine Bedingung erstellt. Die prüft einfach, ob die Bedingung zutrifft. Falls ja, werden die enthaltenen Aktionen ausgeführt. Falls nicht, wird einfach dahinter weitergemacht.

Es gibt aber eine Aktion (nicht Bedingung), die irgendwas mit "warten" heißt und die genau das tut.

SvenjaWei Als Antwort am 16 Apr. 2013 12:53

du bist meine Rettung :) Danke sehr :)