Synchronisation von Sharepoint Listen

hauswand Als Antwort am 29 Nov. 2012 10:43

Hallo,

das könnte man mit einem Designer Workflow umsetzen.

Du lässt den Workflow bei Änderung/Neuanlage in Liste A starten und aktualisierst Liste B anhand von Daten des aktuellen Elements.

Brauchst dann nur ein eindeutiges Feld, damit du in Liste B auch das richtige Element findest.

Cseitz Als Antwort am 29 Nov. 2012 10:49

Vielen Dank! Ich probier das mal aus.

Cseitz Als Antwort am 29 Nov. 2012 15:07

Hab momentan noch Schwierigkeiten deinen Vorschlag praktisch umzusetzen, weil ich bisher keinerlei Erfahrung mit der Erstellung von Workflows im Designer und allgemein habe. Kannst Du mir sagen, was ich genau machen muss bzw. mir einen Link zu einem geeigneten Tutorial schicken?

Ich hätte z.b. als ersten Schritten ein Feld festgelegt, aber welchen Wert soll ich dann  bei "Feld auf Wert festlegen"auswählent? Steh da grad auf dem Schlauch.

hauswand Als Antwort am 29 Nov. 2012 15:29

Ein Feld im aktuellen Element soll doch auch gar nicht per Workflow festgelegt werden.

Die Werte, die du in die zweite Liste übernehmen willst, sind doch Feldinhalte, die manuell in der SharePoint Liste gesetzt werden.

Die Listenaktion die du dafür brauchst ist Listenelement aktualisieren.

Die zu aktualisierende Liste ist dann im Beispiel von oben Liste B in der du dir das entsprechende Feld auswählst.

Für den zuzuweisenden Wert schlägst du wiederum den Inhalt aus dem aktuellen Element nach.

Dann nur noch das eindeutige Feld (wie oben erwähnt) in Liste B suchen, damit du den richtigen Eintrag aktualisierst.

Cseitz Als Antwort am 30 Nov. 2012 15:39

Erstmal danke für dein letztes posting! Leider tritt jetzt immer ein Fehler auf ,wenn der Workflow durchläuft.

Ich habe folgendes gemacht:

• Liste A und Liste B erstellt mit den jeweils zugehörigen Spalten nummerA und nummerB
• im SP Designer 2010 einen Listen Workflow für die Liste A erstellt
• unter "Aktion" Listenelement aktualisieren ausgewählt
• dann in dem feld für die elemente,felder usw. folgendes eingetragen:
• 
• danach habe ich in den workflow einstellungen den automatischen start bei änderung und erstellung von elementen eingestellt,gespeichert und den workflow veröffentlicht
• in Liste A und Liste B habe ich dann jeweils ein neues element erstellt und in Liste A unter nummerA eine Änderung vorgenommen
• daraufhin hat es den workflow gestartet, aber wenig später wurde ein Fehler angezeigt

Muss ich vielleicht noch eine Bedingung zu dem flow hinzufügen?

hauswand Als Antwort am 30 Nov. 2012 17:12

Was hast Du denn bei "Listenelement suchen" eingetragen? Du brauchst bevor der Workflow startet in Liste B ein einmaligen und mit dem aktuellen Element übereinstimmenden Feldinhalt, damit du das richtige Element findest. Eine Prüfmittelnummer oder dergl.

Cseitz Als Antwort am 30 Nov. 2012 17:56

AAHH ER HATS!! Super genau daran lags. Allerdings soll ja der Endzustand so sein,dass ich bspw. eine Prüfmittelliste in der sagen wir 20 Prüfmittel eingetragen sind, so aktualisieren kann, dass ich für jedes einzelne Prüfmittel eine Liste habe in der ich z.b. ein Wartungsdatum ändere und es dann automatisch, ohne, dass ich erst vorher im Designer den Feldinhalt unter "Listenelement suchen" ändern muss, das Wartungsdatum in der Liste mit den 20 Prüfmittel aktualisiert wird.

Also momentan trage ich ja bei Liste B unter nummerB z.b. eine 2 ein und geb dann unter "Listenelement suchen" auch eine 2 ein. Ändere ich jetzt  bei Liste A unter nummerA eine 5 mit einer 6 ,aktualisiert es unter nummerB die 2 mit einer 6. Will ich jetzt wieder die Zahl in Liste A ändern, muss ich ja erst wieder zurück in den Designer und meine 2 unter "Listenelement suchen" in eine 6 umändern, was aber für den späteren Nützer zu kompliziert ist.

Hast mir aber jetzt schon extrem geholfen!!!!!

Cseitz Als Antwort am 30 Nov. 2012 18:07

habs mir gerade selbst beantwortet alles gut! noch mal vielen vielen dank endlich feierabend!

Cseitz Als Antwort am 5 Dez. 2012 13:21

Hab noch mal eine Frage zu der Aktualisierung von Elementen.

Ich habe wieder eine Liste A und Liste B. Liste A ist z.b. eine Übersicht an Prüfmitteln und Liste B nur einem Prüfmittel zugeordnet. In Liste B werden täglich "Ereignisse" in Form von neuen Elementen eingetragen, wodurch neue Daten in den Spalten Kalibrierung, Wartung etc. entstehen. Nun soll immer das aktuellste Ereignisse (das neuste Elemente), also sprich die aktuellsten Daten zu Kalibrierung, Wartung usw. automatisch in die Übersicht aller Prüfmittel übernommen werden. Mein Problem ist jetzt, dass ich dem Workflow bei jedem neuen Eintrag in Liste B ein neues Feld mit Wert zuweisen müsste, damit er das neue Element identifizieren kann,aber das wäre zu umständlich.

Hat jemand eine Idee, wie ich das Problem lösen kann?

Meine Überlegung war, dass ich eine Spalte anfertige, in der immer der gleiche Wert eingetragen wird, nur kann das Element nicht mehr eindeutig identifiziert , wenn in mehreren Feldern in einer Spalte der gleiche Wert steht. Also müsste es bei der Ertsellung eines neuen Elements den Wert in der entsprechenden Spalte des vorherigen Elementes löschen. Ist sowas möglich?

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2012 13:36

Ich verstehe die Vorgehensweise nicht so ganz...

Warum verwendest Du nicht einfach ein Nachschlagefeld, um die beiden Listen zu verbinden? Und warum möchtest Du ein evtl. bereits vorhandenes Element löschen, um dann ein neues anzulegen? Ich würde einfach das bestehende aktualisieren.

Cseitz Als Antwort am 5 Dez. 2012 14:04

ich versuch es mal besser zu erklären.

Liste A ist eine Übersicht aus 100 Prüfmitteln mit den Spalten Kalibrierung, Wartung und Prüfmittelnummer, in der jedem Prüfmittel eine Zeile, also ein Element zugeordnet sind

Liste B ist einer Übersicht für 1 Prüfmittel mit den Spalten Kalibrierung, Wartung und Prüfmittelnummer, mit dem Unterschied, dass mehrmals am Tag neue Elemente mit anderen Daten für die Spalten Kalibrierung und Wartung eingetragen werden, so dass Liste B eine Art Historie darstellt, in der man später nachgucken kann, wann welcher Wert z.b. für die Kalibrierung eingetragen wurde. Es soll also mehrere Elemente, anstatt eins, dass immer wieder aktualisiert wird geben.

Ich möchte nun, dass die Daten für Kalibrierung und Wartung immer für das neuste Element von Liste B nach Liste A automatisch übertragen werden.

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2012 14:22

[quote user="Cseitz"]Liste B ist einer Übersicht für 1 Prüfmittel mit den Spalten Kalibrierung, Wartung und Prüfmittelnummer, mit dem Unterschied, dass mehrmals am Tag neue Elemente mit anderen Daten für die Spalten Kalibrierung und Wartung eingetragen werden, so dass Liste B eine Art Historie darstellt[/quote]

OK verstanden. Ich würde der Liste aber ein Nachschlagefeld auf die Liste mit den Prüfmitteln geben. Dadurch wird ein eindeutiger Bezug hergestellt. Und es hat weitere Vorteile, z.B. daß man ganz einfach zu jedem Prüfmittel die gesamte Historie darstellen kann.

[quote user="Cseitz"]Ich möchte nun, dass die Daten für Kalibrierung und Wartung immer für das neuste Element von Liste B nach Liste A automatisch übertragen werden.[/quote]

Definiere "das neueste Element" ;-)

Wenn Du damit wirklich das jeweils letzte meinst, dann lasse den Workflow nur bei Neuanlage starten und schreibe die Daten in Liste A. Wenn es auch vorkommen kann, daß dort Elemente geändert werden, dann lasse den Workflow auch (oder nur?) bei Änderungen starten und schreibe die Daten in Liste A. Das zugehörige Element in Liste A bekommst Du ganz einfach über das oben erwähnte Nachschlagefeld.

Cseitz Als Antwort am 5 Dez. 2012 15:24

Mit Nachschlagefeld meinst du sicherlich eine Nachschlagespalte oder? (nur zum Verständnis bin noch Anfänger)

Du meinst also, dass ich der Liste mit der Prüfmittelübersicht Nachschlagefelder zuordne, mit denen ich dann die Werte aus der Liste B,also für das einzelne Prüfmittel, auswähle?

Erstmal vielen dank für den Tipp mit dem Nachschlagefeld, wenn das das ist was du meinst.  Gibt es eine Möglichkeit die Werte in ihrer Reihenfolge in dem Dropdownmenü umzukehren? Momentan steht ja der Wert für das zuletzt erstellte Element ganz unten, hätte ihn aber gerne ganz oben.

Mit "das neueste Element" mein ich das zuletzt erstellte, yo.

Das Problem mit dem Workflow ist das folgende:

wenn ich die funktion "Listenelement aktualisieren" verwende, wähle ich als zu aktualisierende Liste die Liste A aus und füge das entsprechende Feld, in dem fall z.b." Kalibrierung" mit dem dazugehörigen wert, den es aus der Liste B beziehen soll, zu. Nun muss ich ja, um den dazugehörigen Wert zuweisen zu können, dem Workflow sagen, nach welchem listenelement in Liste B er suchen soll, damit er die datenquelle identifizieren kann. Da ich nun aber nach jedem neuen Erstellen eines Elementes in Liste B genau dieses Listenelement, das er identifizieren soll, im workflow ändern müsste, macht das einen viel zu großén aufwand. Um das dazugehörige Element in Liste A geht es mir dabei gar nicht, weil das ja immer gleich bleibt (z.b. Feld "Prüfmittelname" mit dem dazugehörigen Wert "Prüfmittel XY").

Vielen Dank für deine Hilfe!

Andi Fandrich Als Antwort am 5 Dez. 2012 15:32

[quote user="Cseitz"]Mit Nachschlagefeld meinst du sicherlich eine Nachschlagespalte oder?[/quote]

Ja, genau. Die Worte Feld und Spalte werden in SharePoint synonym benutzt.

[quote user="Cseitz"]Du meinst also, dass ich der Liste mit der Prüfmittelübersicht Nachschlagefelder zuordne, mit denen ich dann die Werte aus der Liste B,also für das einzelne Prüfmittel, auswähle?[/quote]

Ebenfalls ja, genau so.

[quote user="Cseitz"]Das Problem mit dem Workflow ist das folgende[/quote]

Ich fange hier mal ganz vorne an:

Dein Workflow läuft auf Liste A (der Liste mit den vielen Einträgen zu einem Prüfmittel) und soll ein Element der Liste B (mit jeweils genau einem Prüfmittel) aktualisieren. Der neue oder geänderte Eintrag in Liste A ist im Workflow immer das "Aktuelle Element". Du mußt es also nicht erst in der Liste suchen.

Jetzt nimmst Du die Aktion "Listenelement aktualisieren". Im Dialog wählst Du oben Liste B aus. Ganz unten gibst Du an, welches Element in Liste B Du aktualisieren möchtest. Wähle als Feld "ID" und klicke im Feld darunter auf das Formelsymbol. In diesem Dialog beläßt Du die Einstellung bei "Aktuelles Element" und wählst darunter das neue Nachschlagefeld aus. Wenn Du das gemacht hast, kannst Du im dritten DropDown "Nachschlage-ID" auswählen. OK.

Zurück im "Listenelement aktualisieren"-Dialog gibst Du jetzt noch die zu aktualisierenden Felder an und jeweils den zugehörigen Wert aus dem aktuellen Element. Fertig.

Cseitz Als Antwort am 6 Dez. 2012 11:50

Ok, kurz zur Übersicht:

ich habe in Liste A die Spalten Kalibrierung, ID und eine Nachschlagefeld angelegt.

in Liste B habe ich nur die spalten kalibrierung und ID

Hier ergibt sich für mich jetzt die erste Frage, welchem Bezug aus Liste B ich der Nachschlagespalte zuordne (Kalibrierung z.b. wäre ja doppelt gemobbelt).

Bezüglich des Workflows:

Gebe ich alles so ein, wie Du es gesagt hast, erhalte ich die Meldung: Abgebrochen / Koersionsfehler: Die Eingabenachschlagedaten können nicht in den angeforderten Typ umgewandelt werden..

Das Problem bei dieser Vorgehensweise ist auch, dass wenn ich in Liste A ein Element aktualisiere, es ja nur eins in Liste B aktualisiert, aber ich möchte in Liste A nur ein festes element für ein Prüfmittel und in Liste B mehrere elemente mit aufgenommenen Daten für das eine Prüfmittel in Liste A, also neue Daten in Liste B eintragen bedeutet auch dort ein neues Element anlegen und das aktuelle und einzige zu dem Prüfmittel gehörende Element in Liste A mit diesen neuen Daten automatisch aktualisieren. also erstellen--->automatische aktualisierung

hier zwei Screenshots:

http://s7.directupload.net/file/d/3096/qjh9yaph_png.htm

http://s14.directupload.net/file/d/3096/sx7zwuc6_png.htm

Andi Fandrich Als Antwort am 6 Dez. 2012 12:57

Du hast jetzt die beiden Listen vertauscht (im Unterschied zu Deinen bisherigen Beschreibungen und meiner Erklärung dazu). Dadurch ist das Nachschlagefeld jetzt in der falschen Liste.

Stelle es Dir wie ein klassisches Datenbankmodell vor. Du hast eine Liste mit Masterdaten (die Prüfmittel) und eine 1:n-Liste mit vielen Datensätzen zu einem Prüfmittel. Diese Liste bekommt quasi ein Fremdschlüsselfeld, nämlich die Nachschlagespalte.

Was Du in der Nachschlagespalte anzeigen läßt ist völlig egal, weil intern sowieso nur die ID verwendet wird. Der Name des Prüfmittels würde sich allerdings anbieten.

Cseitz Als Antwort am 6 Dez. 2012 14:06

Danke für die Erklärung.

Habe jetzt die Nachschlagespalte in der Liste Prüfmittelgruppe 1 (Liste A) gelöscht und eine neue in der Liste Prüfmittel A (Liste B) erstellt.

Daraufhin hab ich einen workflow nach deiner Anweisung erstellt (siehe erstes Bild Wflow 1) und bekomme immer noch die meldung, dass der workflow abgebrochen ist.

Dann habe ich einen zweiten workflow für die Liste Prüfmittel A erstellt (siehe zweites Bild Wflow 2) und kriege immer noch die gleiche Meldung.

Koersionsfehler: Die Eingabenachschlagedaten können nicht in den angeforderten Typ umgewandelt werden..

Sorry, falls ich mich hier dämlich anstelle.

hauswand Als Antwort am 6 Dez. 2012 15:12

Hi,

bin die letzten Beiträge nur überflogen, aber vom Prinzip her sieht das schon richtig aus.

Du könntest dir die Feldinhalte (IDs) mal mit der Workflowaktion "Für die Verlaufliste protokollieren" anschauen und vergleichen.

Und was mich etwas wundert ist, dass deine Workflows links in der Navigation nicht aufgeführt sind?! Immer schön speichern & veröffentlichen ;)

Cseitz Als Antwort am 6 Dez. 2012 15:36

Gruß!

naja die IDs sind natürlich völlig unterschiedlich. Liegt es vielleicht daran, dass er immer den Wflow abbricht?

werd beim nächsten mal dran denken ;)

hauswand Als Antwort am 6 Dez. 2012 15:48

Wie können die IDs denn völlig unterschiedlich sein? Um den Wert aus der anderen Liste zu protokollieren muss dieser doch ebenfalls gesucht und verglichen werden. Hätte jetzt gedacht, dass wenn überhaupt der Eintrag nicht gefunden wird bzw. in falscher Form übergeben, wie auch immer das zustande kommt...

Dein Nachschlagefeld hat einen Wert aus der anderen Liste?

Edit: Hab mir die Screenshots von einem vorherigen Beitrag mal angeschaut, dein Nachschlagefeld darf natürlich nicht leer sein. Da musst ein Wert aus der anderen Liste nachgeschlagen werden, damit Du die ID des Elements in der andere Liste in diesem Feld nutzen kannst.

In Nachschlagefeldern sind die Werte immer in Form von ID;#FELDWERT. Die ID stellt die ID des Elements aus dem nachgeschlagen wird dar.

Cseitz Als Antwort am 6 Dez. 2012 16:07

ah hab den fehler gefunden. jetzt funktionierts bestens! noch mals vielen vielen dank für die geduld und hilfe! ein glück gibts solche  foren!